De term Purchase to Pay of kortweg P2P staat letterlijk voor van inkoop tot betaling. Dat het automatiseren van het P2P proces al lang geen hype meer is, of alleen aan grote organisaties is voorbehouden, blijkt uit de sterke groei in het aantal implementaties van P2P oplossingen binnen het midden en kleinbedrijf de afgelopen jaren. Door P2P als onderdeel van ERP in je organisatie in te voeren kunnen er kosten worden bespaard en controles beter worden uitgevoerd. P2P dwingt een gestructureerde werkmethode af en voorkomt dat er inkopen worden gedaan door werknemers die niet geautoriseerd zijn. P2P van SalesManager Online sluit uiteraard aan bij de andere modules. Zo kan je inrichten wie voorkeursleveranciers zijn met hun inkoopcondities. P2P in SalesManager Online kent de volgende onderdelen.

P2P-request.jpg

Inkoopverzoek

Het P2P traject begint met een inkoopverzoek van een medewerker. Hierin wordt de behoefte duidelijk gemaakt. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van een besteladvieslijst als het om zaken gaat die regelmatig ingekocht moeten worden. De medewerker vinkt in een standaardlijst de betreffende producten of diensten aan en geeft aan in voor welke periode. Dit is een erg eenvoudige en overzichtelijke manier om een bestelaanvraag te doen.


P2P-offerte.jpg

Inkoopoffertes

Voordat een inkooporder wordt aangemaakt kan er eerst een aanvraag voor één of meerdere inkoopoffertes worden uitgezet. Door eerst offertes aan te vragen kom je erachter welke leveranciers kunnen leveren en tegen welke inkoopcondities en tegen welke inkoopsprijs. Dit kan je vervolgens vergelijken met andere aanbieders.


Handel-Inkooporder.jpg

Inkooporders

Is de keuze gevallen op een leverancier dan kan de inkooporder kunnen met één druk op de knop verzonden worden. Automatisch desgewenst in de vorm van een gepersonaliseerde e-mail. De templates voor de inkooporder kan je geheel zelf maken en aanpassen. 


Handel-Inkoopfactuur.jpg

Inkoopfacturen

Wanneer het gehele inkoopproces is afgerond kan je direct een inkoopfactuur creëren. Als de inkoopfactuur binnenkomt hoef je alleen te controleren of de bedragen kloppen en mogelijk het factuurnummer van de leverancier aanpassen.


P2P-fiateren.jpg

Fiatteren

SalesManager P2P ondersteunt een aantal autorisatieniveaus voor het goedkeuringsproces. Meerdere personen kunnen worden aangewezen voor een goedkeuring. Om een order goed te keuren wordt er een melding verstuurd via het systeem of via de e-mail.