Elementen van een ERP-systeem

Een ERP-systeem zorgt voor een optimalisatieslag van alle afdelingen. Dit komt omdat een ERP-systeem verschillende bedrijfsprocessen inzichtelijk maakt en moeiteloos informatie deelt binnen het gehele bedrijf. Om meer inzicht te creëren in hoe een ERP-systeem werkt bespreken we in deze blog een aantal modules die veel worden gebruikt binnen het ERP-systeem. 

In- en verkoop

Een handelsbedrijf draait om het in- en verkopen van producten. Inkoop en verkoop zijn dan ook belangrijke onderdelen van een ERP-oplossing. Voor zowel de inkoop- als de verkoopkant van de onderneming is het cruciaal om inzicht te hebben in de alle orders. 

Verkooporders komen vaak op verschillende manieren binnen, per telefoon, e-mail, via de webshop of middels een klantenportaal. Al deze orders zullen centraal worden verzameld in het ERP-systeem en van daaruit zal de logistieke en financiële afwikkeling worden geregistreerd. Tegenwoordig is het ook mogelijk om de webshop te koppelen aan het ERP-pakket, zodat de orders direct worden doorgeschoten. Dit scheelt tijd en geld en verkleint de kans op fouten.

Voor inkoop is het belangrijk dat de juiste prijzen en leveranciers zijn gekoppeld aan de producten en dat er inzicht is in de doorlooptijden en de verwachte leveringen. Door de inkoop centraal te regelen vanuit SalesManager Online kan er snel worden ingespeeld op de inkoopbehoeften, direct een inkooporder worden gemaakt vanuit een verkooporder en is er altijd inzicht in alle bestellingen.

Customer Relationship Management (CRM)

Het CRM-systeem is een onmisbare tool om het verkoopproces te managen. Het CRM-systeem bevat veel functies die het beheer van het verkoopproces eenvoudiger maken, waaronder een gepersonaliseerd verkoopdashboard voor het verwerken van klantinformatie, leads en kansen. Het CRM-systeem is ook een waardevol hulpmiddel om relaties met huidige klanten te beheren. Zo kan in het CRM-systeem elk contact moment worden geborgd, waardoor iedereen binnen de organisatie altijd op de hoogte is van het laatste contact. 

Binnen de CRM-module kun je daarnaast ook eenvoudig leveranciers- en leveranciersrelaties beheren. Het onderhouden van goede banden met je relaties is natuurlijk voor elke onderneming belangrijk, omdat het direct kan leiden tot betere inkoopafspraken, extra verkooporders of nieuwe klanten. Verbeter de relaties met leveranciers, stroomlijn inkoopprocessen en zorg ervoor dat je altijd de juiste materialen bij de hand hebt. Door de inzet van een ERP-systeem kun je alle interacties met leveranciers in één systeem beheren inclusief offerteaanvragen, inkooporders, ontvangst en facturering. Dit zorgt ervoor dat kosten beter beheersbaar zijn. Evalueer leveranciers eenvoudig op verschillende factoren, zoals tijdige levering, kwaliteit en kosten, zodat je zeker weet dat je voor elke klus altijd de juiste leverancier kiest.

Voorraadbeheer 

Met voorraadbeheer van SalesManager Online heb je altijd inzicht in de meest actuele voorraad informatie. Zo heb je inzicht in de actuele voorraadposities, kun je de voorraad volgen en op tijd aanvullen op basis van de werkelijke vraag en de actuele voorraad. Met serie- en batchnummering kunnen we de voorraad zelfs op productniveau monitoren. Voor elk product weet je hoeveel producten er gereserveerd en hoeveel er beschikbaar zijn (gereserveerde en vrije voorraad), hoeveel momenteel er in productie zijn en hoeveel producten je nog verwacht op basis van je openstaande inkooporders. Het inzichtelijk maken van de voorraad zorgt ervoor dat je nooit meer nee hoeft te verkopen. Door goed te sturen op voorraadniveaus zorg je ervoor dat jouw assortiment altijd volledig beschikbaar is voor je klanten. Daarnaast is het mogelijk om in SalesManager Online verschillende magazijnen, inclusief opslaglocaties, te beheren. 

Boekhouding

Voor een organisatie is het van belang dat de processen zo soepel mogelijk lopen. Koppelingen tussen systemen spelen daarbij een belangrijke rol. Met de Twinfield integratie in SalesManager Online mis je nooit meer iets binnen de financiële boekhouding. Als volwaardig en gecertificeerd partner van Twinfield kunnen we een standaard koppeling bieden, waardoor verschillende functionaliteiten elkaar ondersteunen en versterken. Voor de meeste van onze klanten betekent dit een geïntegreerde boekhoudsoftware-oplossing. Door een systeem te gebruiken dat volledig is geïntegreerd van offerte tot betaling, hoef je naast het ERP-systeem geen andere systemen te gebruiken en te onderhouden. Met real-time gegevens kun je eenvoudig alle financiële activiteiten beheren. Met alle financiële gegevens in één database, bespaar je veel tijd met het zoeken naar en het opnieuw invoeren van gegevens. Daarnaast worden de journaalposten behorend bij de in- en verkoopfacturen automatisch doorgeboekt naar de boekhouding. 

Natuurlijk kan het samenstellen van een ERP-pakket bij elk bedrijf anders zijn. Onze pakketten zijn modulair opgebouwd en daarnaast bieden wij, waar nodig, ook de optie tot maatwerk. Op zoek naar een ERP-oplossing en benieuwd of we iets voor elkaar kunnen betekenen? Neem dan vrijblijvend contact op met ons op via https://www.salesmanager.nl/over-ons/contact

Haal het beste uit je projectmanagement software

In een ideale projectsetting is software ter ondersteuning van projectmanagement niet nodig. Klinkt goed toch? Alleen niet heel realistisch. Wanneer een project al iets complexer wordt qua deelnemers en scope is het hebben van ondersteunde software een waardevolle bijdrage. Bovendien wordt projectmatig werken steeds vaker toegepast in het bedrijfsleven. Door processen te automatiseren bespaard je niet alleen kosten maar ook de kans op fouten worden verkleind. Om je op weg te helpen zetten wij een aantal tips op een rijtje om het meeste uit de oplossing te halen. 

TIP 1: KIJK NAAR WAT NODIG IS.

Voordat je meteen van start gaat met implementeren, kijk eerst naar wat nodig is. Hoe is de projectstructuur gevormd binnen de organisatie? Is er alleen sprake van interne projecten of ook externe? Wat is de schaal, hoe werkt de budgettering? Is het de bedoeling dat facturen meteen worden doorgezet naar een boekhoudpakket zoals Twinfield? Dit zijn vragen waarmee rekening gehouden moet worden voordat er iets kan worden aangeschaft. Zorg dat er een duidelijk beeld is van de processen die het systeem straks moet ondersteunen.

TIP 2: VRAAG DE GEBRUIKERS WAT ZE NU MISSEN

Achterhalen waar precies voordelen behaald kunnen worden is nog best lastig. Vraag een groep mensen wat ze willen en je eindigt met oneindige lijst vol met eisen. Belangrijk is om te weten waar het op dit moment fout gaat. Wat moet het systeem verhelpen of ondersteunen? Ga naar de kern, zoek de behoefte en kijk natuurlijk waar de kansen liggen om processen beter te stroomlijnen.

TIP 3: MAAK DOELSTELLINGEN VOOR HET SYSTEEM.

Wat moet de softwareoplossing precies doen? Dient het rapportages of forecast te genereren? Projectmanagement kent verschillende principes en methodieken. Welke worden binnen de organisatie gehanteerd? Krijg een duidelijk beeld over de huidige werkwijze en eventuele veranderingen die gaan plaats vinden.

TIP 4: GA VOOR CLOUD!

Het is natuurlijk een persoonlijk keuze. Maar wij raden het zeker aan! Online projectmanagement is niet alleen goedkoper, maar ook een stuk toegankelijker. Gebruikers kunnen het systeem overal benaderen, op ieder apparaat en de informatie is altijd actueel. Bovendien worden verbeteringen en upgrades automatisch verwerkt. 

TIP 5: ZOEK EEN OPLOSSING DIE MEEGROEIT

Wanneer een organisatie begint met innoveren of automatiseren is een oplossing die na 6 maanden te weinig functies biedt natuurlijk niet handig. Kijk ook naar mogelijkheden die misschien in eerste instantie niet nodig zijn maar op langere termijn voor meerwaarde kunnen zorgen. Bij SalesManager Online betaal je alleen voor de functies die daadwerkelijk worden gebruikt. Mocht in een later stadium aanvullingen nodig zijn, dan kan dit eenvoudig worden gerealiseerd.

TIP 6: KIES VOOR GEMAK.

Zoek een oplossing die bij de organisatie past. Projectmanagement van SalesManager Online is flexibel en kan worden aangepast naar de behoefte van de organisatie. Bovendien zijn de oplossingen van SalesManager Online geïntegreerd met Twinfield. Hierdoor worden alle facturen automatisch door geboekt in Twinfield. Lees hier meer over onze Twinfield integratie.

TIP 7: ZORG VOOR INTEGRATIE

Een op zichzelf staande oplossing, dat is geen oplossing. Tegenwoordig is het ondenkbaar dat een systeem niet met andere processen kan samenwerken of gekoppeld kan worden. Projectmanagement van SalesManager Online wordt geleverd met Twinfield integratie. Uiteraard kan het ook worden aangesloten op de overige oplossingen van SalesManager Online zoals ERP, CRM en servicemanagement. Bedenk goed welke arbeidsprocessen het systeem moet ondersteunen.

TIP 8: STEL EEN DUIDELIJKE PLANNING OP

Wanneer helemaal duidelijk is waar een projectmanagement systeem aan moet voldoen is de tijd gekomen om de knoop door te hakken. Stel een deadline op. Zo voorkom je dat er kostbare tijd verloren gaat. Stel een beslissing niet uit tot het allerlaatste moment. Na de aanschaf moet een dergelijk systeem uiteraard ook geïmplementeerd worden. Dit kan aan de hand van de complexiteit ook enige tijd in beslag nemen.

TIP 9: WEN AAN EEN NIEUWE MANIER VAN WERKEN

Dit klinkt misschien een beetje raar maar toch echt noodzakelijk. Wanneer een nieuw systeem wordt geïntroduceerd moet deze een plaatsje krijgen bij de eindgebruikers. Zeker wanneer het gaat om project management software. Vaak wordt het benaderd als een alternatieve verkoopsoftware. Dit is zeker niet het geval. Projectmanagement software is een waardevolle aanvulling, maar zeker geen vervanging van een verkoopoplossing. Bovendien moeten de gebruikers leren de tool in te zetten zodat het maximale eruit wordt gehaald.

Ben je benieuwd wat wij specifiek voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op. Onze consultants kunnen je van een passend advies voorzien.

WIL JE MEER WETEN?

Bel of mail gerust als je nog wat wilt weten

Mail of Bel

Servicemanagement

De klantenservice bepaalt voor een groot deel het beeld dat de klant heeft bij jouw organisatie. Door de inzet van SalesManager Online ontstaat een 360-gradenoverzicht van klantactiviteiten, verbeter je de algehele klantervaring en verhoog je de klanttevredenheid om hogere terugkerende inkomsten te genereren en een concurrentie- voordeel te behalen. Alle applicaties zijn online beschikbaar en toegankelijk vanaf elk apparaat, altijd en overal, wat ideaal is voor uw buitendienstmedewerkers. In deze blog zetten we de voordelen van servicemanagement voor je op een rijtje. 

1.  Planning 

Het plannen van de juiste mensen, op het juiste moment, met de juiste vaardigheden, bij de juiste klant is van groot belang om efficiënt werk uit te voeren. Dit wordt snel en eenvoudig afgehandeld met SalesManager Online. Leg snel servicebehoeften vast en krijg toegang tot klantinformatie, productgeschiedenis en middelen die nodig zijn om de tijd tussen oproep en ontvangst en opdrachttoewijzing te verkorten. Creëer automatisch dagelijkse of wekelijkse schema's.

2. Arbeid en materialen

SalesManager Online registreert de volledige geschiedenis van de apparatuur of machine die op de locatie van elke klant is geïnstalleerd en houdt de apparatuur in de voorraad bij. Met SalesManager Online wordt het verbruikte materiaal opgenomen in de offertes en indien nodig besteld. In servicemanagement worden ook gegevens zoals fabrikant, model, configuratie en geplande preventieve onderhoudsbeurten opgeslagen. Klantapparatuur kan worden gekoppeld aan de dienstenovereenkomst (SLA). Ook de kwaliteitseisen kunnen hierin worden opgenomen.  

3. Service app 

Met de Service app van SalesManager Online zijn je medewerkers altijd verbonden via elk apparaat (Android of Apple iOS). Ze hebben overal en altijd toegang tot service-informatie en klantgegevens, en kunnen eenvoudig service- en reistijd registreren.

4. Beheer van servicecontracten

Terugkerende servicecontracten zijn een belangrijke bron van inkomsten. Zichtbaarheid op verlengingsdatums voor elk contract helpt bij het managen van de overeenkomsten. Krijg op tijd een melding wanneer de apparatuur bij de klant weer toe is aan een onderhoudsbeurt. 

5. Selfservice portaal 

Middels het selfservice portaal is het mogelijk om een onlineservice aan te bieden aan je klanten. Zo kunnen zij eenvoudig en zelfstandig meldingen plaatsen. Op deze manier hebben ze real time zicht op de afhandeling van de melding.  

Meer weten over servicemanagement? Download dan nu onze nieuwe whitepaper. Hierin staat alles beschreven wat wij aanbieden voor servicemanagement, Of heb je vragen? Neem dan contact op met Alex. 

Haal meer uit SalesManager Online met rapportages van Qlik!

Kennis is macht, kennis delen is kracht! Haal meer uit SalesManager Online door de inzet van Business Intelligence Powered by Qlik! In deze blog vertellen wij hoe de inzet van Business Intelligence Powered by Qlik ervoor kan zorgen dat beslissingen worden genomen op basis van (de juiste) data in plaats van op gevoel. Informatie uit de dagelijkse werkzaamheden wordt zo omgezet in concrete actiepunten voor zowel werknemers als management. Benieuwd hoe dit werkt? Lees dan nu verder! 

SalesManager Online

Binnen ERP-oplossing van SalesManager Online kunnen een groot aantal processen, zoals in- en verkoop, leadopvolging, voorraadbeheer en klachtenafhandeling worden ondersteund. De inzet van SalesManager Online zorgt voor minder dubbel werk en verkleint de kans op fouten. Daarnaast wordt data vanuit verschillende bedrijfsprocessen centraal opgeslagen, waardoor het makkelijker is om informatie met collega’s te delen. Dit zorgt uiteindelijk voor een efficiëntere werkwijze, waardoor er volop aandacht kan worden gegeven aan wat echt belangrijk is: het beter en sneller helpen van je klanten. 

Kortom, SalesManager Online stroomlijnt de interne processen en draagt bij aan het beschermen van waardevolle bedrijfsinformatie en het beter bedienen van je klanten. Meer weten over de voordelen SalesManager Online ERP en CRM? Lees dan hier onze vorige blog.

Vertaal je data naar inzichten en actie 

Door het registreren van alle activiteiten binnen een organisatie worden dagelijks grote hoeveelheden data geproduceerd. SalesManager Online zorgt voor structuur en overzicht, maar hoe haal je uit die enorme berg de data die je nodig hebt om op te kunnen sturen? 

Door de inzet van Business Intelligence Powered by Qlik wordt al je data vertaald naar concrete rapportages. Met Qlik maak je in een handomdraai overzichten en visualisaties van al je KPI’s, zoals complexe besteladvieslijsten of omzetoverzichten. 

Op basis van de de inzichten die worden verkregen door de rapportages kan het management of de directie concrete strategieën uitzetten en deze vertalen naar acties voor de werknemers. Hiervoor dient wel eerst de rapportage-behoefte te worden bepaald. Heeft de klant een duidelijk idee over welke data belangrijk is om terug te zien in de rapportage? Weet de klant in welk format hij de data gepresenteerd wil krijgen? In dat geval richten wij Qlik precies zo in als gewenst en worden de rapportages opgeleverd op basis van de specificaties van de klant. Is er een minder duidelijk beeld van welke data het meest relevant is en hoe deze gegevens in de rapportages gepresenteerd moeten worden? Dan kunnen wij door de inzet van één van onze ervaren business consultants meedenken over het optimaliseren van de inhoud en de vorm van de rapportages. Op deze manier helpen wij onze klanten betere beslissingen te maken, gebaseerd op harde data uit de dagelijkse praktijk en zorgen er daarmee samen voor dat de klant nog succesvoller wordt.

Hoe werkt het?

Qlik haalt de database van Salesmanager Online binnen en presenteert de data vervolgens in de vooraf gedefinieerde rapportages. Het gaat dus niet alleen om welke data er in de rapportage zit, maar ook om de manier waarop de data inzichtelijk wordt gemaakt. Voorbeelden van gegevens waarop gerapporteerd kan worden zijn: omzetcijfers (per productgroep, regio, periode enz), servicemeldingen (doorlooptijden, openstaande meldingen), voorraadinformatie (bestelbehoefte, doorlooptijden), salesrapportages (leads, offertes, pijplijn) en nog veel meer. Met Qlik maak je in een handomdraai overzichten en visualisaties van al je KPI’s.  Dankzij de naadloze integratie tussen Qlik en SalesManager Online kunnen alle gegevens die in de SalesManager-database van de klant aanwezig zijn worden weergegeven in de rapportagetool van Qlik. Meer weten over de voordelen van Business Intelligence Powered by Qlik? Lees het hier!

Meer weten over hoe dit jouw organisatie kan helpen? Wij helpen graag bij het samenstellen van de optimale rapportages, dus neem gerust contact met ons op, zodat we de mogelijkheden kunnen bespreken.

ERP voor het magazijn

Een van de krachten van een ERP-systeem is dat het zorgt voor een optimalisatie slag van alle afdelingen. Dit komt doordat het ERP-systeem verschillende bedrijfsprocessen inzichtelijk maakt en moeiteloos informatie deelt binnen het gehele bedrijf. Om een wat duidelijker beeld te creëren van wat het ERP-systeem nou concreet doet, bespreken we in deze blog de features met als focus: het magazijn. 

Het magazijn is het belangrijkste aspect in de supply chain. Door de vele veranderingen gedurende de dag in het magazijn, gaat het overzicht gemakkelijk verloren. Denk hierbij aan binnenkomende goederen, uitgaande orders, retour orders, goederen op verschillende magazijnlocaties, beschadigde voorraad, etc. Een goed overzicht is dus van essentieel belang. 

Wat doet het ERP-systeem?
Door het automatiseren van werkprocessen, zoals; picking, verpakken, ontvangen en verzenden van producten en het bijhouden van inventaris, wordt alles nauwkeurig bijgehouden en ontstaat er een uitgebreid overzicht voor alle afdelingen. Inkopers weten precies wanneer er besteld moet worden, finance kan de juiste facturen opstellen en versturen en het management krijgt meer controle en inzicht in de bedrijfsprocessen. 

Voordelen
Het ERP-systeem zorgt voor complete controle over alle processen in het magazijn. Het visualiseert als het ware de logistieke processen en supply chain in het magazijn. Maar het kent ook andere voordelen, we zetten ze kort op een rijtje: 

• Efficiënter werken:
  Door het overzicht in de verschillende processen binnen het magazijn, kan er eenvoudig inzicht worden verkregen in de werkdruk. Zijn er veel orders of wordt er grote drukte verwacht? Dan kan er meer personeel worden ingezet. Op deze manier is er nooit te veel of te weinig onnodig personeel.

• Minder kosten:
  Doordat alle processen binnen het magazijn in kaart worden gebracht, wordt alles optimaal benut. Er wordt bijvoorbeeld gelet of een product bijna op zijn maximale houdbaarheidsdatum zit, maar ook picken met registratie van serie- of batchnummer wordt ondersteund. Het optimaliseren van deze processen zorgt ervoor dat er geen onnodige kosten worden gemaakt. 

• Digitaal inzicht: 
  SalesManager Online geeft inzicht in alle processen die zich binnen het magazijn afspelen. Omdat wij bij SalesManager maar al te goed weten dat elk bedrijf anders is, bieden wij een opmaat gemaakt plan aan. Heeft jouw bedrijf bijvoorbeeld rijdende voorraad? Geen probleem, ook dit kan inzichtelijk worden gemaakt.  Alles om maar zo effectief mogelijk te werk te gaan. 

• Orderpicken:  
  Door te werken met een barcode systeem, worden producten eenvoudig gescand tijdens het picken. Dit voorkomt onnodige fouten. Tevens zorgt dit voor een realtime bijhouden van de voorraad. Heeft iets de minimale hoeveelheid bereikt, dan krijgt inkoop hier automatisch een melding van. Is de order compleet? Dan wordt deze automatisch van de laadlijst afgehaald en voorzien van de juiste status. 

 Dit zijn enkel de mogelijkheden van het ERP-systeem met focus op het magazijn. Benieuwd wat nog meer tot de mogelijkheden behoord, bekijk ze hier. Of neem vrijblijvend contact op met alex@salesmanager.nl. Dan zoeken we samen naar een opmaat gemaakte oplossing voor jouw bedrijf. 

Verwerken van facturen in SalesManager

Deze week een ander soort blog. Namelijk een repost vanuit Basecone, bekijk hier het orginele artikel. In deze blog legt Basecone uit hoe de koppeling met SalesManager werkt en hoe dit kan bijdragen aan een betere boekhouding.

Wat is Salesmanager?

Komen er veel facturen binnen in je bedrijf? Maak het makkelijk voor jezelf met de inzet van Basecone en SalesManager. Basecone scant en herkent de inkoopfacturen. SalesManager haalt deze ingescande facturen real-time op. Inkoopfacturen worden zo efficiënter beheerd. Door de integratie met Basecone worden de inkoopfactuur en inkooporder plus eventuele pakbon(en) naast elkaar getoond en gematcht in SalesManager. Je controleert of alles klopt en laat de inkoopfactuur doorboeken naar bijvoorbeeld Twinfield of Exact Online. Niet kloppende inkoopfacturen worden als niet betaalbaar naar de boekhouding doorgezet. De combinatie van Basecone met SalesManager zorgt voor een grote efficiencyslag in het inkoopproces. 

Hoe koppel je Salesmanager aan Basecone?

Om SalesManager aan Basecone te koppelen heb je de rol van Supergebruiker nodig in Basecone. Neem contact op met SalesManager om deze koppeling tot stand te brengen.

Met welke boekhoudpakketten kan dit?

SalesManager en Basecone koppelen beide met Exact Online en Twinfield. Met beide pakketten kun je inkoopfacturen via Basecone verwerken naar SalesManager, en boeken in het boekhoudpakket. Voor beide boekhoudpakketten zijn er een aantal zaken waar je op moet letten:

Exact Online:

• Leveranciersbeheer vindt plaats in Exact Online. Er kunnen geen leveranciers worden aangemaakt in Basecone. Is er een nieuwe leverancier, dan moet deze eerst in Exact Online worden aangemaakt. Bij het aanmaken in Basecone wordt een leverancier niet direct naar SalesManager gesynchroniseerd.

• Wanneer een leverancier is aangemaakt in Exact Online, moet deze worden gesynchroniseerd met SalesManager.

• Wanneer een leverancier uit het boekhoudprogramma wordt verwijderd, moet er in Basecone een volledige synchronisatie plaatsvinden om de leverancier uit Basecone te halen. Deze kun je aanvragen via support@basecone.nl

Twinfield:

• Contactbeheer vindt plaats in Salesmanager i.c.m. Twinfield. Er kunnen geen contacten worden aangemaakt in Basecone indien er wordt geboekt op deze leverancier in SalesManager. Als er een nieuwe leverancier is, moet deze eerst in SalesManager worden aangemaakt.

• Wanneer een leverancier (contact) is aangemaakt in SalesManager, wordt deze direct gesynchroniseerd met Twinfield. Vervolgens wordt de leverancier vanuit het boekhoudprogramma naar Basecone gesynchroniseerd. Basecone synchroniseert om de 15 minuten de leveranciers.

• Wanneer een leverancier uit het boekhoudprogramma wordt verwijderd, moet er in Basecone een volledige synchronisatie plaatsvinden om de leverancier uit Basecone te halen. Deze kun je aanvragen via support@basecone.nl (vermeld daarbij de administratienaam en -code)

Hoe verwerk je een factuur naar SalesManager?

Als de koppeling met SalesManager is gemaakt, zie je in het validatiescherm de knop Verwerk. Dit is linkerknop in onderstaande afbeelding, met de pijl in de wolk erop.

Via een druk op deze knop verwerk je een inkoopfactuur in SalesManager. Bij het verwerken van facturen naar SalesManager zijn er een aantal aandachtspunten:

• Verzamelfacturen over meerdere projecten of leverbonnen moeten worden gespreid over meerdere factuurregels in Basecone.

• Wanneer de factuur geen directe kosten op een project betreft, boek je de factuur direct door naar Exact Online of Twinfield, via de normale boekingsknop.

• Wanneer het een factuur betreft waar zowel directe als indirecte kosten op staan,
  moeten de kosten op meerdere factuurregels worden uitgesplitst.

Overigens kun je ook via de normale knop "Boeken" facturen direct vanuit Basecone naar Exact Online en Twinfield doorboeken, indien dit geen projectgerelateerde factuur betreft.

Meer weten over de koppeling of ons ERP-systeem? Neem dan vrijblijvend contact op met Alex via: Alex.werner@salesmanager.nl

Bron: https://support.basecone.com/nl/articles/3000542-verwerken-van-facturen-in-salesmanager

Vijf praktische tips voor beter voorraadbeheer

Te weinig voorraad voorkomen we liever, maar te veel voorraad is ook niet ideaal! Als er nu een klant belt voor een order, weet jij dan precies hoeveel je kan en mag verkopen? En is de inkoopafdeling direct op de hoogte als producten opnieuw besteld moeten worden? Na de video hebben wij 5 praktische tips op een rijtje gezet voor beter voorraadbeheer. Bekijk ze nu!

1. BARCODING

Mensen maken fouten. Zeker bij het picken van artikelen of tellingen ervan in een magazijn. Voorkom veel van de problematiek van artikelbeheer door het inzetten van Barcodes. Een goed voorraadbeheer systeem moet in staat alle facetten van goods handling van het inslag van inkomende goederen tot het verzenden van orders naar klanten te ondersteunen. SalesManager Online stelt je in staat je hele voorraad te verzorgen van Barcodes. De ROI hiervan is merkwaardig; inslag en uitslag processen worden behoorlijk versneld en de kansen op foutieve handelingen aanzienlijk verminderd.

2. LEAD TIMES IN DE GATEN HOUDEN

De hoeveel tijd het kost voor een bestelling geleverd te krijgen heet de Lead Time. Met SalesManager Online kan je Productie en Shipping tijden van artikelen per leverancier vastleggen. Bij het berekenen van een Bestel Advieslijst nemen wij rekening met de Lead Time per bestelling mee.

3. ZET MAX VOORRAAD NIVEAUS PER ARTIKEL

Zorg dat je niet teveel voorraad van een artikel hebt. Zet een maximum dat je wil voor een bepaalde artikel in je warenhuis hebben. Pas het regelmatig aan als je bijvoorbeeld te maken hebt met seizoengebonden verkoop.  Teveel voorraad zorgt voor extra storage kosten en overhead en snoept onnodig in je cashflow.

4. SNELLERE BACKORDER VERWERKING

 Hoe sneller je kan leveren hoe meer effectiever je gebruik maakt van je voorraad. Artikelen die blijven liggen terwijl klanten bestellingen voor ze geplaatst hebben is funest. Door het inzetten van het Advance Shipping Notification (ASN) proces van SalesManager Online kunnen al la minute picklijsten gegenereerd worden zodra een nieuwe zending binnenkomt. Dit zorgt niet alleen voor betere turnaround van je voorraad maar ook voor happy klanten!

5. FORECASTING

 Forecasting is moeilijk, maar levert toch heel veel op. Probeer met Sales uitzicht te krijgen in het toekomstige order boek. Verkopers schilderen altijd een veel mooiere beeld van de pipeline dan wat de werkelijkheid is. Door het inzetten van SalesManager Business Intelligence voor Stock Forecasting, kunnen organisaties veel beter inschatten en op tijd bestellen voor toekomstige trajecten op basis van de historische data in het ERP systeem.

EN BESTEL ADVIESLIJSTEN

Al de bovenstaande tips leiden uiteindelijk dat ook de inzet van bestel advieslijst functionaliteit mogelijk is. Dit biedt inkopers real-time inzicht in wat er voor een bepaalde periode besteld moet worden op basis van de sales forecast, de open orders en de reeds geplaatste inkoop orders en relevante artikel informatie. Inkopers ontvangen automatisch een bestelsignaal als producten opnieuw besteld moeten worden.

Serienummers tracken: alles wat je moet weten

Serienummers worden steeds belangrijker in het dagelijks leven. Niet alleen zijn ze essentieel voor het bezorgen van pakketten (of als dit juist niet gebeurt). Ze zijn ook van belang bij het beheren van je voorraad. Benieuwd hoe het tracken van serienummers werkt en het ingezet kan worden voor jouw bedrijf? Lees dan snel verder! 

Wat zijn serienummers?

Serienummers zijn unieke nummers, ze kunnen bestaan uit cijfers maar kunnen ook een combinatie zijn met letters en symbolen. Deze code is uiteindelijk gekoppeld aan een product of element. In het systeem bevat de code informatie over wanneer het product is gemaakt en andere data die van belang kan zijn voor de levenscyclus van het product. Denk bijvoorbeeld aan onderhoudsafspraken en verkoopinformatie.

Serienummers en batchnummers 

Serienummers en batchnummers zijn verschillend van elkaar, batchnummers worden gebruikt voor meerdere producten die meestal tegelijkertijd zijn geproduceerd. Bijvoorbeeld in de voedsel- en medische industrie. Vaak spelen wettelijke vereisten hierbij een rol, denk bijvoorbeeld aan het verplicht vastleggen van de houdbaarheid van een product en moeten ze traceerbaar zijn. Een serienummer, daarentegen, representeert één enkel product. Deze worden vaak gebruikt voor apparatuur, aan dit nummer kan bijvoorbeeld een onderhoudscontract worden gekoppeld. 

Waarom serienummers?

1. Terugroepacties 

   Een terugroepactie kan altijd gebeuren. Denk bijvoorbeeld aan een productiefout. Zonder serienummers is er geen beginnen aan. Met serienummers kun je eenvoudig tracken waar de foute producten zitten en ze isoleren. 

2.  Wettelijk vereist 

   Soms is het gebruik van serienummers geen kwestie van risicobeperking, maar eerder van wettelijke naleving. Denk bijvoorbeeld aan auto’s of telefoons. 

3.  After-sales, garanties en onderhoud

   After-sales, garanties en onderhoud zijn beter te overzien door het gebruik van serienummers. Door serienummers in te zetten kun je de juiste service bieden. Zo weet je altijd wanneer het tijd is voor een onderhoudsbeurt of wanneer mensen toe zijn aan nieuwe producten. 

4.  Serienummers en veiligheid          

   Ook maken serienummers gestolen goederen moeilijker verkoopbaar. Het zorgt dus voor een extra stukje veiligheid voor jouw producten. Een gestolen product kan eenvoudig worden teruggebracht naar de koper. 

5.  Voorraadbeheer

   Serienummers zorgen voor het beheren van de voorraad tot op productniveau. Op zoek naar een specifiek product? Door het serienummer te tracken kan je het product eenvoudig traceren. Dit bespaart veel tijd.  

Benieuwd hoe serienummers jouw bedrijf kunnen helpen? Neem dan geheel vrijblijvend contact met ons op of vraag een demo aan.

Nieuwe release

Maak kennis met de nieuwe look van SalesManager Online

Afgelopen maanden heeft onze UI designer David Kempenaar hard gewerkt aan een nieuwe impressie voor de online omgeving van onze software. Nadat David eerst de website heeft voorzien van een nieuwe look was nu de software zelf aan de beurt.

Wat is er nieuw?
De voor het oog zichtbare vernieuwingen zijn de kleuren en de nieuwe iconen. Vanaf de nieuwe update is het mogelijk om de kleuren binnen de SalesManager Online omgeving aan te passen. Kies bijvoorbeeld een kleur die past bij de huisstijl van jouw bedrijf.

Naast dat de listviews nu aanpasbaar zijn in kleur, kun je ze vanaf nu ook eenvoudig exporteren. Als je in een lijst op de rechtermuisknop klikt verschijnt de optie ‘Export’. Hiermee kun je met één druk op de knop de lijst met offertes, orders of facturen exporteren naar Excel.

Verder is er een homeknop toegevoegd in de navigatiebalk, waardoor je nog eenvoudiger terug kan keren naar het hoofdscherm. Ook is het nu mogelijk om door middel van CRTL + S eenvoudig en snel gegevens op te slaan, denk bijvoorbeeld aan een nieuw ingevoerde offerte of order. Bovendien is de indeling van de schermen geoptimaliseerd, zodat er nu optimaal gebruik wordt gemaakt van de beschikbare ruimte.

In het kort:

• Mogelijkheid om de listviews te personaliseren met eigen kleuren

• Exporteer listviews eenvoudig en snel met de nieuwe exportfunctie

• Homeknop

• Opslaan met CRTL + S

• Geoptimaliseerde schermindeling

Twinfield koppeling
Ook bij onze partner Twinfield wordt er volop doorontwikkeld en dit betekent dat Twinfield binnenkort volledig over zal gaan op OAuth2. Dit is een techniek die er op de achtergrond voor zorgt dat u als gebruiker veilig kunt inloggen. Voor de gebruiker zal er in de praktijk niets veranderen, omdat wij binnen SalesManager al de nodige aanpassingen hebben gemaakt om de overgang naar OAuth2 soepel te laten verlopen. Hierdoor blijft de koppeling met Twinfield werken zoals jullie van ons gewend zijn.

Brexit, waar moet je op letten?
Sinds 2021 behoort het Verenigd Koninkrijk niet meer tot de E.U. lidstaten.
Dit heeft ook gevolgen voor de BTW bepaling binnen Salesmanager, in het nieuwe jaar is er namelijk geen sprake meer van intracommunautaire transacties. Om ervoor de zorgen dat de juiste BTW bepaling gehanteerd wordt moet de volgende instelling aangepast worden. Zorg ervoor dat dit gebeurt nadat alle facturen voor 2020 gemaakt zijn.

1. Navigeer naar Onderhoud (Maintenance)

2. Klik in de navigatiebalk op Tabellen (Tables)

3. Zoek de landen (Country) tabel op

4. Selecteer het Verenigd Koninkrijk

5. De-activeer het vinkje bij E.U.-lid

6. Sla de wijziging op

Vanaf wanneer ?
U zult binnenkort een mail van ons ontvangen met daarin een aantal simpele stappen die u moet doorlopen in uw SalesManager omgeving om ervoor te zorgen dat de koppeling met Twinfield optimaal blijft functioneren.

Voordelen van een ERP-systeem

Het besluit of jouw organisatie wel of niet gebruik moet maken van een ERP-systeem is lastig. Aan de ene kant wil je zorgen voor groei en innovatie binnen jouw bedrijf. Aan de andere kant wil je niet dat iets niet het gewenste succes heeft voor jouw bedrijf. De vraag blijft dus, is een ERP-systeem de investering waard?  Om jou daarbij te helpen zetten we in deze blog de voordelen van een ERP-systeem op een rijtje. 

 Of je bedrijf nu groot of klein is, een ERP-systeem levert verschillende voordelen op. Een ERP-systeem maakt informatie uit verschillende bedrijfsprocessen inzichtelijk en vereenvoudigt deze informatie, zodat het deelbaar is met collega’s. Meer weten over de werking van een ERP-systeem, klik hier. 

Voordelen 

ERP-systemen kunnen vele voordelen opleveren voor een organisatie. Ze zorgen ervoor dat interne processen gestroomlijnder lopen en beschermen waardevolle bedrijfsinformatie. Hieronder lichten we toe hoe een ERP-systeem de dagelijkse werkzaamheden verbeteren en waarde toevoegen op de lange termijn. 

1. Maken je IT kosten overzichtelijk 

   Ondanks dat een ERP-systeem een grote investering kan zijn, maakt het je IT kosten wel veel overzichtelijker. In plaats van je geld uitgeven aan verschillende programma’s bij verschillende leveranciers, zijn je kosten nu gebundeld en overzichtelijk. Een ERP-systeem kan bestaan uit verschillende functionaliteiten zoals CRM, boekhouden met behulp van een integratie met Twinfield, urenregistratie, projectmanagement en servicemanagement. Desalniettemin, is de invulling van jouw ERP-systeem modulair. Dit betekent dat je enkel voor de functionaliteiten kiest die ook daadwerkelijk voor jouw bedrijf van belang zijn. 

2. 360 graden inzicht 

   Een ERP-systeem geeft inzicht in de belangrijkste processen binnen een bedrijf. Het maakt het inzichtelijk, begrijpelijk en vertaalt het naar kansen. Dit wordt vaak gezien als het grootste voordeel van een ERP-systeem. Zo blijf je bijvoorbeeld ten alle tijden op de hoogte van de voorraad, hierin worden zelfs de reeds verkochte en nog te ontvangen voorraad mee ingerekend. Zo weet je dus altijd wat je nog kan verkopen. 

3. Beter visualisatie

   Door Business Inteligence powered by Qlick worden in een handomdraai jouw KPI’s gevisualiseerd en inzichtelijk gemaakt. Het is een onmisbaar middel om antwoord te krijgen op cruciale vragen die je concurrentievoordeel opleveren. Complexe data worden eenvoudig handelbaar door visualisatie. Denk bijvoorbeeld aan besteladvieslijsten voor inkoop, lopende projecten of omzet. 

4. Klantenservice

   Niet alleen jouw bedrijf, maar ook dat van je klanten hebben baat bij jouw ERP-systeem. Klantinformatie wordt namelijk in de Cloud opgeslagen. Hierdoor kunnen medewerkers met bevoegdheid sneller bij de juiste informatie en klanten sneller helpen. En kan er worden gefocust op het onderhouden van een relatie in plaats van elke keer opnieuw opbouwen. Daarnaast beidt SalesManager Software ook een self service portal, hierop kunnen klanten zelf bijvoorbeeld de status van een uitstaande melding inzien. 

5. Gestandaardiseerde processen 

   Door de inzet van workflow manager worden workflows geautomatiseerd. Dit leidt tot meer snelheid, nauwkeurigheid en is bovendien kostenefficiënt. De workflow manager haalt signalen uit de verschillende stappen van de workflow en begeleidt de gebruiker door de vervolgstappen. Dit wordt gedaan op basis van taakroutering, ook wel workflow automatisering. Een workflow zijn dus repetitieve werkzaamheden waarbij je de gebruiker ondersteund om consequent te handelen en te voldoen aan de afgesproken werkprocessen of afspraken met klanten. De workflow manager is dus ontwikkeld om eenvoudige tot complexe bedrijfsprocessen te ondersteunen. Een aantal concrete voorbeelden van workflows voor een salesafdeling zijn bijvoorbeeld:

• Follow-ups van beurzen

• Marketingcampagnes 

• De afhandeling van informatieverzoeken.

In deze blog hebben we de belangrijkste voordelen van een ERP-systeem voor jou op een rijtje gezet. Mocht je nog vragen hebben of ben je benieuwd hoe een ERP-systeem toegevoegde waarde kan leveren voor jouw bedrijf neem dan gerust contact met ons op!  

Productief samenwerken in de Cloud

Waar ligt jouw uitdaging? Het optimaliseren en/of beheren van de keten, of wil je de overstap maken naar de cloud? In deze blog leggen we je graag de voordelen uit van onze ERP-systemen. Start vandaag nog de digitalisering van jouw bedrijf

Wat is ERP
Een ERP-systeem maakt informatie vanuit verschillende bedrijfsprocessen inzichtelijk en vereenvoudigt het delen van deze informatie met bijvoorbeeld collega’s. Dit maakt werken op verschillende locaties niet alleen makkelijk maar zorgt er ook voor dat je klanten beter en sneller kunt helpen. Het ERP-systeem zorgt dus dat alle betrokkenen toegang hebben tot bijvoorbeeld Ordermanagement, Warehouse Management (WMS), leveringen, etc. Het ERP-systeem kan worden ingericht met een eigen ‘roadmap’. Hiermee breng je de behoefte van jouw collega’s in kaart en krijg je gerichte controle over de bedrijfsprocessen die voor jouw bedrijf van belang zijn. Kortom, een opmaat gemaakt plan voor de optimalisatie van jouw bedrijfsprocessen om productief samen te kunnen werken in de cloud.

De kracht van ERP
De kracht van een ERP-systeem zit hem niet enkel in de optimalisatie of het werken in de cloud. Wanneer het ERP-systeem samenwerkt met onderdelen zoals een CRM-systeem, webshop of klantenportaal neemt de effectiviteit exponentieel toe. Elk bedrijf is uniek en heeft zijn eigen specifieke behoefte. Samen maken wij een uniek plan voor de optimalisatie van jouw bedrijf en voorzien wij jouw collega’s in hun behoefte. Hieronder een greep uit de mogelijkheden:

• Verkooporders
  Verkoop kan hectisch zijn. Door verkooporders als feature toe te voegen aan het ERP-system worden e-mails automatisch doorgestuurd met verwachte leverdatum. Indien er niet voldoende voorraad is, wordt hier automatisch een signaal van verstuurd naar de inkoopafdeling. Kun je hulp gebruiken bij het verwerken van orders, automatiseer je ordermanagement dan met ons ERP-systeem.

• Orderpicking
  Bij drukte kan een magazijn snel onoverzichtelijk worden. Door misgrijpen of het picken van verkeerde producten komen marges onder druk te staan. Structuur geeft overzicht, door Picker, onze orderpicking App toe te voegen wordt alles in app overzichtelijk gemaakt.

• Verkoopfacturen
  Factureer direct wanneer de goederen worden geleverd! Toch wordt dit vaak uitgesteld, wat ten koste gaat van de liquiditeit. De factuur wordt immers pas betaald als deze ontvangen is. Maak en verstuur automatisch een factuur direct na verzending van de order en ontvang betalingen sneller. De facturatie kan één voor één of tegelijk in batch afgehandeld worden. En natuurlijk, alles digitaal!

• Inkooporders
  Alle afdelingen zijn afhankelijk van informatie uit het inkoopproces. Vooraf nadenken over een inkoopstrategie vermindert niet alleen inkoopkosten en inkoopprijzen maar levert de rest van je organisatie belangrijke inzichten om betere beslissingen te maken. Door inkooporder als feature toe te voegen wordt het inkoopproces inzichtelijk voor alle collega’s.

• Boekhouding
  Financiële administratie is een vak apart, tegelijkertijd niet los te zien van de rest van de organisatie. Streef daarom naar een optimale samenwerking tussen uw financiële boekhoudsoftware en uw bedrijfsprocessen zodat u ongehinderd gegevens kunt uitwisselen. SalesManager Online omvat standaard een vergaande koppeling met Twinfield.

• Advanced Shipping Notice
  Advance Shipping Notice (ASN) is een bericht dat SalesManager Online stuurt indien er wijzigingen zijn in de leverdatum van lopende orders. De ASN zorgt ervoor dat je beschikbare voorraad optimaal wordt ingezet voor het uitleveren van verkooporders en je op tijd (Just in Time) het inkoopproces kunt aansturen. Hierdoor kunnen de kosten van dure voorraad geoptimaliseerd worden.

Uiteraard zijn dit maar een aantal mogelijkheden die het ERP-systeem van SalesManger Online biedt. Benieuwd wat nog meer tot de mogelijkheden behoord, bekijk ze hier. Of neem vrijblijvend contact op met alex@salesmanager.nl. Dan zoeken we samen naar een opmaat gemaakte oplossing voor jouw bedrijf.

Procurement

In deze blog leggen wij je uit wat procurement is. Procurement wordt ook vaak aangeduid als P2P of Purchase to Pay. Daarnaast leggen we je uit hoe procurement een toegevoegde waarde kan zijn voor jouw bedrijf.

Wat is Procurement?

Procurement kan worden omschreven als alle activiteiten vanaf het inkoopproces tot en met de levering van de goederen, oftewel Purchase to Pay. Procurement is breder dan enkel het inkoopproces, het houdt zich namelijk ook bezig met bijvoorbeeld voorraadbeheer. Op deze manier worden producten dus altijd op tijd ingekocht en grijp je nooit meer mis. Dit wordt mogelijk gemaakt door de besteladvies functionaliteit. Op basis van bepaalde parameters (minimum voorraad, openstaande orders, doorlooptijd) kun je een besteladvies draaien. Het besteladvies genereert een voorstel van wat je in moet kopen. Vanuit het besteladvies kun je ervoor kiezen de inkooporder(s) meteen aan te maken en te plaatsen bij de juiste leverancier(s).

Van inkoop tot verkoop

Procurement gaat verder dan enkel het inregelen van het inkoopproces. Procurement betekent strategisch nadenken over het inkoopproces en ervoor zorgen dat de manier van inkopen in lijn is met de strategie van de gehele organisatie. Door het toepassen van procurement heeft een organisatie op elk moment de juiste goederen en diensten ter beschikking die nodig zijn voor een succesvolle bedrijfsvoering. Vooral bedrijven met verschillende opslaglocaties of die inkopen bij verschillende leveranciers kunnen veel baat hebben bij een procurement oplossing. Door het afsluiten van inkoopcontracten en het uitonderhandelen van de beste deals met je leveranciers zorg je ervoor dat de goederen die nodig zijn voor het uitvoeren van de strategie van het bedrijf te allen tijde beschikbaar zijn in de juiste hoeveelheden en tegen een zo scherp mogelijke prijs. Procurement helpt hierbij door inzicht, overzicht en structuur in het inkoopproces aan te brengen.

Een stapje verder 

Een goed systeem is je altijd een stapje voor. Zo is het mogelijk om binnen SalesManager het proces per business unit of afdeling in te regelen. Hierdoor worden inkoopaanvragen altijd op tijd en door de juiste persoon goedgekeurd. Daarnaast is het ook mogelijk om autorisaties te verlenen. Inkooporders boven een bepaald bedrag moeten vaak eerst goedgekeurd worden door een inkoopmanager of iemand uit de directie. Deze autorisatieflow kan in SalesManager Online worden ingeregeld, waarbij het mogelijk is om met verschillende limieten en verschillende autorisators te werken. 

Procurement van SalesManager Online sluit uiteraard aan bij de andere modules, zoals CRM en ERP. Dit zorgt ervoor dat inkooporders direct vanuit het systeem te plaatsen zijn bij de juiste leveranciers en dat verder alle benodigde informatie, zoals inkoopaanvragen, offertes en prijsafspraken in één omgeving beschikbaar zijn. Dit zorgt voor een optimale ondersteuning van het inkoopproces en voegt daarmee waarde toe aan de totale keten van de organisatie. 

Klik hier om de onderdelen behorend bij SalesManager Online Procurement te bekijken.

Basecone Scan en Herken!

Een handige tool die wij inzetten voor het verwerken van de inkoopfacturen is Basecone Scan en Herken. Via Basecone worden de inkoopfacturen zoals je deze hebt ontvangen van je leverancier gescand en gematcht tegen de inkooporder- en levering. 

 Nadat je een inkooporder hebt geplaatst gebeuren er een aantal dingen:

1. De ontvangst van je inkooporder. Je wilt hierbij controleren of a) de pakbon overeenkomt met wat je hebt besteld (de inkooporder) en b) je hebt ontvangen wat je hebt besteld, dus komt de pakbon overeen met wat er in de doos zit?

   Als dit beide het geval is boek je de order binnen en wordt deze toegevoegd aan de voorraad. (dus fysiek in het magazijn worden de spullen in de juiste stelling gezet en in je ERP wordt je voorraadpositie opgehoogd.)

2. Je ontvangt een inkoopfactuur en hierbij wil je weten of de factuur overeenkomt met de order. Er is dus sprake van 3-way matching: order – pakbon – factuur deze matching vindt plaats via Basecone. 

3. Als alles overeenkomt gaat het door naar de boekhouding (wordt een openstaande inkooppost gecreëerd) en kan de betaling worden voldaan. Als er iets niet klopt (factuur klopt niet met order of geleverde spullen (pakbon) komt niet overeen met order) dan kan er contact opgenomen worden met de leverancier om te kijken wat er mis is gegaan.

Meer weten over de inzet van een ERP systeem voor jouw bedrijf? Download dan nu onze whitepaper. Hierin staat alles beschreven wat wij aanbieden voor het handelsbedrijf, Heb je vragen? Neem dan contact op met Alex. 

Verbeter de klantervaring

Zoals in de vorige blog besproken draagt het op de juiste manier inregelen van het servicemanagement bij aan positieve klantervaring. Om de ervaring van de klant nog beter te maken bespreken wij in deze blog het selfservice portaal en de service app. Deze features zijn onderdeel van servicemanagement van SalesManger Online. 

Service portaal 

Servicemanagement van SalesManager Online kan uitgebreid worden met het selfservice portaal. Hiermee verhoog je de servicegraad voor je klanten. Klanten kunnen 24/7 meldingen plaatsen en de status van uitstaande meldingen bekijken en desgewenst updaten. Ook zijn er FAQ's beschikbaar en kunnen klanten zo mogelijk zelf een oplossing voor hun probleem vinden. Naast meer service voor de klanten zorgt de inzet van het portaal ervoor dat de servicemedewerkers ontlast worden. Het portaal kan naar eigen wens worden ingericht, bijvoorbeeld volgens de look-and-feel van jullie bedrijfswebsite. 

De service app 

De service app is dan wel niet iets waar de klant direct mee te maken heeft, maar verhoogd wel de servicegraad aanzienlijk. De service app kent namelijk vele voordelen voor de servicemonteur, zo krijgt hij bijvoorbeeld een melding wanneer er een nieuwe klus is. Maar er zijn nog meer voordelen, deze zetten wij voor je op een rijtje: 

• Inzicht in planning en kosten 

  De servicemonteur kan offline zijn uren schrijven. Automatisch kan worden bijgehouden hoe lang hij met een klus bezig is en wat de reistijd is geweest. Dit kan natuurlijk direct aan een tarief worden gekoppeld zodat je direct zicht krijgt op de kosten.

• Eenvoudig en snel documenteren 

  Eenvoudig kunnen er foto’s worden opgenomen van voor en na de klus. Zijn er artikelen gebruikt uit de voorraad? Dan wordt dit direct afgeschreven. Moet er iets nagestuurd worden? Dit kan natuurlijk ook meteen worden doorgeven. Zo wordt de servicemonteur optimaal ontlast. 

• Direct ondertekenen bij de klant 

  De monteur kan de klant digitaal laten tekenen. Bij een internetverbinding worden alle gegevens naar de server gestuurd en wordt er een werkbon naar de klant gemaild. Even geen verbinding? De werkbon wordt tijdelijk geparkeerd en alsnog verzonden zodra er wel verbinding is. Door de snelle verwerking van een akkoord zal er eerder gefactureerd kunnen worden.

 Bovenstaande functies zijn enkel twee mogelijkheden van het servicemanagementpakket van SalesManager Online. Benieuwd naar de overige features? Download onze service whitepaper of neem contact op met Alex. 

CRM

CRM, oftewel Customer Relationship Management, vormt de basis op het gebied van relatiemanagement. Op deze manier wordt de relatie beheerd en ontstaat er overzicht in de interactie met de (potentiële) klant. Het CRM-systeem kan worden gebruikt voor contactbeheer, sales management, servicemanagement of projectmanagement. In deze blogpost leggen we je alle voordelen uit van het CRM-systeem van SalesManager Online.

Wat is CRM 

Het CRM-systeem geeft dus inzicht in klantinformatie, klantinteracties en klant opportunity’s. Dit is niet alleen van toegevoegde waarde voor accountmanagers, maar voor iedereen binnen de organisatie. De benaming van een CRM-systeem brengt soms wat verwarring met zich mee. Zo kent het verschillende namen, zoals CRM-software of CRM-pakket. Deze namen komen allemaal op hetzelfde neer.

De kracht van CRM 

CRM is dé manier om klanten optimaal van dienst te zijn. Van het automatisch opmaken van gepersonaliseerde campagnes en mailinglijsten tot het opvolgen van leads en het opmaken en opvolgen van offertes. Maar hoe doet een CRM-systeem dat? Een CRM-systeem tilt klantrelatiebeheer naar een hoger niveau, omdat een CRM-systeem in staat is om de interessegebieden van klanten te herkennen en te registreren. Hierdoor kan er naadloos worden ingespeeld op de customer journey van een specifieke klant. Dit stelt je dus in staat om op het juiste moment interactie aan te gaan met de klant en hem te voorzien van relevante informatie. Concreet betekent dit dat er een zeer efficiënte manier van communicatie ontstaat. Deze communicatie resulteert in maatwerk voor de klant. Waardoor de klanttevredenheid en commerciële success rate toe zal nemen. Daarnaast kent het CRM-systeem ook nog vele andere voordelen, zoals:

• Beter inzicht in klantgegevens

• Betere klantenservice

• Efficiëntere verkoopcyclus

• Hogere productiviteit

• Beter inzicht in voortgang en doelen

De SalesManager CRM app

Bij SalesManager weten we hoe belangrijk het is om klanten op het juiste moment te voorzien van de juiste informatie. Dit vraagt soms om veel flexibiliteit. Daarom heeft ons team hard gewerkt aan de ontwikkeling van de SalesManager CRM app, beschikbaar voor zowel Android als iOS. Hierdoor kan je altijd en overal, zowel online als offline, bij de relevante data. Met de CRM-app heb je altijd alle klanten, contactpersonen, afspraken en taken beschikbaar op jouw mobiel of tablet. Vanuit de app kun je klanten bellen, sms’en en ook WhatsApp en Skype zijn gekoppeld. Als je op het adres klikt, start Google Maps op en kun je jezelf naar de klant navigeren. Voor meer informatie over de CRM-app, klik hier. 

Download de Whitepaper!

Een CRM-systeem werkt het beste wanneer deze voor jou bedrijf op maat gemaakt is. Benieuwd hoe dit er voor jouw bedrijf uit zou zien? Neem contact op met Alex Werner om de mogelijkheden te bespreken.

Samen vinden we de juiste oplossing voor jouw bedrijf!

Whitepaper CRM

Liever later nog een keertje rustig nalezen? Download dan onze whitepaper. In de whitepaper bespreken we alle functionaliteit van onze CRM-oplossing speciaal voor de groothandel.

Workflow manager tilt relatiebeheer naar een nieuw niveau

Met onze CRM-oplossing in de cloud heb je toegang tot een uitgebreide selectie aan oplossingen ter ondersteuning van relatiebeheer. Een van deze CRM-oplossingen is workflow manager. In deze blog leggen we je uit wat workflow is en hoe dat jou kan helpen bij het opvolgen van acties. Ben je benieuwd? Lees dan verder. 

Wat is een workflow manager? 

Even terug naar het begin, een workflow manager is een softwaretoepassing ontworpen om gebruikers te ondersteunen bij een reeks van terugkerende taken die samen een bedrijfsproces of workflow vormen. De workflow manager haalt signalen uit de verschillende stappen van de workflow en begeleidt de gebruiker door de vervolgstappen. Dit wordt gedaan op basis van taakroutering, ook wel workflow automatisering. Een workflow zijn dus repetitieve werkzaamheden waarbij je de gebruiker ondersteund om consequent te handelen en te voldoen aan de afgesproken werkprocessen of afspraken met klanten.

Snel, nauwkeurig en kostenefficiënt. 

Waar workflows eerst meestal handmatig werden voltooid, kiezen steeds meer bedrijven ervoor om workflows te automatiseren doormiddel van software. Dit leidt tot meer snelheid, nauwkeurigheid en is bovendien kostenefficiënt. Met de software van SalesManager zijn wij in staat om de workflows aan te passen op de unieke bedrijfssituatie. Welke taak volgt uit bepaalde handelingen? En wie moeten hiervan op de hoogte worden gesteld. Samen stellen wij een unieke route op die past bij het bedrijf. In feite is een workflow dus een voorgecodedeerd script, dat rekening houdt met de behoeften van jouw bedrijf. 

 Naast dat een workflow vervolg stappen automatiseert, houdt het ook de status van activiteiten bij. Hoelang mag een activiteit maximaal open staan en wie moet er goedkeuring geven voor bepaalde activiteiten? Dergelijke vraagstukken kunnen allemaal verwerkt worden in de workflow engine. 

In de praktijk 

De workflow manager is dus ontwikkeld om eenvoudige tot complexe bedrijfsprocessen te ondersteunen. Een aantal concrete voorbeelden van workflows voor een salesafdeling zijn bijvoorbeeld:

• follow-ups van beurzen

• marketingcampagnes 

• de afhandeling van informatieverzoeken. 

Met een workflow bepaal je hoe een bepaalde activiteit moet worden opgevolgd. Je kan het gebruiken om te zorgen dat een offerte altijd na 3 dagen wordt opgevolgd of dat de servicedesk een bericht krijgt dat een melding van een bepaald type te lang openstaat (escaleren). Dit zijn de eenvoudige voorbeelden van een workflow. Je kunt ook aangeven dat er meerdere activiteiten gedaan moeten worden door verschillende medewerkers en dat als deze allemaal zijn afgerond er nog wat acties gedaan moeten worden. De workflow is eigenlijk een soort activiteitengenerator. 

Kortom, met de workflowmanager stel je in:

• Wat het startpunt van de workflow is. Bijvoorbeeld het binnenkomen van een order.

• Hoe snel er een opvolging moet komen. Bijvoorbeeld direct een opdrachtbevestiging mailen of na 3 dagen een offerte nabellen.

• Wie de opvolging doet. Het kan ook zijn dat SalesManager Online automatisch een mail met een specifiek formaat stuurt.

• Of er meerdere stappen in de workflow zijn

Maar de workflow is niet alleen heel handig voor de salesafdeling. Alle afdelingen binnen een bedrijf hebben baat bij een workflow manager. Denk bijvoorbeeld aan de serviceafdeling bij het bewaken van de SLA’s of de logistieke afdeling voor het managen van de activiteiten in het magazijn. De workflow manager zorgt ervoor dat SLA’s worden bewaakt.

Bij SalesManager weten wij als geen ander dat automatiseren een grote impact op de organisatie kan hebben. Bovendien is geen een organisatie hetzelfde. Het is belangrijk om de huidige bedrijfsprocessen in kaart te brengen, voordat er een verandering teweeg kan worden gebracht. Benieuwd wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen, neem vrijblijvend contact op met Alex.

Nice to meet… Hans

Nice to meet… Hans

In deze terugkerende blogpost stellen wij elke maand collega’s uit ons team aan jullie voor. Deze maand onze nieuwe collega, Hans Kesting. In dit artikel geven we je een kijkje in het leven van Hans.

Wie ben je?
Mijn naam is Hans Kesting en ik ben 59 jaar. Ik woon in Amstelveen dus ik kan met de fiets naar kantoor – voor het eerst dat dat haalbaar is!
Al ruim 20 jaar ben ik als ontwikkelaar bezig, vooral in de Microsoft hoek. Dus .Net (en C#) vanaf versie 1.0, vooral in webapplicaties, maar ook desktop en sinds kort mobiel.
Ik heb twee dochters (23 en 20) die momenteel beiden studeren. Per 1 oktober ben ik bij SalesManager begonnen, waar ik Ron vervang.

Wat doe je in je vrije tijd?
Ik lees nogal veel, vooral in de SF-hoek, maar andere richtingen kunnen ook prima. En ik ben af en toe bezig om de laatste bugs te halen uit de Xamarin versie van mijn Sudoku app. Een Windows desktopversie staat al in de Microsoft appstore!

Wat doe je voor SalesManager & licht je werkzaamheden kort toe
Momenteel ben ik voornamelijk bezig met de Picking app. Daarnaast zijn er nog andere apps waar ik een bijdrage aan mag leveren.

Wat vind je leuk aan je werk?
Programmeren vind ik leuk; vanuit het niets iets opbouwen wat door andere mensen (of mezelf!) nuttig gebruikt kan worden. Nieuwe dingen erbij leren is ook geen probleem. Ik heb mezelf XAML aangeleerd, eerst WPF en UWP en als laatste Xamarin. Dit kan ik nu heel goed gebruiken!

Wat is volgens jou de kracht van SalesManager?
Het is een vrij klein bedrijf waar iedereen elkaar hoort te kennen, al is dat in de huidige tijd wel wat lastig. Toch doen de collega’s leuke dingen, waar ik verwacht een goede bijdrage aan te kunnen leveren.

We hopen dat jullie een wat beter beeld hebben van onze nieuwe collega Hans. Wij kijken in ieder geval uit naar onze samenwerking!

Altijd inzicht en controle met SalesManager Online

Help jouw klanten met controle over de processen en inzicht in de cijfers

Ben jij een account of boekhouder dan krijg jij vast weleens de vraag van de klant dat hij of zij op zoek is naar een ERP-systeem. Maar wat is dat eigenlijk? ERP staat voor ‘Enterprise Resource Planning’ en ERP-software helpt een ondernemer om grip te krijgen op zijn of haar processen. Structuur, inzicht en controle, dat is belangrijk voor elke ondernemer en een goede ERP-oplossing helpt om dit te voor elkaar te krijgen.

SalesManager Online zorgt voor het stroomlijnen en automatiseren van de belangrijkste bedrijfsprocessen. Denk hierbij aan logistieke, financiële en administratieve processen. Daarnaast is SalesManager Online de centrale database met daarin alle klanten, leveranciers, producten, medewerkers, orders en bestellingen. Door hier één systeem voor te gebruiken voorkomt men dubbel werk, wordt de kans op fouten kleiner en kan de ondernemer meer tijd besteden aan het laten groeien van de onderneming. 

SalesManager Software heeft bijna 30 jaar ervaring met het ontwikkelen, leveren en implementeren van software aan klanten in het MKB. Bij SalesManager kijken we altijd eerst goed naar de processen en de eisen en wensen van klant. Samen brengen we in de kaart wat de ambities zijn voor de toekomst en hoe onze software kan helpen die te verwezenlijken. 

Voor financieel adviseurs is het natuurlijk ook belangrijk hoe de juiste gegevens op het juiste moment in de boekhouding terecht komen. SalesManager Software is al jarenlang partner van Twinfield en wij hebben dan ook een naadloze integratie met de boekhoudsoftware van Twinfield. Factureer vanuit SalesManager Online, exporteer de facturen met één druk op de knop naar de boekhouding en de juiste journaalposten worden automatisch aangemaakt in de administratie. Naast het partnerschap met Twinfield hebben wij ook veel ervaring met het koppelen met andere boekhoudpakketten, zoals Exact Online, Cash, Accountview en Unit4.

Heb je klanten die op zoek zijn naar een ERP-oplossing en ben je benieuwd naar de mogelijkheden? Neem dan contact op om een afspraak in te plannen.

Meer inzicht, minder kosten, meer tijd

De automatisering en digitalisering van bedrijfsprocessen door middel van cloud-based oplossingen zoals Customer Relationship Management (CRM) software is iets waar veel financiële professionals zich mee bezighouden. Vooral de schaalbaarheid is een hot topic, en de noodzaak om met hetzelfde aantal mensen meer werk te verzetten. Daarnaast wil iedereen meer inzicht krijgen in interne financiële processen om betere beslissingen te kunnen nemen. In deze blog bespreken we hoe men deze uitdagingen over het algemeen aanpakt.

De oplossing
Over het algemeen gaat de voorkeur bij dit soort vraagstukken vooral uit naar standaard oplossingen zonder maatwerk. Vanuit allerlei overwegingen is dit wat ons betreft ook de meest logische stap. Een standaard oplossing voldoet in 95% van alle situaties. Die laatste 5% realiseer je met een specifieke aanpassing. En dit is nu precies waar wij bij SalesManager sterk in zijn. Wij bieden een uitgebreide oplossing met een groot aanbod aan functionaliteiten, maar waar nodig passen wij de software zo aan dat deze precies aansluit bij jouw wensen. Zijn er functionaliteiten waar je geen gebruik van maakt? Of zoek je juist extra mogelijkheden? Doordat wij de software zelf hebben ontwikkeld en beheren kunnen we elke gewenste aanpassing voor je realiseren.

CRM
Een uitkomst voor bedrijven kan zijn om over te stappen naar cloud-based CRM-applicaties, omdat deze over het algemeen veel tijd- en kostenefficiënter zijn. Zoals we in onze vorige blog introduceerde, is CRM de basis van relatiemanagement. CRM-software stelt je in staat om kennis niet alleen met collega’s of afdelingen te delen, maar ook met je leveranciers en dealers. Dit resulteert in een hoge mate van ketenoptimalisatie. Het online delen van bijvoorbeeld het actuele voorraadniveau van je bedrijf bespaart veel telefoontjes en emails. Ook het delen van gegevens met je klanten via een portal gaat een steeds grotere rol spelen. Klanten zijn inmiddels gewend of hebben de voorkeur voor een online omgeving waarin ze met je communiceren. In het kort de voordelen van CRM: 

·      Beter inzicht in klantgegevens

·      Betere klantenservice

·      Efficiëntere verkoopcyclus

·      Hogere productiviteit

·      Beter inzicht in voortgang en doelen

Bij SalesManager weten wij als geen ander dat automatiseren een grote impact op de organisatie kan hebben. Bovendien is geen een organisatie hetzelfde. Het is belangrijk om de huidige bedrijfsprocessen in kaart te brengen, voordat er een verandering teweeg kan worden gebracht. Benieuwd wat we voor jouw organisatie kunnen betekenen, neem vrijblijvend contact op met Alex.

Samen komen we tot de beste oplossing. 

Binnen 2 minuten digitaal factureren

Het lijkt bijna magie. Het ontvangen, verwerken en versturen van facturen binnen twee minuten. Toch bestaat het echt. Met een aantal klikken is de factuur verwerkt. Hoe dit werkt? Dat vertellen we je in deze blog. 

Digitaal factureren 

Digitaal factureren is het online opmaken en versturen van een factuur. Dit gebeurt vaak aan de hand van een template in Word, waarbij de factuurregels handmatig worden ingevoerd, waarna de factuur zelf in PDF-formaat wordt verstuurd naar de klant. Met de software van SalesManager Online hoef je alleen maar het juiste template te selecteren om een order of een levering te factureren.  Wanneer orders verwerkt zijn in het magazijn of de levering van de order heeft plaatsgevonden kunnen deze met slechte enkele klikken gefactureerd worden. Dit levert de volgende voordelen op:

• Tijdbesparing 

• Voorkomt fouten 

• Kostenbesparend 

• Beter voor het milieu

• Sneller gelden ontvangen 

Een stapje verder

Door de komst van boekhoudsoftware zoals Twinfield en Exact online wordt er veel werk ten aanzien van de boekhouding uit handen genomen. Maar het kan nog makkelijker. Door de boekhoudprocessen te koppelen aan de bedrijfsprocessen, kan er nog meer tijd bespaard worden. De koppeling zorgt ervoor dat de juiste journaalposten naar het boekhoudpakket worden verstuurd, zodat de openstaande in- en verkoopposten kunnen worden afgeletterd.  Daarnaast worden ook de crediteur- en debiteurgegevens gesynchroniseerd, waardoor er geen verschillen ontstaan in de relatiedatabases in het boekhoudpakket en de ERP-software.  Is er een wijziging in gegevens in één van de systemen? Geen zorgen, door de synchronisatie hoeft u het maar op één plek in te voeren en de koppeling zorgt ervoor dat de gegevens ook in het andere systeem worden ingevoerd dan wel aangepast. Dit voorkomt niet alleen fouten en frustratie maar is bovendien makkelijk in gebruik vanaf een centrale plek. 

Inkoopfacturen beheren 

Minstens zo belangrijk als het versturen van de juiste verkoopfacturen, is het controleren en beheren van inkoopfacturen. Middels de koppeling met Basecone worden inkoopfacturen efficiënter beheerd. Inkoopfactuur en inkooporder plus eventuele pakbon(en) worden naast elkaar getoond in SalesManager Online. Je kan daarna controleren of alles klopt en de factuur laten doorboeken naar Twinfield of Exact Online. Niet kloppende facturen worden als niet betaalbaar naar de boekhouding doorgezet. Het doorboeken naar de journaalposten in Twinfield of Exact Online zorgt ervoor dat inkoopprijzen en voorraden zorgvuldig worden overgenomen en voorkomt onnodige fouten. 

Bij SalesManager weten wij als geen ander dat automatiseren een grote impact op de organisatie kan hebben. Bovendien is geen een organisatie hetzelfde. Het is belangrijk om de huidige bedrijfsprocessen in kaart te brengen, voordat er een verandering teweeg kan worden gebracht. Bij SalesManager hebben wij meer dan 25 jaar ervaring in het begeleiden en implementeren van de bedrijfsprocessen. Deze kennis en ervaring zetten wij graag in om jouw bedrijf verder te helpen. Benieuwd naar de mogelijkheden? Neem vrijblijvend contact met ons op. 

Snel en eenvoudig je magazijn door met Picker

Ben jij toe aan rust en overzicht in je magazijn? Geen rondslingerend papier, maar een efficiënt en overzichtelijk systeem? Dan is Picker de oplossing! Met Picker in het magazijn sta je er niet langer alleen voor. Met een klik op de knop heb je inzicht in alles wat er in het magazijn gebeurt. In deze blog leggen we je de werking en mogelijkheden van Picker uit.  

Wat is Picker
Picker, een mobiele app, verlicht de administratieve werkzaamheden, welke ontstaan in een magazijn met papieren magazijnbonnen. Doordat de data wordt gesynchroniseerd tussen Picker en SalesManager Online wordt dit deel van het pakproces een stuk sneller en efficiënter. Bestellingen worden snel en nauwkeurig gepickt dankzij tablet in combinatie met een handscanner. De scanner ondersteund de magazijnmedewerker tijdens het picking proces. 

Slimme functies 
Picker maakt het picken van orders eenvoudig en snel. Op de app worden orders via magazijnbonnen ingeladen, zo kunnen er bijvoorbeeld meerdere orders tegelijk worden gepakt. Bovendien sorteert Picker de artikelen op locaties, waardoor je snel en efficiënt door het magazijn heen gaat. Maar dat is niet alles! Wanneer de order is gepakt en de laadlijst is afgemeld, kan de order direct worden voorzien van een pakbon. De order wordt automatisch verwerkt in de online omgeving en voorzien van de juiste status. Daarnaast ontvangt de klant een Track & Trace code, zodat de bestelling real-time kan worden gevolgd.

Foutloos order picken
Veruit de meeste fouten in het orderpicking proces worden gemaakt bij het handmatig overtypen van serienummers. Dit zijn onnodige fouten, die met Picker verleden tijd zijn. Serienummers en barcodes worden eenvoudig en snel gescand. Dit kan door de combinatie scanner en tablet device. Wanneer alle artikelen gescand zijn en de order volledig is gepickt, wordt de pakbon automatisch geprint. Daarnaast worden ook batchnummers geregistreerd, wat handig kan zijn voor bijvoorbeeld onderhoud of een terugroepactie. Al deze informatie is ook terug te vinden op de factuur en pakbon.

Meer mobiele apps
Picker is, net zoals onze andere apps, geschikt voor alle tablets en smartphones. Benieuwd naar onze andere apps? Bekijk ze hier! Mocht je vragen hebben over de SalesManager Picker of een van de andere apps, neem dan contact met ons op!