Externe audit voor ISO 9001 & ISO 27001 succesvol afgerond!

Ons ISO-team heeft zojuist succesvol de externe audit voor ISO 9001:2015 en ISO 27001:2017 certificeringen afgerond! 

💡 Deze audit is een jaarlijkse mijlpaal en bevestigt dat we de juiste koers volgen in ons streven naar operationele excellentie en optimale informatiebeveiliging. 

🤝 We hebben als organisatie in het tweede ISO-jaar een positieve beoordeling gekregen en daarmee een bevestiging dat we voldoen aan de hoogste normen van kwaliteit en gegevensbescherming.

🙌 We zijn trots op het team voor hun inspanningen en vastberadenheid bij het waarborgen van naleving en verbetering in al onze processen. Dit is slechts een stap in ons streven naar voortdurende verbetering.

Livegang Radioactief Afval Administratie Systeem (RAfAS) bij COVRA

We zijn verheugd de livegang van het Radioactief Afval Administratie Systeem (RAfAS) bij de Centrale Organisatie Voor Radioactief Afval (COVRA) aan te kondigen. Als SalesManager Software hebben we het genoegen gehad om dit belangrijke project te mogen realiseren.

covra

COVRA is het enige bedrijf in Nederland dat verantwoordelijk is voor het inzamelen, verwerken en opslaan van radioactief afval. Om deze cruciale taak uit te voeren, heeft COVRA een geavanceerd afvaladministratiesysteem nodig. Het doel van het project was om het bestaande systeem te vervangen door een nieuw Radioactief Afval Administratie Systeem (RAfAS) dat voldoet aan de huidige technologische normen en effectief kan voorzien in de informatie- en beveiligingsbehoeften van de organisatie, zowel nu als in de toekomst. Daarnaast moest het systeem diverse verwerkingsprocessen ondersteunen en zorgen voor een juiste rol- en functiescheiding op het vereiste niveau. 

uitgangspunten project 

Voor dit project gelden/golden de volgende uitgangspunten:

• Ten eerste moet het toekomstbestendig zijn, met een levensduur van minstens 12 jaar en ondersteuning door de leverancier.

• Daarnaast moet het gebruiksvriendelijk zijn, met een intuïtieve, duidelijke en overzichtelijke gebruikersinterface.

• Robuustheid is ook essentieel, met een hoge beschikbaarheid en betrouwbaarheid, minimale verstoringen en een uptime van meer dan 99,5% op werkdagen tussen 8:00 en 17:30 uur.

• Het systeem moet ook goed onderhoudbaar zijn, met de mogelijkheid om mee te groeien met nieuwe versies van besturingssystemen en andere applicaties.

• De software moet niet alleen als webapplicatie functioneren, maar ook online en offline kunnen draaien op smartphones.

• Gebruikers en beheerders moeten zelf wijzigingen kunnen doorvoeren,

• Het systeem moet flexibel genoeg zijn om veranderingen in processen en wet- en regelgeving te kunnen accommoderen.

• Bovendien moet het systeem een integrale ondersteuning bieden voor processen, administratie en benodigde rapportages, en het BIV-principe (Beschikbaarheid, Integriteit en Vertrouwelijkheid) toepassen om de gegevensbeveiliging te waarborgen.

Op basis van bovenstaande uitgangspunten zijn we gezamenlijk aan de slag gegaan om op basis van de ERP-oplossing van SalesManager Online een applicatie te bouwen die alle benodigde functionaliteit bevat rondom het kunnen ophalen bij klanten, het verwerken en opslaan van het radioactief afval.

livegang rafas

Met trots kunnen we melden dat het RAfAS-systeem succesvol in productie is genomen door COVRA. Dit betekent dat alle nieuwe aanmeldingen en het afval dat nog moet worden opgehaald bij klanten vanaf 4 juli worden afgehandeld via RAfAS. Het eerste transport naar een klant van COVRA stond gepland voor woensdag 5 juli, maar helaas gooide het weer roet in het eten. Door de weersomstandigheden en verkeerssituatie in met name Noord-Holland kon het transport niet plaatsvinden, waardoor het transport onverrichter zake moesten terugkeren naar COVRA. Gelukkig lukte het de volgende dagen wel om diverse transporten uit te voeren.

De livegang van RAfAS markeert een feestelijk moment en een belangrijke mijlpaal voor het project. Het team van COVRA realiseert zich echter dat dit pas het begin is. Ivo van der Gouw, projectmanager vanuit COVRA: “De organisatie moet wennen aan en leren werken met het nieuwe systeem, en zoals altijd gaat dit gepaard met vallen en opstaan. Maar we zijn ervan overtuigd dat we dit samen kunnen realiseren.”

Als SalesManager Software zijn we er trots op dat we het project mogen uitvoeren en zowel een ERP-applicatie als een aantal COVRA-specifieke apps hebben ontwikkeld voor het transport van afval van klanten naar COVRA, evenals voor de verwerking, opslag en beheer van het afval.

Caroline Warmerdam, directeur van SalesManager Software zegt: “We kijken uit naar het voortzetten van de succesvolle samenwerking met COVRA en zijn trots dat we kunnen bijdragen aan het belangrijke werk dat zij verrichten op het gebied van radioactief afvalbeheer.”

A+ SSL-beveiligingsclassificatie voor onze clouddiensten!

We zijn verheugd om te kunnen aankondigen dat onze cloud diensten recentelijk een A+ SSL-beveiligingsclassificatie hebben ontvangen! Deze toonaangevende waardering, verkregen vanuit een grondig en uitgebreid SSL-rapport, bewijst onze toewijding aan uw online veiligheid en de integriteit van uw gegevens.

Voor degenen die minder bekend zijn met de terminologie, SSL (Secure Sockets Layer) is de standaardtechnologie die ervoor zorgt dat er een gecodeerde link wordt gecreëerd tussen een webserver en een browser. Dit betekent dat alle gegevens die tussen de webserver en browsers worden uitgewisseld, privé blijven en integraal worden gehouden. Het is een essentieel onderdeel van het waarborgen van veilige transacties en het beschermen van klantgegevens.

ISO 27001

Het behalen van een A+ -beoordeling is voor SalesManager een mooie bevestiging dat we de hoogste standaarden van beveiliging hebben geïmplementeerd en dat we consequent deze standaarden handhaven om de veiligheid en privacy van onze klanten te waarborgen.

Onze klanten kunnen erop vertrouwen dat hun gegevens en transacties volledig worden beschermd met de sterkste beveiligingsprotocollen die er zijn. We zijn trots op deze erkenning en blijven ons inzetten voor het leveren van de beste, meest veilige ervaring voor onze klanten.

Als je meer wilt weten over wat dit betekent of hoe we de beveiliging van onze cloud diensten garanderen, neem dan gerust contact met ons op. We zijn hier om al je vragen te beantwoorden en we kijken ernaar uit om je in de toekomst van dienst te zijn met onze beveiligde en betrouwbare cloudoplossingen!.

SalesManager Online: jouw alternatief voor Mamut?

Ben jij een tevreden gebruiker van de Mamut-bedrijfssoftware? Dan is er goed nieuws en slecht nieuws voor jou. Het slechte nieuws is dat het Mamut-pakket na 31 augustus 2023 niet langer ondersteund wordt. Het goede nieuws is dat SalesManager Software wellicht een alternatief kan bieden ter vervanging van de oude Mamut-omgeving.

Zoals te verwachten valt, kiezen nieuwe gebruikers van bedrijfssoftware bijna altijd voor een cloudoplossing. Tegelijk verhuizen ook bestaande gebruikers hun on-premise oplossingen steeds vaker naar de cloud. Die trend verklaart meteen ook waarom je vanaf september volgend jaar geen on-premise Mamut-product meer kunt aanschaffen.

De cloud biedt heel wat voordelen, we zetten ze nog even snel op een rijtje. Met een cloudoplossing kun je altijd en overal in alle veiligheid werken. De aanbieder zorgt ervoor dat jouw data veilig is opgeslagen en ten allen tijde bereikbaar is via de applicatie. Daarnaast is je software altijd up-to-date. Updates worden op afstand uitgevoerd door de aanbieder en hier heb je als gebruiker dus geen omkijken meer naar. Verder kun je vanaf elke locatie en met verschillende devices (desktop, tablet, mobiel) inloggen, het enige wat je nodig hebt is een werkende internetverbinding. De meeste cloud software wordt aangeboden in abonnementsvorm, waarbij de kosten voor support en onderhoud zijn meegenomen in de maandelijkse fee. Dit geldt ook voor SalesManager Online.

KIES VOOR DE LANGE TERMIJN

Noodgedwongen naar een ander pakket moeten uitkijken kan als vervelend worden ervaren, maar het biedt ook kansen. Waarom niet van de nood een deugd maken en onderzoeken of er wellicht een oplossing op de markt is die nog beter aansluit bij de processen van de onderneming en de wensen van de gebruikers? Zo vallen er misschien wel snel verbeteringen te realiseren en doe je gelijk een investering voor de lange termijn. 

Belangrijk is dat je daarbij alle opties openhoudt. Misschien is ook voor jou de tijd rijp om de stap naar de cloud te zetten? Of blijft je voorkeur, om wat voor reden ook, toch uitgaan naar een on-premise oplossing? SalesManager Software biedt beide opties aan. Wij ondersteunen jou even graag in je eigen datacenter als in de cloud. 

Wij hebben daar intussen ook de nodige ervaring mee. Met dertig jaar ontwikkeling en implementatie van bedrijfssoftware op de teller, gelden wij als een betrouwbare en ervaren partij in de markt.

Kies voor een flexibele, geïntegreerde oplossing

Maar wat kun je dan precies van ons verwachten en waar zijn wij goed in? SalesManager Online is modulair opgezet, waardoor wij voor elke klant een oplossing op maat kunnen leveren. De belangrijkste modules zijn CRM, ERP en Servicemanagement. Deze kunnen los van elkaar of als geïntegreerd systeem worden opgeleverd. Deze modules kunnen worden uitgebreid met add-ons als Contractmanagement, Procurement en/of Business Intelligence.

Tot slot hebben we integraties beschikbaar met verschillende boekhoudpakketten (Exact Online, Twinfield), webshops (Magento en Woocommerce) en Outlook365.

Wij helpen uiteraard graag in het bepalen welke modules, add-ons en integraties voor jouw organisatie nodig zijn om de best passende oplossing te implementeren. Het optimaliseren van bedrijfsprocessen is onze grote kracht en daarbij staat de toekomst van jouw bedrijf en het succes van jouw business altijd centraal.

Meer weten over SalesManager Software? Neem contact op of plan direct een afspraak in voor een eerste kennismaking.

ICT & Logistiek 2022: 8,9 en 10 november, Jaarbeurs, Utrecht

Op 8, 9 en 10 november vindt ICT & Logistiek plaats in de Jaarbeurs in Utrecht. SalesManager Software is daarbij aanwezig en wij zijn te vinden op stand 01.B097. Kom bij ons langs als je op zoek bent naar een nieuwe ERP-oplossing, zodat we de mogelijkheden kunnen bespreken en wij de werking van onze software kunnen laten zien.

Er zullen dit jaar maar liefst 150 exposanten aanwezig zijn rondom de volgende thema's:

• Warehouse Automation

• Sales & Operations Automation

• Supply Chain Management

• Transport & Distributie

• Data & Analytics Robotics

• Artificial Intelligence

• Duurzaamheid

• Digitization & Connectivity

Er zullen in drie dagen tijd ruim honderd seminars en presentaties worden gegeven. Het volledige programma is terug te vinden op de website van ICT & Logistiek.

Daarnaast doet ICT & Logistiek nog meer:

In het Experience Lab ervaart u zelf wat de mogelijkheden zijn van nieuwe technologieën zoals Augmented en Virtual Reality (AR/VR), drones en exoskeletten.

Bij het Innovatie Paviljoen ontdek je hoe innovatieve verpakkingsoplossingen uw operatie kunnen verbeteren.

TLN Tours: Transport & Logistiek Nederland neemt je mee langs innovatieve oplossingen voor warehousing en transport.

Speeddates: Ontdek in samenwerking met Jong Logistiek Nederland wat jonge logistieke talenten voor je kunnen betekenen.

In 2021 zijn er op ICT & Logistiek 111 seminars en presentaties gegeven en is het evenement bezocht door 3874 bezoekers. De verwachting is dat deze aantallen dit jaar ruim zullen worden overtroffen!

Als jij ook langs wilt komen dan kun je je hier gratis registreren en dan ben je verzekerd van een toegangsbewijs. We zien je graag volgende week in Utrecht, de koffie staat klaar!

ISO nu volledig afgerond: certificaten zijn binnen!

In de vorige nieuwsbrief konden wij al melden dat we deze zomer druk zijn geweest met het certificeren van onze organisatie volgens de ISO-normen 9001 en 27001. In het artikel wat we hier over schreven zijn we dieper ingegaan op de vraag wat ISO nu eigenlijk is en waarom het belangrijk is voor onze organisatie om ISO-gecertificeerd te zijn. We sloten toen af met het bericht dat onze auditor een positief advies had afgegeven omtrent de certificering.

Maar inmiddels hebben we formeel te horen gekregen dat dit positieve advies is omgezet in een certificering en hebben we de certificaten ook daadwerkelijk ontvangen. Dit betekent dat SalesManager Software B.V. nu officieel gecertificeerd is voor ISO 9001 en ISO 27001!

ISO 27001

In dit artikel gaan we nog even kort in op hoe we project hebben aangepakt en wij hier intern bij betrokken zijn geweest.

Projectteam en planning

Zoals al eerder aangegeven hebben we direct nadat we hadden besloten om dit traject in te gaan een intern projectteam samengesteld. Dit team bestond uit de volgende mensen: Caroline Warmerdam (directie), Adri Koppes (development), André Wiersma (consultancy), Emile Lapré (consultancy), Tim Bron (consultancy) en Niek Roest (sales). Met deze samenstelling kon er vanuit verschillende afdelingen input worden gegeven en worden meegewerkt aan het project.

Na de het samenstellen van het team is er een voorlopige en globale planning opgesteld. Deze bestond uit de volgende onderdelen:

• Zoeken van tooling ter ondersteuning van het project

• Invulling geven aan het kwaliteits- en databeveiligingsbeleid binnen ISOPlanner

• Interne audits door Purasec

• Externe audits door KIWA

• Verbeterpunten verwerken en aanleveren

Tooling en externe ondersteuning

Om het project zo efficiënt mogelijk uit te voeten hebben we gekeken naar beschikbare tooling. We hebben voor de volgende tooling gekozen:

1. ISOPlanner

2. Sharepoint

3. ISO Taken planner

Daarnaast hebben gebruik gemaakt van de expertise van Purasec en van KIWA:

De firma Purasec is gespecialiseerd in het verhogen van de cybersecurity binnen een organisatie en biedt onder andere ondersteuning bij de implementatie van diverse ISO-normen.

De onafhankelijke audit is uitgevoerd door KIWA. Zij bieden training en consultancy op het gebied van testen, inspectie en certificering (TIC) en behoren hiermee tot de top-20 van de wereld.

Nadat de interne en externe audits hadden plaatsgevonden volgde nog een intensieve periode waarin we de verbeterpunten die uit de audits naar voren waren gekomen hebben verwerkt. Na het aanleveren hiervan is er een positief advies afgegeven en vorige week kwam dan inderdaad het verlossende bericht: SalesManager Software is vanaf nu officieel ISO-gecertificeerd volgende de normen 9001 en 27001.

ISO 9001

En nu?

Met het behalen van de certificaten zijn we er echter nog niet. Een belangrijk onderdeel van ISO is het borgen van kwaliteit en veiligheid binnen de organisatie. Om hier aan te voldoen dient de interne werkwijze volledig in lijn te zijn met de normen en deze processen moeten constant worden bewaakt en verbeterd. Er zal een jaarlijkse audit worden gedaan om te bepalen of er nog steeds aan de ISO-normen wordt voldaan. Dit betekent dat wij intern gebruik gaan maken van nieuwe tooling, de processen aan gaan passen en een nog strenger beleid gaan voeren als het gaat om bijvoorbeeld data opslag en interne communicatie.

Wij zijn erg blij met het behalen van de certificering en trots op het hele team wat hier aan mee heeft gewerkt. Tevens willen we nogmaals Purasec en KIWA bedanken voor de dienstverlening en wij gaan er alles aan doen om te voldoen aan de normen en ervoor te zorgen dat we onze organisatie naar een hoger plan tillen. Dit is goed voor ons en voor onze klanten en daarmee gaan we samen een succesvolle toekomst tegemoet!

ISO-certificering SalesManager Software

Bij SalesManager Software zijn we deze zomer druk bezig met een intern project, waarbij het draait om het verkrijgen van twee verschillende ISO-certificeringen: ISO 9001 en ISO 27001. In dit artikel leggen we uit wat ISO is, waarom het belangrijk is om ISO-gecertificeerd te zijn en hoe we dit project hebben aangepakt.

Wat is ISO?

De International Organisation for Standardisation (ISO) is een internationale, onafhankelijke normalisatie-instelling. ISO ontwikkelt internationale standaarden op het gebied van veiligheid, milieu, bedrijfsprocessen en vele andere zaken. ISO is een non-governmental organisation (NGO) en opereert dus onafhankelijk van nationale overheden. ISO is opgericht in 1947 en werkt vandaag de dag vanuit Geneve. Er zijn inmiddels meer dan 24.000 internationale standaarden ontwikkeld en op dit moment heeft ISO 167 leden. Dit zijn allemaal nationale normalisatie organisaties. Er is slechts één organisatie per land lid en dit lid vertegenwoordigt ISO in het desbetreffende land. Voor Nederland is dit de Stichting Koninklijk Nederlands Normalisatie Instituut (NEN).

Welke normen zijn er en waarom is certificering belangrijk?

Door de jaren heen zijn er dus tienduizenden normen ontwikkeld voor systemen, werkmethodieken, materialen, producten en begrippen. Wereldwijd zijn er inmiddels meer dan één miljoen bedrijven gecertificeerd volgens een ISO kwaliteitsnorm. Internationale kwaliteitsnormen zijn ontwikkeld om uniformiteit en duidelijkheid te creëren en ISO normen bevorderen efficiency, leveren kostenbesparingen op, en bevorderen onderling vertrouwen en daarmee handel. De normen worden ontwikkeld door ISO, in samenwerking met deskundige, internationale commissies en organisaties.

Certificering op basis van een ISO-kwaliteitsnorm kan om meerdere redenen belangrijk zijn voor een bedrijf. Het wekt vertrouwen in de producten en diensten die worden aangeboden, in de werkprocessen die worden gevolgd en het zegt iets over efficiëntie en veiligheid binnen de organisatie.

ISO 9001 en ISO 27001

Uiteraard hecht ook SalesManager Software grote waarde aan zaken als veiligheid, betrouwbaarheid en integriteit en daarom hebben wij besloten ons te laten certificeren voor de volgende twee kwaliteitsnormen: ISO 9001 en ISO 27001.

ISO 9001 draait voornamelijk om kwaliteitsmanagement en is één van de populairste en meest bekende ISO-normen. Met een ISO 9001 certificering toon je als organisatie aan dat je grip hebt op de bedrijfsvoering en in staat bent procesprestaties en productconformiteit continu te verbeteren. Door processen en prestaties te verbeteren, voldoen wij als SalesManager Software straks beter aan de behoeften van onze klanten.

ISO 27001 is de leidende norm op het gebied van informatiebeveiliging. Een ISO 27001 certificering laat zien dat de informatieprocessen binnen de organisatie beheerst worden en dat de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van bedrijfskritische informatie geborgd is. ISO 27001-gecertificeerde organisaties zijn beter bestand tegen de gevaren van het wereldwijde web, gaan bewuster om met informatiebeveiliging en hebben aantoonbaar processen en procedures ingericht om de informatie van medewerkers en klanten te beschermen. Aangezien dit allemaal zaken zijn die wij als softwarebedrijf hoog in het vaandel hebben staan hebben wij de keus gemaakt om ons ook volgens deze norm te laten certificeren.

Project ISO

Nadat we hadden besloten om voor deze twee certificeringen te gaan zijn we gaan kijken hoe we dit project de beste vorm konden geven. Hiervoor hebben we een intern projectteam opgezet en dit team is de afgelopen maanden zeer druk geweest. Beide management systemen draaien op ISOplanner in combinatie met SharePoint. Nadat we begin augustus de interne audit hebben gehad en we de puntjes nog op de i konden zetten, hebben we afgelopen twee weken een auditor van KIWA over de vloer gehad. Vrijdag was de laatste dag. De auditor heeft een positief advies afgegeven en nu wordt het wachten op de formele certificaten. We zijn super trost op ons interne team die hier heel hard voor heeft gewerkt: