Het belang van goede inkoopsoftware voor productiebedrijven

In de steeds competitievere wereld van productiebedrijven is het essentieel om efficiëntie en winstgevendheid te maximaliseren. Een van de cruciale aspecten die hierbij vaak over het hoofd wordt gezien, is de rol van goede inkoopsoftware. Inkoopsoftware kan een aanzienlijke impact hebben op het succes van productiebedrijven; het helpt bij het het stroomlijnen van het inkoopproces, het verbeteren van het voorraadbeheer en het bevorderen van sterke leveranciersrelaties. In deze blog gaan we dieper in op het belang van goede inkoopsoftware voor productiebedrijven en lichten we toe hoe het kan bijdragen aan hun efficiëntie en groei. 

Inkoopsoftware draagt bij aan efficiëntie en groei

Goede inkoopsoftware kan helpen om de volgende stap te zetten in de automatisering van een bedrijf. Zeker voor productiebedrijven is het van groot belang dat de inkoop goed geregeld is. Als de onderdelen of grondstoffen die nodig zijn voor de productie niet op tijd binnen zijn, kan er dus niet geproduceerd worden.  Onderstaand lichten we enkele voordelen van goede inkoopsoftware voor productiebedrijven toe.

Lees ook: Inkoop stroomlijnen? Koppel SalesManager Online aan Basecone

1. Beter voorraadbeheer

Een van de belangrijkste voordelen van goede inkoopsoftware voor productiebedrijven is de mogelijkheid om het voorraadbeheer te verbeteren. Productiebedrijven hebben vaak te maken met complexe voorraadniveaus, waarbij de juiste materialen en onderdelen op het juiste moment beschikbaar moeten zijn. Inkoopsoftware biedt bedrijven geautomatiseerde voorraadniveaus, real-time inventarisatie en rapportagefuncties die hen in staat stellen om de juiste hoeveelheid materialen en onderdelen op voorraad te hebben, waardoor ze kosten kunnen besparen en de productie kunnen stroomlijnen. Daarnaast kunnen productiebedrijven door een optimaal voorraadbeheer hun productieplanning beter afstemmen en vertragingen voorkomen, wat resulteert in een efficiëntere operationele uitvoering.

2. Efficiënt inkoopproces

Goede inkoopsoftware kan het inkoopproces voor productiebedrijven aanzienlijk stroomlijnen. Productiebedrijven hebben vaak te maken met een groot aantal inkoopaanvragen en bestellingen, wat het proces complex en tijdrovend kan maken. Het gebruik van een geïntegreerd inkoopsysteem helpt bedrijven bij het vereenvoudigen van taken zoals het opstellen van inkoopaanvragen, het vergelijken van leveranciers, het plaatsen van bestellingen en het volgen van leveringen. Met de juiste inkoopsoftware kunnen productiebedrijven het inkoopproces automatiseren en digitale workflows implementeren, waardoor ze tijd en middelen besparen en de kans op fouten verkleinen. Dit bevordert een efficiëntere operationele uitvoering en een effectievere samenwerking tussen afdelingen.

3. Sterke leveranciersrelaties

Goede inkoopsoftware kan aanzienlijk bijdragen aan het opbouwen van sterke leveranciersrelaties voor productiebedrijven. Leveranciers zijn een cruciale schakel in de toeleveringsketen van productiebedrijven, en een goede samenwerking is essentieel voor een succesvolle productie. Inkoopsoftware stelt productiebedrijven in staat om tijdige en nauwkeurige communicatie met leveranciers te onderhouden, zoals bestellingen, betalingen en verzoeken om informatie. Dit bevordert een goede samenwerking, helpt bij het opbouwen van langdurige en wederzijds voordelige relaties en draagt daarmee bij aan een versterking van de toeleveringsketen en een grotere betrouwbaarheid van de levering van materialen en onderdelen.

Al met al kunnen we stellen dat inkoopsoftware een cruciale factor is voor het succes van productiebedrijven. Het biedt aanzienlijke voordelen op verschillende gebieden, waaronder verbeterd voorraadbeheer, een efficiënt inkoopproces en het opbouwen van betere leveranciersrelaties. Door goede inkoopsoftware te gebruiken, kunnen bedrijven hun voorraad beter beheren, kosten besparen en de productie stroomlijnen.

Als u op zoek bent naar betrouwbare en effectieve inkoopsoftware voor uw productiebedrijf, nodigen wij u uit om een kijkje te nemen bij SalesManager Software. SalesManager Software biedt een uitgebreid inkoopmanagementsysteem dat is ontworpen om productiebedrijven te helpen bij het optimaliseren van hun inkoop. 

Bezoek onze website op modulair ERP voor meer informatie over onze inkoopsoftware en ontdek hoe het uw bedrijf kan helpen groeien. Neem contact met ons op via de contactgegevens op de website om uw specifieke behoeften te bespreken en te zien hoe we u kunnen ondersteunen.

Neem contact met ons op voor meer informatie.

ERP op maat: De modulaire oplossingen van SalesManager Software

In de snel veranderende wereld van handelsbedrijven, staan veel bedrijven voor een uitdaging. Standaard ERP Cloud-oplossingen bieden vaak niet de gewenste ondersteuning voor hun unieke bedrijfsprocessen en productassortiment. Dit dwingt hen soms om kostbare Enterprise-oplossingen aan te schaffen, zelfs als deze niet in verhouding staan tot de omvang van hun onderneming. Maar wat als er een andere, meer kostenefficiënte optie beschikbaar is? 

De unieke kracht van SalesManager Software: modulaire software

Bij SalesManager Software begrijpen we dat geen twee bedrijven hetzelfde zijn. Daarom bieden we een  modulaire ERP- oplossing die volledig aanpasbaar is aan jouw unieke behoeften. Wat ons echt onderscheidt, is ons SMS RAD Framework, waarmee we onze standaard software kunnen aanpassen aan de specifieke behoeften van elk bedrijf.

Het SMS RAD Framework in een notendop:

Het RAD-framework (Rapid Application Development) is een software ontwikkelingsmethode die is ontworpen om de ontwikkeling van softwaretoepassingen te versnellen. Het richt zich op het leveren van software met een snellere doorlooptijd en een grotere flexibiliteit dan traditionele ontwikkelingsmethoden

1. Snelheid: Dankzij ons framework kunnen we oplossingen sneller ontwikkelen en implementeren dan ooit tevoren, waardoor je jouw bedrijfsprocessen snel kunt optimaliseren.

2. Flexibiliteit: We bieden ongeëvenaarde flexibiliteit bij het aanpassen van de software aan jouw specifieke behoeften. Geen standaardconfiguraties die je moet accepteren.

3. Schaalbaarheid: Of je nu een klein beginnend bedrijf bent of een groot bedrijf met complexe eisen, onze oplossing kan meegroeien en zich aanpassen aan jouw behoeften.

Een van de grootste zorgen bij maatwerkoplossingen in de Cloud is het behouden van compatibiliteit met standaard-updates. Bij SalesManager Software hoef je je daar geen zorgen over te maken. Ons team van experts zorgt ervoor dat jouw oplossing altijd up-to-date blijft, zonder dat dit ten koste gaat van aangepaste functies.

Praktijkvoorbeelden van onze klanten

Laten we eens kijken naar enkele praktijkvoorbeelden van klanten die hebben geprofiteerd van onze flexibele ERP Cloud-oplossingen:

Toegang tot scheepsgegevens voor de maritieme sector

Aegir Marine is een klant van SalesManager die actief is in de maritieme sector. Aegir houdt bij wanneer schepen wereldwijd op locaties moeten aankomen voor droogdokken. Dit is namelijk het moment waarop ze de installatie van hun onderdelen kunnen uitvoeren. Accountmanagers hebben de technische details van een schip nodig voor het opstellen van offertes voor klanten en voor preventief onderhoud.

Toegang tot deze essentiële scheepsgegevens is beschikbaar via het Lloyd’s Register, waarvoor een naadloze koppeling is gemaakt met Seaweb. Hierdoor kunnen alle technische details van een schip, inclusief eigenaarsinformatie en technisch management, binnen onze modulaire ERP-applicatie worden geïntegreerd. Dit stelt hen in staat om gericht de juiste offertes te genereren en efficiënter te werken.

Bulkfacturatie voor de afvalverwerkings- en de telecomsector

Voor klanten in de afvalverwerking en de telecomsector hebben we specifieke oplossingen ontwikkeld om hun complexe factureringsprocessen te automatiseren. Het factureren van diensten op basis van verschillende periodes en losse leveringen kan ingewikkeld worden wanneer ze op één periodieke factuur moeten worden gecombineerd.

We hebben een oplossing ontwikkeld door contractregels op te nemen als sjabloon voor diensten op afroep, waardoor deze uitdaging werd aangepakt en het factureringsproces werd gestroomlijnd.

Meer weten over maatwerk ERP of bedrijfssoftware?

Bezoek onze website op modulair ERP voor meer informatie over onze inkoopsoftware en ontdek hoe het uw bedrijf kan helpen groeien. Neem contact met ons op via de contactgegevens op de website om uw specifieke behoeften te bespreken en te zien hoe we u kunnen ondersteunen.

Neem contact met ons op voor meer informatie.

Purchase-to-pay (P2P): de oplossing voor efficiënte inkoopprocessen

Voor elke organisatie zijn efficiënte processen en automatisering van essentieel belang. Bedrijven zoeken constant naar manieren om hun kosten te verlagen en efficiëntie te verhogen. Een van de manieren om dit te bereiken is door gebruik te maken van Purchase2Pay (P2P), een geïntegreerd systeem dat bedrijven helpt hun inkoopprocessen te stroomlijnen door middel van een geautomatiseerd en digitaal proces. In deze blog delen we drie manieren waarop P2P de inkoopprocessen kan optimaliseren.

Optimaliseer je inkoop

Het optimaliseren van de inkoopketen is van cruciaal belang voor de efficiëntie van de organisatie. P2P biedt bedrijven de mogelijkheid om hun inkooporders en facturen elektronisch te verwerken en beheren, waardoor tijdrovende handmatige processen overbodig worden. Het biedt bijvoorbeeld een geautomatiseerde workflow waarmee bedrijven inkooporders kunnen maken, leveranciers kunnen selecteren en facturen kunnen verwerken. Dit resulteert in een kortere doorlooptijd van bestellingen en facturen, minder handmatige fouten en minder tijd en middelen die worden besteed aan administratieve taken. Door gebruik te maken van P2P kunnen bedrijven dus de efficiëntie van hun inkoopketen verbeteren en tijd en kosten besparen.

Lees ook: Inkoop stroomlijnen? Koppel SalesManager Online aan Basecone

bespaar tijd en voorkom inefficiënte processen

Een andere manier waarop P2P inkoopprocessen kan optimaliseren, is het gegeven dat P2P bedrijven in staat stelt om tijd en middelen te besparen door inefficiënte processen te elimineren. Handmatige processen zijn vaak tijdrovend en gevoelig voor fouten. En daar waar veel partijen betrokken zijn, is er ook meer risico op het maken van fouten. Door gebruik te maken van P2P kunnen bedrijven deze processen automatiseren. Ook wordt hiermee de kans op het plegen van fraude aanzienlijk verminderd.. 

krijg meer inzicht in het inkoopproces

Een belangrijk voordeel van P2P is dat het bedrijven meer inzicht biedt in hun inkoopproces. Het systeem biedt real-time gegevens en analyses van de financiële gegevens van het bedrijf, waardoor het management beter geïnformeerde beslissingen kan nemen. Het biedt ook een beter overzicht van de inkoopketen, waardoor bedrijven beter kunnen anticiperen op veranderingen in de vraag van klanten of in de markt.

decentraliseer processen binnen het bedrijf

Ten slotte biedt P2P bedrijven de mogelijkheid om processen te decentraliseren. In traditionele inkoopsystemen moet een inkooporder vaak door de hele organisatie worden gestuurd voordat deze goedgekeurd kan worden. Dit kan leiden tot vertragingen en inefficiëntie. Met P2P kunnen afdelingen binnen de organisatie zelf inkooporders plaatsen en facturen verwerken, zonder dat deze door de hele organisatie hoeven te worden gestuurd. Dit bespaart tijd en middelen en zorgt ervoor dat processen sneller verlopen. Het systeem biedt ook de mogelijkheid om toegangsrechten te beheren, zodat alleen geautoriseerde medewerkers toegang hebben tot bepaalde informatie. P2P zorgt ervoor dat elke schakel binnen de organisatie processen kan oppakken zonder dat een inkooporder de hele organisatie door moet.

Ben je toe aan een automatiseringsslag, of wil je eens inzichtelijk maken hoe het inkoopproces van jouw bedrijf verloopt? We denken graag met je mee!

Neem contact met ons op voor meer informatie.

SalesManager Online: jouw alternatief voor Mamut?

Ben jij een tevreden gebruiker van de Mamut-bedrijfssoftware? Dan is er goed nieuws en slecht nieuws voor jou. Het slechte nieuws is dat het Mamut-pakket na 31 augustus 2023 niet langer ondersteund wordt. Het goede nieuws is dat SalesManager Software wellicht een alternatief kan bieden ter vervanging van de oude Mamut-omgeving.

Zoals te verwachten valt, kiezen nieuwe gebruikers van bedrijfssoftware bijna altijd voor een cloudoplossing. Tegelijk verhuizen ook bestaande gebruikers hun on-premise oplossingen steeds vaker naar de cloud. Die trend verklaart meteen ook waarom je vanaf september volgend jaar geen on-premise Mamut-product meer kunt aanschaffen.

De cloud biedt heel wat voordelen, we zetten ze nog even snel op een rijtje. Met een cloudoplossing kun je altijd en overal in alle veiligheid werken. De aanbieder zorgt ervoor dat jouw data veilig is opgeslagen en ten allen tijde bereikbaar is via de applicatie. Daarnaast is je software altijd up-to-date. Updates worden op afstand uitgevoerd door de aanbieder en hier heb je als gebruiker dus geen omkijken meer naar. Verder kun je vanaf elke locatie en met verschillende devices (desktop, tablet, mobiel) inloggen, het enige wat je nodig hebt is een werkende internetverbinding. De meeste cloud software wordt aangeboden in abonnementsvorm, waarbij de kosten voor support en onderhoud zijn meegenomen in de maandelijkse fee. Dit geldt ook voor SalesManager Online.

KIES VOOR DE LANGE TERMIJN

Noodgedwongen naar een ander pakket moeten uitkijken kan als vervelend worden ervaren, maar het biedt ook kansen. Waarom niet van de nood een deugd maken en onderzoeken of er wellicht een oplossing op de markt is die nog beter aansluit bij de processen van de onderneming en de wensen van de gebruikers? Zo vallen er misschien wel snel verbeteringen te realiseren en doe je gelijk een investering voor de lange termijn. 

Belangrijk is dat je daarbij alle opties openhoudt. Misschien is ook voor jou de tijd rijp om de stap naar de cloud te zetten? Of blijft je voorkeur, om wat voor reden ook, toch uitgaan naar een on-premise oplossing? SalesManager Software biedt beide opties aan. Wij ondersteunen jou even graag in je eigen datacenter als in de cloud. 

Wij hebben daar intussen ook de nodige ervaring mee. Met dertig jaar ontwikkeling en implementatie van bedrijfssoftware op de teller, gelden wij als een betrouwbare en ervaren partij in de markt.

Kies voor een flexibele, geïntegreerde oplossing

Maar wat kun je dan precies van ons verwachten en waar zijn wij goed in? SalesManager Online is modulair opgezet, waardoor wij voor elke klant een oplossing op maat kunnen leveren. De belangrijkste modules zijn CRM, ERP en Servicemanagement. Deze kunnen los van elkaar of als geïntegreerd systeem worden opgeleverd. Deze modules kunnen worden uitgebreid met add-ons als Contractmanagement, Procurement en/of Business Intelligence.

Tot slot hebben we integraties beschikbaar met verschillende boekhoudpakketten (Exact Online, Twinfield), webshops (Magento en Woocommerce) en Outlook365.

Wij helpen uiteraard graag in het bepalen welke modules, add-ons en integraties voor jouw organisatie nodig zijn om de best passende oplossing te implementeren. Het optimaliseren van bedrijfsprocessen is onze grote kracht en daarbij staat de toekomst van jouw bedrijf en het succes van jouw business altijd centraal.

Meer weten over SalesManager Software? Neem contact op of plan direct een afspraak in voor een eerste kennismaking.

Heb ik maatwerk in mijn ERP-systeem nodig?

Er zijn zoveel verschillende ERP-pakketten op de markt. Je zou denken dat er voor elk bedrijf wel een passende oplossing tussen zit. Toch kan lang niet iedereen uit de voeten met een standaard pakket. Dan is maatwerk onmisbaar. In dit artikel gaan we dieper in op maatwerk binnen ERP-systemen.

Wat is maatwerk in een ERP?

Zoals je een pak op maat laat maken, kan dit bij een ERP-systeem ook. Standaard schermen, velden en functionaliteiten kunnen aangepast worden om beter aan te sluiten bij de processen van jouw bedrijf. Bij de meeste cloud-ERP systemen is maatwerk niet mogelijk, maar bij SalesManager Online wel. Sterker nog: maatwerk is wat onze aanpak juist uniek maakt!

Wanneer is een standaard pakket voldoende?

Voor bedrijven met simpele processen is een standaard pakket meestal voldoende. Een handelsbedrijf dat bijvoorbeeld stickers inkoopt en verkoopt heeft geen complex maatwerk systeem nodig. Je kunt dan bij veel aanbieders met een standaardpakket prima uit de voeten.

Wanneer kies je wél voor maatwerk?

Er zijn verschillende redenen waarom het wenselijk kan zijn om je standaard ERP-pakket aan te passen:

Inzicht en overzicht. Begin bij de basis. Zorg dat je altijd weet wat je hebt, waar het ligt in het magazijn en hoeveel je overal van hebt. Dit begint dus met een telling om de startposities te bepalen en een overzichtelijke indeling van je magazijn. Vervolgens helpt ERP-software je verder met het houden van grip op je voorraad.

• Je hebt aanvullende functionaliteit nodig die je niet in een standaard pakket vindt.

• Je wilt koppelingen maken met andere software. Veel pakketten bieden standaard koppelingen met bekende software, maar niet met niche of minder bekende software.

• Je wilt kunnen groeien zonder van pakket te wisselen. Dan hoef je niet over te stappen wanneer je tegen limieten aanloopt, maar laat je simpelweg een aanpassing maken door middel van maatwerk.

• Er is geen specifieke software voor jouw branche. Voor ondernemingen waar er maar weinig van zijn, is het helaas niet lucratief om een standaardpakket voor te ontwikkelen.

• Je wil vasthouden aan je eigen werkwijze. Bij een standaardpakket moet je mogelijk aanpassingen maken aan je processen, omdat het systeem anders is ingericht. Door maatwerk kun je het naar je eigen hand zetten en inrichten zoals jij het wil.

Bij deze klant was maatwerk essentieel

AEGIR-Marine verleent service en onderdelen aan schepen wereldwijd. Administratief is dat behoorlijk complex. Schepen zijn eigen financiële entiteiten met speciale wetten en belastingregels. Om onderhoud en onderdelen te verkopen aan de eigenaren van de schepen zijn er over de hele wereld agenten die op commissie basis werken. Daarnaast heeft Aegir meerdere internationale vestigingen met verschillende administraties en valuta’s.

Aegir Marine had de volgende wensen:

• Schepen registreren middels het IMO-nummer en deze kunnen gebruiken als extra entiteit op offertes, orders en facturen.

• Internationale belastingregels toevoegen aan de BTW logica voor het juist verwerken van facturen.

• Agenten als extra entiteit toevoegen op offertes en orders.

• Commissie facturatie automatiseren voor de vergoeding van de agenten.

• Koppelen van Aegir hun eigen planningstool om monteurs wereldwijd in te plannen voor onderhoud.

Je kunt je waarschijnlijk wel voorstellen dat deze specifieke wensen niet in een standaard ERP-pakket te vinden zijn…Dus bouwden we bij SalesManager een oplossing op maat!

• We voegden een gehele nieuwe entiteit toe voor de registratie van alle informatie van schepen.

• We voegden extra velden toe op de offerte, order en factuur om schepen en agenten te registreren.

• We breidden de bestaande set van aanwezige belastingregels uit met internationale en speciale regels voor schepen.

• Maakten wij een koppeling met TimeSeries, de nieuwe planningstool van Aegir. Vanuit SalesManager Online wordt order data naar TimeSeries gestuurd, waarbinnen de planning wordt gemaakt voor de monteurs. Zodra dit is gedaan, wordt de data teruggestuurd naar SalesManager Online zodat alle data centraal staat opgeslagen.

Hoe verloopt een maatwerktraject?

Om maatwerk goed uit te voeren is een duidelijke inventarisatie van groot belang. Tijdens het verkooptraject worden de wensen rondom maatwerk al in kaart gebracht. In de offerte staat precies gespecificeerd wat we gaan doen en hoe het eruit komt te zien.

Daarna neemt één van onze business consultants de implementatie over. De consultant zorgt dat de implementatie goed verloopt, de planning gehaald wordt en de organisatie goed voorbereid aan de slag kan met onze software.

Benieuwd hoe zo’n traject eruit ziet? Lees verder in dit interview met Emile Lapré, waarin hij vertelt hoe een implementatie met maatwerk verloopt.

Eens kijken hoe het ERP-systeem van SalesManager Online eruit ziet? Benieuwd naar de maatwerkmogelijkheden voor jouw organisatie? Vraag dan nu een vrijblijvende online demo aan. Of lees hier eerst meer informatie.

Servicemanagement met SalesManager Online

Voor bedrijven die service verlenen op de producten die ze verkopen is servicemanagement-software onmisbaar. Het efficiënt organiseren van de service-afdeling is een belangrijke factor in het succes van de onderneming. In dit artikel delen we een overzicht van de mogelijkheden binnen SalesManager Online Professional Plus. Dit pakket bevat de modules CRM, ERP en servicemanagement. Indien gewenst kan er ook gebruik gemaakt worden van de SalesManager Online service app.

Over servicemanagement

Veel bedrijven verlenen service bij de producten die ze verkopen. Denk aan het oplossen van storingen, het uitvoeren van reparaties en periodiek onderhoud. Servicemanagement is de verzamelnaam voor alles wat er organisatorisch bij deze serviceverlening komt kijken.

Lees ook: Uit deze vier processen bestaat servicemanagement

SalesManager Online Servicemanagement

De module servicemanagement bestaat uit een aantal onderdelen die we hieronder zullen bespreken. Daarnaast is servicemanagement volledig geïntegreerd met CRM en ERP. Dus als er een nieuwe melding aangemaakt moet worden kan de klantkaart vanuit CRM worden gebruikt om de melding onder te hangen. En als er een reparatie aan een bepaald product ingepland moet worden dan kan in het ERP gedeelte makkelijk worden gekeken wanneer het product is verkocht en geleverd. 

1. Service dashboard

Vanaf een desktopcomputer (of laptop) beheert een kantoormedewerker het service dashboard. Hier kan hij nieuwe meldingen registreren, acties inplannen en uitgevoerde calls loggen. Het dashboard geeft een compleet overzicht van alles wat speelt binnen de organisatie rondom servicemanagement. Als klanten gebruik maken van het selfservice portal komen de meldingen die zij daarin aanmaken ook binnen op het dashboard, zodat ze direct kunnen worden opgepakt.

2. Servicemeldingen

Op een servicemelding wordt alle informatie die betrekking heeft op de melding geregistreerd. Om welke klant gaat het en wat is het probleem met het product? Is er nog sprake van garantie of heeft de klant een onderhoudscontract? Meldingen kunnen op verschillende manieren binnenkomen (telefoon, email) en zullen dan door een medewerker worden aangemaakt in SalesManager Online. De medewerker vraagt alle informatie uit aan de klant en noteert deze op de melding. SalesManager Software ontwikkelt ook B2B-klantportalen, waarbij een servicemelding ook direct door de klant kan worden aangemaakt in het portaal. 

3. Servicecalls

Servicecalls zijn de activiteiten die nodig zijn om de melding verder op te volgen en worden onder de servicemelding gehangen. Een voorbeeld van een servicecall is een monteur die bij de klant op locatie een reparatie moet gaan uitvoeren. De call wordt in dit geval op naam van de monteur gezet en het is aan de monteur om dit vervolgens uit te voeren en te registreren. Hierbij kan tevens gebruik worden gemaakt van de service app. Hierin kan de monteur zijn uren en verbruikte materiaal registreren, foto’s maken en toevoegen of de klant digitaal de werkbon laten tekenen.

4. Service app

Kantoormedewerkers verzorgen het contact met klanten, de planning en de administratie. Serviceverleners gaan langs en voeren de service call uit. Daarbij gebruiken ze de service app om het probleem te registreren, hoe lang ze bezig zijn geweest, wat ze gedaan hebben en welke materialen gebruikt zijn. 

Na afloop kan de klant aftekenen in de app en komt alle informatie over de service call binnen in het dashboard. Op deze manier blijft alles binnen één gesloten systeem. Dat is overzichtelijk en maakt analyses mogelijk.

5. Installed Base management

Voor sommige producten is het handig om precies te weten welk product bij de klant staat. Deze producten worden traceable gemaakt door ze te voorzien van een serie- en/of batchnummer. Zo kun je elk uniek product identificeren en weet je zeker dat een storing over het product gaat dat je verkocht hebt. Ook kun je, wanneer er veel meldingen binnenkomen over een bepaalde batch, pro-actief klanten benaderen die een product uit dezelfde batch hebben staan.

Met installed base management weet je precies waar welk product staat en welk product het precies is. Dit kan bijvoorbeeld ook relevant zijn bij het bepalen of er nog garantie zit op een product.

6. Serviceportaal

Klanten vinden het fijn om zelf online een servicemelding te doen en een afspraak in te plannen. Voor bedrijven heeft dit ook voordelen: er is minder persoonlijk contact nodig. Dat is veel efficiënter en goedkoper. Hier gebruik je een serviceportaal voor. SalesManager Software ontwikkelt dit soort portalen en deze kunnen ook als breder klantportaal worden opgezet. Klanten kunnen hier dan tevens informatie inzien over bijvoorbeeld orders, leveringen en facturen. 

7. Automatische communicatie

Afspraak gemaakt en service call ingepland? Gebruik geautomatiseerde communicatie via e-mail om de afspraak te bevestigen. Op de dag van de servicecall kun je bijvoorbeeld vooraf via e-mail een automatische herinnering versturen of na afloop een e-mail ter notificatie dat de reparatie of de periode controle is afgerond.

Uitgebreide rapportage met Qlik

Hoe meer je bijhoudt, hoe meer je kunt analyseren. Door het gesloten systeem van SalesManager Online kun je bijvoorbeeld monteurs vergelijken, bijhouden welke materialen vaak stuk gaan, welke producten de meeste meldingen opleveren, bij welke batchnummers dezelfde problemen voordoen, de tijd meten tussen aanmelding en afronding en nog veel meer. Op deze inzichten kun je vervolgens sturen. Met SalesManager Online Business Intelligence powered by Qlik kunnen we voorzien in uitgebreide servicemanagement-rapportages.

Geïnspireerd geraakt door de mogelijkheden? Het is allemaal mogelijk met SalesManager Online. Automatiseer je servicemanagement en werk superefficiënt. Lees hier meer of neem contact met ons op voor meer informatie.

Wat is purchase-to-pay en hoe werkt het in SalesManager Online?

SalesManager Online P2P - Overzicht rekwisities

Bij inkooptrajecten is het slim om een gestructureerde en geautomatiseerde werkwijze te hanteren. Met de P2P-module van SalesManager Online worden complexe inkoopprocessen een eitje en verlopen ze foutloos.

Wat is purchase-to-pay (P2P)?

Zowel grote als kleine bedrijven vertrouwen op hun inkoopproces om besparingen te realiseren en hierbij controle te houden op hun inkoopproces. Daarnaast kan een gestructureerde manier van inkopen een positief effect hebben op de relatie met je leveranciers. 

Bij inkoopprocessen is het efficiënt om met een purchase-to-pay proces (P2P) te werken. P2P beschrijft het proces van bestelaanvraag tot en met het betalen van de factuur, inclusief alle tussenliggende stappen. Zoals inkoopoffertes aanvragen, interne goedkeuring, PO matching en controleren van inkoop. 

Bij P2P lopen deze stappen volgens een vaste structuur en wordt gebruik gemaakt van automatisering. Het optimaliseren en digitaliseren kan een goede eerste stap zijn in het digitaliseren van de gehele organisatie.

Waarom P2P gebruiken?

Bij de meeste handelsbedrijven is het inkoopproces relatief eenvoudig. Je koopt een product bij een leverancier en je verkoopt dit in jouw (online) winkel voor een meerprijs. 

Maar bij andere bedrijven is het inkoopproces complexer. Bijvoorbeeld…

• Als je bij veel verschillende leveranciers hetzelfde product inkoopt. Je vraagt dan bij alle partijen inkoopoffertes op om te vergelijken. Verschillende staffelkortingen per leverancier maken dit extra complex.

• Wanneer interne goedkeuring nodig is voor het bevestigen van een offerte. In veel organisaties moeten inkopen bijvoorbeeld boven een bepaald bedrag goedkeuring vragen, of moeten minstens twee personen een inkooporder goedkeuren.

Zoals je ziet, kunnen er behoorlijk wat variabelen spelen die het inkoopproces complex maken. Een geautomatiseerd en gestandaardiseerd proces helpt je dan om efficiënter te werken.

P2P in SalesManager Online

P2P is een module binnen het ERP-systeem van SalesManager Online. In het kort werkt het op de volgende manier:

• Het P2P proces begint bij een inkoopaanvraag van een medewerker. Het is de taak van de inkoper om, indien nodig, inkoopoffertes op te vragen bij de leveranciers. Vervolgens selecteert de inkoper de beste deal en legt deze middels een inkoopverzoek (rekwisitie) voor aan de persoon die de aanvraag goed moet keuren, vaak de inkoopmanager. Dit kunnen ook meerdere personen zijn. Stel dat er bijvoorbeeld producten voor de IT-afdeling moeten worden besteld, dan moeten wellicht zowel de IT-manager als de inkoopmanager de inkooporder fiatteren. 

• SalesManager Online P2P ondersteunt dan ook meerdere autorisatieniveaus voor het goedkeuringsproces. Wie er toestemming moet of moeten geven kan afhankelijk zijn van het type inkooporder, de waarde van de order of de productgroep waar de order betrekking op heeft. Vanaf een bepaald bedrag of door meerdere mensen bijvoorbeeld. Het inkoopverzoek kan direct in de applicatie worden gefiatteerd, maar het inkoopverzoek kan met SalesManager Online P2P ook via een hyperlink worden aangeboden aan degene(n) die het verzoek moet(en) goedkeuren. Op deze manier is het altijd mogelijk om een inkoopverzoek op een snelle en makkelijke manier te fiatteren, zodat de order geplaatst kan worden.

• Keuze gemaakt (en goedkeuring binnen)? Met één druk op de knop verstuur je de inkooporder als een persoonlijke mail naar de leverancier, op basis van een vooraf ingestelde template.

• Vervolgens wordt de inkoopfactuur ingescand via Basecone. Hiermee wordt de inkoopfactuur automatisch zichtbaar in SalesManager Online, waardoor deze gematcht kan worden desbetreffende inkooporder. Dankzij deze integratie kan in SalesManager Online automatisch de inkoopfactuur worden aangemaakt, zodat deze geëxporteerd kan worden naar de financiële administratie. 

• Ten slotte worden de spullen die zijn besteld geleverd. De order wordt gecontroleerd en de levering wordt geregistreerd in SalesManager Online. Er kan nu gecontroleerd worden of de geleverde producten en bijbehorende prijzen overeenkomen met de inkooporder en de factuur.

Met SalesManager Online P2P beschik je over alle functionaliteit die nodig is om het gehele inkoopproces te structureren en te digitaliseren. Per inkooporder zijn alle offertes, aanvragen, facturen en leveringen snel en overzichtelijk beschikbaar. Losse mailtjes en ingewikkelde Excel-sheets zijn hiermee verleden tijd. Dit verkleint de kans op fouten en maakt het inkoopproces sneller en efficiënter.

Match inkoopfacturen met Basecone

Om te controleren of er ook daadwerkelijk geleverd is volgens de afspraken, kun je gebruikmaken van three way matching: order, levering en factuur moeten allemaal overeenkomen. Als er een verschil is tussen één van de drie onderdelen (factuur komt bijvoorbeeld niet overeen met wat er geleverd is) gaat er iets mis en moet je ingrijpen.

SalesManager Online heeft standaard koppelingen met Basecone (scanapplicatie) en Twinfield (boekhoudsoftware) beschikbaar om deze controle geautomatiseerd uit te voeren. Maak je gebruik van andere software die je zou willen koppelen met SalesManager Online? Dat is uiteraard ook mogelijk, neem contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.

In Basecone worden je facturen gescand en herkend. Door de koppeling tussen Basecone en SalesManager Online worden inkoopfacturen vergeleken met de order en de levering.

• Komt alles overeen? Dan bevestig je de factuur met één druk en wordt de factuur automatisch Twinfield ingeschoten. 

• Geen match? Dan is er mogelijk te weinig geleverd of teveel gefactureerd. SalesManager Online P2P geeft een melding, zodat je na kunt gaan waar het misgaat en contact op kunt nemen met de leverancier. 

Wil je de P2P-module graag toevoegen aan jouw ERP-omgeving? Neem contact met ons op. Liever eerst even kijken hoe het precies werkt? Vraag dan een vrijblijvende demo aan.

Uitbreiding traceablity samengestelde artikelen

SalesManager Online ERP ondersteunt het gebruik van samengestelde artikelen, oftewel assemblages. Een samengesteld artikel bestaat uit meerdere losse onderdelen. Het assembleren gebeurt vaak al bij de leverancier of producent, maar voor sommige producten geldt dat deze pas bij de groothandel in elkaar worden gezet. Om ervoor te zorgen dat alle onderdelen op tijd binnen zijn, zodat er tijdig voldoende geassembleerd kan worden maken onze klanten gebruik van het besteladvies. Samengestelde artikelen kunnen echter ook op maat gemaakt zijn en dan wordt er vaak pas een inkooporder geplaatst als er een verkooporder geplaatst is.

In SalesManager Online bieden we uitgebreide mogelijkheden om het assemblageproces goed te managen. Eén van de zaken waar veel van onze klanten mee te maken hebben is de traceability van producten. Om dit te ondersteunen kunnen producten voorzien worden van een serie- of batchnummer. Op deze manier is aan de hand van dit nummer altijd precies na te gaan om welk specifiek product het gaat. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als een klant belt met een klacht over een bepaald product of bij een terugroepactie van een leverancier voor een bepaalde batch aan producten. Een klant van ons die intensief gebruikt maak van serie- en batchnummers is Humeca. Lees hier hoe zij in de praktijk gebruik maken van deze functionaliteit.

Een van de problemen met de traceability van samengestelde producten is de correcte registratie van alle onderdelen en van het uiteindelijke product. Wanneer er in een assemblage maar één onderdeel een serienummer heeft en deze ook nog wordt overgenomen naar het uiteindelijke product is de registratie een fluitje van een cent. Maar wanneer er meerdere onderdelen zijn met geregistreerde nummers moeten er setjes gemaakt kunnen worden. Als een assemblage dan ook nog een eigen unieke nummer krijgt (niet overgenomen van een onderdeel) dan moet ook nog het correcte serienummer kunnen worden toegewezen. Dit soort uitgebreide registratie bij het assembleren van producten wordt nu ondersteund met nieuwe functionaliteit van SalesManager Online.

Het is hiermee mogelijk om bij het assembleren samenstellingen te maken van de onderdelen met serie- en/of batchnummer en vervolgens nieuwe serienummers toe te voegen per samenstelling. Dit geeft onze klanten de mogelijkheid om op hoger detailniveau onderdelen te registreren per assemblage. Op deze manier kan zowel de traceability van alle onderliggende onderdelen als van het gereed product gewaarborgd worden binnen SalesManger Online.

Deze uitbreiding kan worden toegevoegd aan de omgeving middels een systeemconfiguratie. Er worden dan twee schermen in de assemblage functionaliteit aangepast. Het eerste scherm is “voorraad afboeken”, waar je eerst de gepakte onderdelen alleen kon bekijken en controleren. Hier is het nu mogelijk om onderdelen bij elkaar in een “pre” assemblage te selecteren. Bij het creëren van de assemblages worden deze combinaties dan onthouden. Het tweede scherm is de kwaliteitscontrole. Hier kan de gebruiker nu per gemaakte samenstelling een serienummer toekennen.

Voor het toevoegen van deze uitbreiding kunt u contact opnemen met sales of met uw consultant.

Nieuw: SalesManager Online DigiSign

DigiSign: Digitaal ondertekenen met SalesManager Online

Met SalesManager Online bieden wij klanten de mogelijkheid om offertes aan te maken en deze direct vanuit de software te versturen. Doordat alle relaties, producten en documenten in de database staan kan er snel een nette en foutloze offerte worden opgemaakt en naar het emailadres van de contactpersoon worden gestuurd. Vaak gaat een offerte nog een aantal keer heen en weer in verband met korting of een andere wijziging. Wanneer alles akkoord is bevonden, is het moment daar om de offerte te tekenen en daarmee de order in gang te zetten. 

Op dit moment is het vaak nog zo dat degene die de offerte moet tekenen het document uit moet printen, zodat er een handtekening gezet kan worden. Vervolgens dient de offerte weer te worden ingescand, zodat deze danvia de mail teruggestuurd kan worden naar de leverancier. Dit is omslachtig en kost relatief veel tijd. Na ontvangst zal de leverancier het ingescande document ook weer ergens moeten opslaan, aangezien alle (getekende) offertes netjes gearchiveerd moeten worden.

Om dit proces te versimpelen en te versnellen is digitaal ondertekenen al een tijd sterk in opkomst en zal dit in de nabije toekomst de nieuwe standaard worden. Om hierop in te spelen heeft SalesManager Software DigiSign ontwikkeld. Met DigiSign kun je de offerte op een simpele en snelle manier digitaal ondertekenen. DigiSign is toegevoegd aan de standaard functionaliteit van SalesManager Online en daarmee beschikbaar voor alle klanten die met SalesManager in de cloud werken. Hoe het precies werkt vertellen we in dit artikel.

DigiSign werkt in de basis als volgt: Het verzoek om de offerte te tekenen wordt per mail naar de klant toegestuurd en nadat deze de link om te ondertekenen volgt kan de offerte worden opgevraagd.

Afb. 1: Vul gegevens in en vink de voorwaarden aan om de offerte op te halen

Aanvullend kunnen ook algemene voorwaarden als bijlage getoond worden in het teken-scherm. Nadat de klant akkoord is gegaan en de handtekening gezet is, wijzigt automatisch de status van de offerte in SalesManager. Vervolgens krijgt de verkoopafdeling een seintje per e-mail dat de offerte geconverteerd kan worden in een order.

De handtekening wordt opgeslagen op offerteniveau en in de statuslog is altijd terug te vinden welk contactpersoon akkoord heeft gegeven op de offerte.

Afb. 2 Bekijk de status van de offerte via de status log

Wilt u meer weten over de mogelijkheden van SalesManager Online DigiSign? Neem dan contact op met uw consultant of laat de afdeling sales contact met u opnemen.

SalesManager Online: Multichannel verkopen via Onetrail

Verkoop je producten via een eigen webshop? En daarnaast ook via externe platformen als Amazon, Bol.com en/of Coolblue? Het kan best een uitdaging zijn om deze verschillende kanalen goed te organiseren. Met SalesManager Online maak je het jezelf gemakkelijk.

Externe platformen in trek

‘Grote jongens’ als Amazon, Bol.com en Coolblue hebben een gigantisch bereik. Vanwege de naamsbekendheid starten veel mensen hier hun zoektocht naar consumentenproducten. En door de betrouwbaarheid die deze merken hebben opgebouwd, bestellen mensen er graag. Dat maakt het voor verkopers een interessante manier om meer producten te verkopen, ook al sta je wat commissie af.

Uitdagingen bij multichannel verkopen

Toch brengt multichannel verkopen ook uitdagingen met zich mee. Op elk platform moet je bijvoorbeeld de productgegevens en prijzen beheren. Als je veel producten verkoopt, wordt het al snel veel werk wanneer je dit overal handmatig in de backend moet invoeren en wijzigen.

Maar ook voorraadbeheer is een uitdaging. Hoe zorg je dat je voorraadposities op Amazon wijzigen als je een verkoop doet via Bol.com? Je wil natuurlijk geen nee verkopen aan potentiële klanten.

Producten op één centrale plek beheren

De oplossing is eigenlijk heel simpel: op één plek al je producten en voorraden beheren. En deze vervolgens koppelen aan je webshop én de backend van je externe verkoopkanalen. Wanneer je een wijziging in je centrale hub maakt, worden deze automatisch doorgezet naar alle kanalen waar jij verkoopt.

Multichannel verkopen met SalesManager Online

Het ERP-systeem van SalesManager Online is ideaal voor organisaties die multichannel verkopen. Je voert al je producten in het systeem in en verbindt gemakkelijk met externe platformen door middel van onze Onetrail integratie. 

Wanneer je een product toevoegt of wijzigt, zorgt Onetrail dat het automatisch bijgewerkt wordt op alle platformen waar jij verkoopt. En door centraal voorraadbeheer worden de voorraden op alle platformen aangepast wanneer je ergens een verkoop doet.

Naast multichannel verkopen is SalesManager Online ook ideaal voor organisaties die via dropshipping verkopen. En de software bevat slimme functionaliteit om voorraadbeheer optimaal te organiseren.. 

Benieuwd hoe dit er in de praktijk uitziet? Jouw multichannel verkoopaanpak volledig stroomlijnen? Boek nu een vrijblijvende demo.

Nieuw: Staffelkorting op inkoop

In SalesManager was het altijd al mogelijk om inkoopprijzen per product per leverancier vast te leggen. Maar vanaf nu komt daar een extra functionaliteit bij: de mogelijkheid om specifieke staffelafspraken vast te leggen per leverancier. Door integraties met andere functionaliteit, brengt dit interessante voordelen met zich mee.

Hoe werkt het?

Het beheren van de staffelafspraken is mogelijk op product- en prijsgroepniveau.

Afbeelding 1: Kortingsafspraken

Op het moment dat er een staffelkorting van toepassing kan zijn, geeft SalesManager een signaal op de inkooporderregel. Hier wordt vervolgens inzichtelijk gemaakt vanaf welke aantallen de volgende staffel gehaald wordt.

Afbeelding 2: Staffels

Ook is er de mogelijkheid om staffels te vergelijken met andere leveranciers, zodat de beste inkoopprijs afgedwongen kan worden.

Combineer met andere functionaliteit

De staffelprijsafspraken op inkoop zijn volledig geïntegreerd met andere functionaliteit binnen SalesManager. Zo kunnen we bijvoorbeeld instellen dat de staffelprijsafspraken mee worden genomen in het Besteladvies, zodat je altijd de meest gunstige aantallen bestelt. Je kunt bijvoorbeeld instellen dat je nooit 9 producten bestelt, wanneer de staffelkorting bij 10 stuks ingaat. Op deze manier optimaliseer je je inkoopproces en verbeter je het resultaat van de onderneming!

Meer informatie of uitleg? Neem gerust contact met ons op!

We hebben onze Service app compleet vernieuwd

Met de servicemanagementmodule van SalesManager Online kunnen bedrijven hun serviceverlening beter organiseren. En met de bijbehorende Service app kunnen serviceverleners snel en efficiënt werken. Deze mobiele app hebben wij onlangs compleet vernieuwd! 

Belang van goed servicemanagement

Het registreren en opvolgen van service calls, plannen van monteurs, monitoren van doorlooptijden en het registreren van tijd en materialen zijn cruciale aspecten voor bedrijven die service verlenen. Met servicemanagement van SalesManager Online krijg je grip op dit soort processen, waardoor je ze beter kunt managen. Dit heeft uiteindelijk een positieve invloed op de organisatie als geheel. 

• Servicemeldingen worden gestructureerd en efficiënt opgelost, wat zorgt voor een hogere tevredenheid bij klanten, maar ook intern. 

• Daarnaast draagt het goed organiseren van servicemanagement ook bij aan het succes van de onderneming en is daarmee een cruciaal onderdeel voor elk bedrijf dat service verleent. Of het nu is op de eigen producten of die van een ander.

Efficiënt werken met de Service app

Bij veel bedrijven die service leveren is er een team van monteurs, installateurs of andere specialisten die de service verleent. 

Voor deze serviceverleners is het natuurlijk van groot belang dat ze weten welke klussen er op de planning staan, bij welke klant ze moeten zijn en welk materiaal mee moet. Met de SalesManager Service app zijn al deze zaken inzichtelijk en ziet de monteur of installateur in één overzicht wat er voor die dag of week op de planning staat. 

De SalesManager Service app is beschikbaar op tablet en daarmee perfect geschikt om mee op pad te nemen.

Service app in de werkpraktijk

De nieuwe Service app ondersteunt het werk van een serviceverlener op verschillende manieren. Kijk maar:

• Wanneer de servicemedewerker aan het begin van de dag op pad gaat, geeft het overzicht in de app aan welke klussen er uitgevoerd moeten worden en welk materiaal er nodig is. 

• Nadat het materiaal is gepakt kan de routeplanner gestart worden en kan de rit beginnen. 

• Eenmaal aangekomen bij de klant is het belangrijk dat alle relevante informatie rondom de klus bijgehouden kan worden. Denk hierbij aan het registreren van de begin- en eindtijd van een klus, reistijd en pauzes.  

Verbruikte materialen tijdens een klus worden geregistreerd.

• Eventuele bijzonderheden kunnen vastgelegd worden. Met foto’s en/of tekst.

• Digitaal kan de klant een handtekening zetten om te tekenen voor akkoord.

Altijd en overal dezelfde informatie

De informatie die op locatie is toegevoegd zal (na synchronisatie) direct beschikbaar zijn voor de medewerkers op kantoor. Dit betekent onder andere dat als een klus gefactureerd moet worden, dit vrijwel direct na het afmelden van de klus gedaan kan worden. 

Verder kan de servicemelding op afgerond gezet worden, zodat er voor de gehele service-afdeling altijd een actueel en accuraat inzicht beschikbaar is van alle meldingen, klussen en andere zaken die relevant zijn voor het optimaliseren van je servicemanagement.

Wil je meer leren over onze vernieuwde Service app? Neem contact op via onderstaande button:

Manage problemen in de supply chain met Advanced Shipping Notice (ASN)

De aanvoer van ruwe materialen, halffabricaten en eindproducten staat onder druk. Lange levertijden, hoge prijzen voor grondstoffen en transport, problemen met het aanbod van containers en ga zo maar door. Mede door COVID-19 is de wereldmarkt het afgelopen anderhalf jaar geteisterd door verschillende problemen in de supply chain. Voor handelsbedrijven zorgt dit voor grote problemen. 

Productie in het buitenland

Normaal gesproken zijn de lever- en productietijden bekend en wordt levering bij de klant gepland op basis van de verwachte ontvangst vanuit de leverancier of de fabrikant.

Maar tegenwoordig wordt een groot deel van de goederen, die in Europa verkocht worden, ingekocht in Azië. Door de lage productiekosten is het vaak voordeliger om in China te laten produceren dan bij een lokale leverancier of fabrikant. Nadeel is wel dat er over het algemeen langere levertijden gelden. En dit is de afgelopen periode alleen maar langer geworden.

Transportproblemen

Helaas is de aanlevering van grondstoffen, halffabricaten en eindproducten de afgelopen periode flink onder druk komen te staan. Deze problemen in de supply chain hebben grote gevolgen voor bedrijven die op hun spullen wachten. Ze komen in de knel met de planning, zoals zij die weer met hun eigen klanten hebben afgesproken. 

Advanced Shipping Notice (ASN) als oplossing

Ondanks dat de oorzaken vaak buiten de macht van de ondernemer liggen, is het wel belangrijk om klanten op de hoogte te brengen. Zij moeten weten wanneer levertijden wijzigen of orders zelfs helemaal worden gecanceld. Om dit te versimpelen hebben wij een slimme oplossing ontwikkeld.

Met Advanced Shipping Notice (ASN) van SalesManager Online worden verwachte uitlevertijden dagelijks opnieuw berekend op basis van verschillende variabelen: 

• Actuele voorraadposities

• Openstaande verkooporders (inclusief leverafspraken) 

• Lopende inkooporders (inclusief verwachte leverdatum) 

Wanneer blijkt dat leverafspraken niet gehaald zullen worden, in verband met problemen verderop in de supply chain, wordt dit vanuit SalesManager Online volledig automatisch gecommuniceerd richting de klant. Dat scheelt jou als ondernemer een hoop kopzorgen en gedoe!

Voorbeeld uit de praktijk

Een klant bestelt een product wil er daar 30 van hebben. Het is een samengesteld product en de onderdelen moeten bij verschillende leveranciers worden besteld. Als alle onderdelen binnen zijn, wordt het product geassembleerd en vervolgens uitgeleverd naar de eindklant. 

Normaal gesproken zijn alle onderdelen voor dit product binnen tien dagen binnen en is er twee dagen nodig voor assemblage. De producten kunnen dan twaalf dagen na het plaatsen van de order worden uitgeleverd. 

Op het moment dat er vertraging ontstaat in de levering van één van de onderdelen werkt dit direct door op de geplande leverdatum richting de klant. Als het laatste onderdeel pas na twaalf dagen binnen is, zijn er nog steeds twee dagen nodig voor de assemblage en kan er dus twee dagen later geleverd worden. 

Dit wil je uiteraard zo snel mogelijk naar je klant communiceren. Vertraging is al vervelend genoeg, maar door niets te laten weten wordt het probleem alleen maar groter. 

Hoe stel ik dit in SalesManager Online in?

Als gebruiker van de ASN-module van SalesManager Online hoef je alleen maar de gewijzigde leverdatum door te voeren op de inkooporder. Dit kan zelfs op regelniveau. Dus mocht het slechts om één product gaan, terwijl de rest van de order wel op tijd geleverd kan worden, dan kan er op regelniveau een aanpassing worden gemaakt aan de inkooporder. De eindklant krijgt dan pro actief een bericht met betrekking tot het product dat vertraagd is.

Nadat de wijziging aan de inkooporder is doorgevoerd en de ASN run heeft plaatsgevonden (vaak ’s nachts), zal er automatisch een bericht worden verstuurd naar de klant(en) waar dit betrekking op heeft. Zo weet je zeker dat klanten altijd netjes op de hoogte worden gebracht van eventuele vertragingen in de supply chain. 

Snellere verwerking van backorders

Door het inzetten van het Advance Shipping Notification (ASN) proces van SalesManager Online kunnen ook automatisch picklijsten gegenereerd worden zodra een nieuwe zending binnenkomt en is ingeboekt. Dit zorgt niet alleen voor betere turnaround van je voorraad maar ook voor happy klanten!

Wil je meer leren over onze vernieuwde Service app? Neem contact op via onderstaande button:

Dropshipment

Dropshipment of dropshipping is een veel voorkomende term binnen het e-commerce landschap. Maar wat houdt het precies in? En wat zijn de voordelen voor jouw bedrijf? In deze blog vertellen we je meer over dropshipment. 

Wat is dropshipment? 
Dropshipping is nauw verbonden met e-commerce, het houdt namelijk in dat goederen rechtstreeks vanuit de leverancier naar de klant worden verzonden. Producten die worden aangeboden op de webshop, zijn in feite geen onderdeel van de voorraad. Een dropship magazijn is dus helemaal leeg; het magazijn is een ‘virtueel’ magazijn. Wanneer de klant iets besteld heeft, wordt dit rechtstreeks vanaf de fabrikant of groothandel naar de klant verstuurd. Dropshipping is niet te vergelijken met de traditionele detailhandel, waar de voorraad in grote oplages wordt besteld en opgeslagen. 

 Dropshipment software 
De software van SalesManager Online kan op verschillende manier worden ingezet voor dropshipment. Zo kan het bijvoorbeeld voorkomen dat je een product tijdelijk niet op voorraad hebt. Kies dan voor een uitlevering direct vanaf je leverancier. Op deze manier ontvangt de klant de producten volgens de afgesproken levertermijn. Maar je kan er ook voor kiezen dat alle orders direct worden doorgestuurd naar de leverancier. Op deze manier heb je geen in-house voorraad, maar heeft de klant wel het idee dat bestelling bij jou vandaan komt. Verder kan er eenvoudig geregeld worden dat retourzendingen automatisch teruggaan naar de leverancier.

De voordelen 
Met name voor ondernemers met een webshop kent dropshipping grote voordelen. We zetten ze op een rijtje:

• Geen hoge kosten voor inkoop en het houden van voorraad

• Een veel groter productassortiment  

• Goede mogelijkheid om nieuwe producten te testen 

• Voorkomt incourante of overbodige voorraad 

• Geen magazijn kosten 

Bij SalesManager Software hebben we meer dan 25 jaar ervaring met het bieden van een passende ERP-oplossing. We hopen dat met deze blog de voordelen en werking van dropshipment iets duidelijker is geworden. Heb je nog vragen of wil je samen een keer kijken waar de knelpunten van jouw bedrijf liggen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. We helpen je graag verder met het besparen van kosten en tijd door jouw keten te optimaliseren, zodat jij je kunt focussen op de doorgroei van jouw bedrijf.

Verwerken van facturen in SalesManager

Deze week een ander soort blog. Namelijk een repost vanuit Basecone, bekijk hier het orginele artikel. In deze blog legt Basecone uit hoe de koppeling met SalesManager werkt en hoe dit kan bijdragen aan een betere boekhouding.

Wat is Salesmanager?

Komen er veel facturen binnen in je bedrijf? Maak het makkelijk voor jezelf met de inzet van Basecone en SalesManager. Basecone scant en herkent de inkoopfacturen. SalesManager haalt deze ingescande facturen real-time op. Inkoopfacturen worden zo efficiënter beheerd. Door de integratie met Basecone worden de inkoopfactuur en inkooporder plus eventuele pakbon(en) naast elkaar getoond en gematcht in SalesManager. Je controleert of alles klopt en laat de inkoopfactuur doorboeken naar bijvoorbeeld Twinfield of Exact Online. Niet kloppende inkoopfacturen worden als niet betaalbaar naar de boekhouding doorgezet. De combinatie van Basecone met SalesManager zorgt voor een grote efficiencyslag in het inkoopproces. 

Hoe koppel je Salesmanager aan Basecone?

Om SalesManager aan Basecone te koppelen heb je de rol van Supergebruiker nodig in Basecone. Neem contact op met SalesManager om deze koppeling tot stand te brengen.

Met welke boekhoudpakketten kan dit?

SalesManager en Basecone koppelen beide met Exact Online en Twinfield. Met beide pakketten kun je inkoopfacturen via Basecone verwerken naar SalesManager, en boeken in het boekhoudpakket. Voor beide boekhoudpakketten zijn er een aantal zaken waar je op moet letten:

Exact Online:

• Leveranciersbeheer vindt plaats in Exact Online. Er kunnen geen leveranciers worden aangemaakt in Basecone. Is er een nieuwe leverancier, dan moet deze eerst in Exact Online worden aangemaakt. Bij het aanmaken in Basecone wordt een leverancier niet direct naar SalesManager gesynchroniseerd.

• Wanneer een leverancier is aangemaakt in Exact Online, moet deze worden gesynchroniseerd met SalesManager.

• Wanneer een leverancier uit het boekhoudprogramma wordt verwijderd, moet er in Basecone een volledige synchronisatie plaatsvinden om de leverancier uit Basecone te halen. Deze kun je aanvragen via support@basecone.nl

Twinfield:

• Contactbeheer vindt plaats in Salesmanager i.c.m. Twinfield. Er kunnen geen contacten worden aangemaakt in Basecone indien er wordt geboekt op deze leverancier in SalesManager. Als er een nieuwe leverancier is, moet deze eerst in SalesManager worden aangemaakt.

• Wanneer een leverancier (contact) is aangemaakt in SalesManager, wordt deze direct gesynchroniseerd met Twinfield. Vervolgens wordt de leverancier vanuit het boekhoudprogramma naar Basecone gesynchroniseerd. Basecone synchroniseert om de 15 minuten de leveranciers.

• Wanneer een leverancier uit het boekhoudprogramma wordt verwijderd, moet er in Basecone een volledige synchronisatie plaatsvinden om de leverancier uit Basecone te halen. Deze kun je aanvragen via support@basecone.nl (vermeld daarbij de administratienaam en -code)

Hoe verwerk je een factuur naar SalesManager?

Als de koppeling met SalesManager is gemaakt, zie je in het validatiescherm de knop Verwerk. Dit is linkerknop in onderstaande afbeelding, met de pijl in de wolk erop.

Via een druk op deze knop verwerk je een inkoopfactuur in SalesManager. Bij het verwerken van facturen naar SalesManager zijn er een aantal aandachtspunten:

• Verzamelfacturen over meerdere projecten of leverbonnen moeten worden gespreid over meerdere factuurregels in Basecone.

• Wanneer de factuur geen directe kosten op een project betreft, boek je de factuur direct door naar Exact Online of Twinfield, via de normale boekingsknop.

• Wanneer het een factuur betreft waar zowel directe als indirecte kosten op staan,
  moeten de kosten op meerdere factuurregels worden uitgesplitst.

Overigens kun je ook via de normale knop "Boeken" facturen direct vanuit Basecone naar Exact Online en Twinfield doorboeken, indien dit geen projectgerelateerde factuur betreft.

Meer weten over de koppeling of ons ERP-systeem? Neem dan vrijblijvend contact op met Alex via: Alex.werner@salesmanager.nl

Bron: https://support.basecone.com/nl/articles/3000542-verwerken-van-facturen-in-salesmanager

Nieuwe release

Maak kennis met de nieuwe look van SalesManager Online

Afgelopen maanden heeft onze UI designer David Kempenaar hard gewerkt aan een nieuwe impressie voor de online omgeving van onze software. Nadat David eerst de website heeft voorzien van een nieuwe look was nu de software zelf aan de beurt.

Wat is er nieuw?
De voor het oog zichtbare vernieuwingen zijn de kleuren en de nieuwe iconen. Vanaf de nieuwe update is het mogelijk om de kleuren binnen de SalesManager Online omgeving aan te passen. Kies bijvoorbeeld een kleur die past bij de huisstijl van jouw bedrijf.

Naast dat de listviews nu aanpasbaar zijn in kleur, kun je ze vanaf nu ook eenvoudig exporteren. Als je in een lijst op de rechtermuisknop klikt verschijnt de optie ‘Export’. Hiermee kun je met één druk op de knop de lijst met offertes, orders of facturen exporteren naar Excel.

Verder is er een homeknop toegevoegd in de navigatiebalk, waardoor je nog eenvoudiger terug kan keren naar het hoofdscherm. Ook is het nu mogelijk om door middel van CRTL + S eenvoudig en snel gegevens op te slaan, denk bijvoorbeeld aan een nieuw ingevoerde offerte of order. Bovendien is de indeling van de schermen geoptimaliseerd, zodat er nu optimaal gebruik wordt gemaakt van de beschikbare ruimte.

In het kort:

• Mogelijkheid om de listviews te personaliseren met eigen kleuren

• Exporteer listviews eenvoudig en snel met de nieuwe exportfunctie

• Homeknop

• Opslaan met CRTL + S

• Geoptimaliseerde schermindeling

Twinfield koppeling
Ook bij onze partner Twinfield wordt er volop doorontwikkeld en dit betekent dat Twinfield binnenkort volledig over zal gaan op OAuth2. Dit is een techniek die er op de achtergrond voor zorgt dat u als gebruiker veilig kunt inloggen. Voor de gebruiker zal er in de praktijk niets veranderen, omdat wij binnen SalesManager al de nodige aanpassingen hebben gemaakt om de overgang naar OAuth2 soepel te laten verlopen. Hierdoor blijft de koppeling met Twinfield werken zoals jullie van ons gewend zijn.

Brexit, waar moet je op letten?
Sinds 2021 behoort het Verenigd Koninkrijk niet meer tot de E.U. lidstaten.
Dit heeft ook gevolgen voor de BTW bepaling binnen Salesmanager, in het nieuwe jaar is er namelijk geen sprake meer van intracommunautaire transacties. Om ervoor de zorgen dat de juiste BTW bepaling gehanteerd wordt moet de volgende instelling aangepast worden. Zorg ervoor dat dit gebeurt nadat alle facturen voor 2020 gemaakt zijn.

1. Navigeer naar Onderhoud (Maintenance)

2. Klik in de navigatiebalk op Tabellen (Tables)

3. Zoek de landen (Country) tabel op

4. Selecteer het Verenigd Koninkrijk

5. De-activeer het vinkje bij E.U.-lid

6. Sla de wijziging op

Vanaf wanneer ?
U zult binnenkort een mail van ons ontvangen met daarin een aantal simpele stappen die u moet doorlopen in uw SalesManager omgeving om ervoor te zorgen dat de koppeling met Twinfield optimaal blijft functioneren.