Het verbeteren van bedrijfsprocessen: De kracht van EDI integratie

Als je op zoek bent naar manieren om je bedrijfsprocessen te stroomlijnen en de efficiëntie binnen je bedrijf te verhogen, lees dan vooral verder, want in deze blog introduceren we een nieuwe EDI-integratie tussen Transus en SalesManager Software, die het gemakkelijker maakt om naadloos te samenwerken met grote handelspartners.

Waarom Transus en SalesManager Online een goede match zijn

Het starten van een eigen webshop is vaak de eerste stap in de digitale handelswereld. In het begin is alles overzichtelijk: je kent je klanten, weet wat er op voorraad is, en hebt controle over je orders. Maar wat gebeurt er wanneer je besluit om je producten ook via andere webshops of grootschalige retailers te verkopen?

Plotseling wordt het beheer van orders, voorraden en facturen een complex web van uitdagingen. Dit is waar Transus en SalesManager Software samen sterk zijn. De integratie met grote handelspartners zoals Bol.com, Intergamma, Maxeda, Mediamarkt Wholesale en Albert Heijn wordt veel eenvoudiger met Transus.  De automatische uitwisseling van orders, bevestigingen en facturen maakt het werk sneller, efficiënter en prettiger. 

Transus en SalesManager vormen een krachtige combinatie.  Hier zijn enkele redenen waarom deze koppeling waardevol is:

1. Efficiëntie

   Door Transus te koppelen aan SalesManager, kun je EDI-processen automatiseren. Dit betekent geen tijd meer verspillen aan handmatige gegevensinvoer, zodat je team zich kan concentreren op strategische initiatieven die echt waarde toevoegen.

2. Nauwkeurigheid

   In de complexe wereld van handel en logistiek is nauwkeurigheid cruciaal. Transus zorgt voor een naadloze uitwisseling van handelsdocumenten, terwijl SalesManager je bedrijfsprocessen stroomlijnt. Hiermee minimaliseer je menselijke fouten die tot problemen kunnen leiden.

3. Real-time inzichten

   Dankzij de Transus-SalesManager koppeling heb je altijd een vinger aan de pols van je bedrijf. Je hebt direct inzicht in je verkoopcijfers per kanaal en je voorraadstatus. Zo kun je snel reageren op veranderende omstandigheden en geen omzet mislopen.
   

Praktische toepassingen van de koppeling tussen Transus en SalesManager Online

• Orderverwerking: Geautomatiseerde verwerking van orders, waardoor je team zich kan concentreren op klantrelaties en upselling-kansen.

• Voorraadbeheer: Real-time voorraadinzichten voorkomen uitverkochte producten en optimaliseren opslagkosten.

• Klantcommunicatie: Efficiënte klantenservice en snelle antwoorden op vragen, wat leidt tot hogere klanttevredenheid.

• Data-driven besluitvorming: Voorspel toekomstige trends en pas je strategie aan op basis van verzamelde data.

De Transus-SalesManager koppeling is meer dan alleen een technische integratie; het is een strategische zet die je bedrijf kan transformeren. Wil je meer weten over hoe deze koppeling jouw bedrijf kan helpen? Neem dan gerust contact met ons op.

Benieuwd hoe je met behulp van SalesManager Online je organisatie efficiënter laat werken? Vraag nu een vrijblijvende online demo aan. Of lees meer over ons modulair ERP.

Het meeste uit je ERP halen: Integratie met de apps van Microsoft

Minder tijdverlies. Minder menselijke fouten. En een beter klantenbeheer. Het loont om je dagelijkse kantoortoepassingen van Microsoft, zoals Outlook en Word, te integreren met je ERP-oplossing. In SalesManager Online is die integratie standaard beschikbaar. 

Iedereen die met verschillende softwaretoepassingen werkt, weet hoe vervelend het is wanneer programma’s naast elkaar bestaan die op geen enkele manier met elkaar verbonden zijn. Dat betekent in de regel dubbel werk, doordat je belangrijke informatie uit de ene toepassing naar de andere moet overzetten. Efficiënt en handig is anders. Daar komt bij dat wanneer de data handmatig wordt overgezet, fouten haast onvermijdelijk zijn. 

En wanneer de data niet direct wordt bijgewerkt, dan gaan er ook twee verschillende versies naast elkaar bestaan waarbij de informatie verspreid is over twee systemen.

Dit zorgt voor onduidelijkheid en irritatie en is dan ook niet wenselijk binnen een organisatie.

Integraties met cloud ERP

Dat komt de efficiëntie uiteraard niet ten goede. Daarom is in onze oplossing voor cloud ERP, SalesManager Online, al een zekere mate van integratie ingebouwd. Zo is er standaard een integratie voorzien voor twee van Microsofts populairste kantoortoepassingen: het e-mailprogramma Outlook en de tekstverwerker Word. Beide apps zijn vandaag ook als cloudversie beschikbaar via Microsoft 365 (voorheen Office 365). 

Standaard integratie: Outlook

De integratie met Outlook zorgt voor de synchronisatie van je e-mails met SalesManager Online. Dat programma scant elke inkomende en uitgaande mail, zoekt daarbij naar herkenningspunten en koppelt elke mail vervolgens automatisch aan de juiste relatie in je SalesManager-database. Dat scheelt je dus al een hoop knippen, kopiëren en plakken. En vooral: je hoeft niet langer zelf via de zoekfunctie in Outlook de mails van en naar een bepaald contact op te zoeken. Je vindt deze allemaal keurig netjes terug bij dat contact in SalesManager Online. Of je nu een accountmanager, supportmedewerker of partnerverantwoordelijke bent, onze cloud ERP verzamelt al die belangrijke contactmomenten en interacties met professionele relaties voor jou en logt ze als activiteiten onder die relaties.

De integratie met Outlook beperkt zich niet tot mails en omvat ook de synchronisatie van agenda-items en taken of activiteiten. Plan je een activiteit in SalesManager Online bijvoorbeeld, dan komt die automatisch ook in je Outlook-agenda te staan - en andersom. Zo krijg je een volledig beeld van al je activiteiten. 

Standaard integratie: Word

De ingebouwde integratie met Word laat het toe om een zogeheten Word merge uit te voeren, wat eenvoudig gezegd erop neerkomt dat je een Word-sjabloon aanmaakt met een vaste inhoud en opmaak. Alleen voorzie je in dat document ook lege velden die je automatisch kan laten vullen met variabele inhoud uit SalesManager Online, zoals de naam en contactgegevens van de relaties die je beheert. Die handige functionaliteit is met name ideaal om snel gepersonaliseerde offertes en orderbevestigingen op te maken en te versturen.

Integratie op aanvraag

Uiteraard kun je ook nog andere Microsoft-toepassingen, zoals Excel, PowerPoint en SharePoint, met SalesManager Online integreren. Alleen vraagt dat wat meer voorbereidend werk, omdat bedrijven nog vaak verschillende versies gebruiken of een configuratie hebben opgezet op maat van hun specifieke behoeften. Dan is het zaak om eerst die behoeften en het bestaande IT-landschap goed in kaart te brengen, zodat je weet wat er nog extra moet gebeuren. Zo kan je uiteindelijk ook in alle veiligheid de gewenste integratie tot stand brengen en de voorziene vruchten ervan plukken.

Benieuwd hoe je met behulp van SalesManager Online je organisatie efficiënter laat werken? Vraag nu een vrijblijvende online demo aan. Of lees hier meer over modulair ERP.

Het meeste uit je ERP halen: Integratie met de boekhouding

Een ERP-systeem ondersteunt de belangrijkste processen binnen een bedrijf. Finance is daar een belangrijk onderdeel van. SalesManager Online biedt integraties aan met drie van de meest gebruikte boekhoudoplossingen binnen het MKB: Twinfield, Exact Online en AFAS. Maakt u gebruik van een ander boekhoudpakket? Wij kunnen ook een integratie op maat voor u ontwikkelen.

Bij het kiezen van een (nieuw) ERP-pakket kun je gaan voor een pakket waar ook een financiële module in zit of je kunt kiezen voor een losstaand boekhoudpakket naast je ERP. Als je voor de tweede optie gaat is het integreren van je ERP-systeem met het boekhoudpakket een must. Dit levert namelijk een aantal interessante voordelen op. Benieuwd hoe je voor de financiële administratie het maximale uit je ERP-systeem haalt? Lees in deze blog wat de voordelen zijn van een integratie en hoe dit precies werkt.

De voordelen van een integratie tussen je ERP-systeem en je boekhoudpakket.

1. Voorkom verschillende relatiebestanden

Door het synchroniseren van de stamgegevens van je relaties ontstaan er nooit verschillen tussen beide relatiebestanden. Het aanmaken van nieuwe relaties gebeurt in SalesManager Online. Dit kunnen bijvoorbeeld prospects, klanten, leveranciers of partners zijn. Vooral met klanten (verkoop) en leveranciers (inkoop) vinden op regelmatige basis financiële transacties plaats. Deze transacties worden verwerkt in de boekhouding wat betekent dat die relaties ook hier aanwezig moeten zijn. In plaats van deze handmatig aan te maken zorgt SalesManager Online er met één druk op de knop voor dat nieuwe klanten (debiteuren) en leveranciers (crediteuren) ook direct in uw boekhoudpakket worden aangemaakt. 

2. Tijdswinst 

Door het voorkomen van dubbele data-invoer kan veel tijdswinst worden behaald. Doordat data via een zogenaamde API-integratie tussen beide systemen wordt uitgewisseld hoeven gegevens nooit meer twee keer te worden ingevoerd. Dit scheelt tijd en daarmee geld. 

3. Voorkom fouten door handmatige invoer 

Naast de directe tijdswinst door het elimineren van dubbele data-invoer ontstaat er ook nog een ander voordeel. Bij handmatige invoer van data moet je altijd rekening houden met een bepaalde foutmarge. In één op de zoveel gevallen zal een medewerker een fout maken bij het handmatig invoeren van data. Het achterhalen en oplossen van dit soort fouten zorgt niet alleen voor irritatie en frustratie, maar kost ook gewoon tijd. En daarmee… 

4. Real-time informatie uit de dagelijkse praktijk 

Het ERP-systeem is vaak het hart van het softwarelandschap binnen een organisatie. Hier worden de belangrijkste processen mee aangestuurd en alle belangrijke data omtrent klanten, producten, voorraden, orders, leveringen en facturen is hierin aanwezig. Zodra er vanuit SalesManager Online een nieuwe factuur wordt verstuurd, een nieuwe debiteur wordt aangemaakt of een levering wordt geregistreerd kan deze informatie direct worden verstuurd naar de boekhoudsoftware. Hiermee is de boekhouding altijd voorzien van de laatste informatie en daarmee helemaal up-to-date. Hiermee is het voor management en/of directie altijd direct inzichtelijk hoe het bedrijf er financieel voorstaat. Daarnaast maakt een boekhouding die up-to-date is het makkelijker om aan alle wet- en regelgeving omtrent financiële verslaglegging te voldoen.

Hoe werkt dit precies?

Het integreren van systemen. Uitwisselen van data tussen applicaties. Het synchroniseren van stamgegevens. Het klinkt allemaal heel mooi, maar hoe werkt het nu precies in de praktijk? Welke functies biedt een koppeling tussen de ERP-oplossing van SalesManager en uw boekhoudpakket?

1. Export van verkoopfacturen

Wanneer er producten of diensten worden verkocht wordt er in SalesManager Online een order aangemaakt. De afwikkeling van een order heeft een financiële (factuur) en een logistieke (levering) kant. Op het moment dat een order gefactureerd en/of geleverd wordt moet je dit ook terug kunnen zien in de boekhouding. Bij het factureren van een order zal er in eerste instantie een openstaande verkooppost moeten worden gecreëerd. Na ontvangst van de betaling zal deze post weer worden afgeletterd. Op het moment dat er spullen worden uitgeleverd dan dient er een voorraadmutatie plaats te vinden. De uitgeleverde spullen worden afgeboekt van de voorraad, zodat de voorraad op de balans overeenkomt met wat er daadwerkelijk in het magazijn ligt. SalesManager Online exporteert de journaalposten waarmee de financiële administratie van de juiste informatie wordt voorzien om bovenstaande zaken op de juiste manier te registreren.

2. Boeken van inkoopfacturen na 3-way matching

Inkoop heeft een vergelijkbare structuur, alleen de afwikkeling werkt iets anders. Ook bij inkoop is er sprake van een financiële (inkoopfactuur) en een logistieke (ontvangst van producten) afwikkeling van een order. Wanneer er producten moeten worden besteld wordt er vanuit SalesManager Online een inkooporder geplaatst bij een leverancier. Er ontstaat vervolgens een openstaande inkooppost en er zullen spullen worden geleverd. Als de spullen zijn geleverd wordt deze levering geregistreerd in SalesManager Online. Op het moment dat dit gebeurt zal er tevens een journaalpost worden geëxporteerd naar de boekhouding waarmee de voorraadmutatie kan worden geregistreerd. In het gevallen van ontvangen producten zal er uiteraard voorraad worden opgeboekt. Voor de financiële afwikkeling ben je bij een inkooporder afhankelijk van de leverancier. Soms zal de bestelling meteen bij plaatsing moeten worden afgerekend, maar bij bedrijven onderling mag er vaak op rekening worden besteld en zal er een factuur volgen. Deze inkoopfactuur kun je (laten) mailen naar de scanapp Basecone.

In Basecone wordt de factuur uitgelezen en vervolgens worden deze gegevens geëxporteerd naar SalesManager Online. De factuur wordt vervolgens vergeleken met de inkooporder en de inkooplevering. Dit noemen we 3-way matching en als de gegevens op de order, levering en factuur overeenkomen kan de factuur voldaan worden. Bij een 100% match exporteert SalesManager de onderliggende journaalpost naar de boekhouding. In de boekhouding wordt op basis hiervan een openstaande post gecreëerd. Dit is voor de medewerkers van de administratie het teken dat de factuur kan worden voldaan.

3. Export van voorraadmutaties bij leveringen of ontvangsten

Zoals aangegeven willen we ook de logistieke afwikkeling van orders terugzien in de administratie. Als een product wordt uitgeleverd aan een klant of juist ontvangen in het magazijn dan wijzigt de voorraadpositie. SalesManager Online exporteert de benodigde journaalpost waarmee de voorraadmutatie in de financiële boekhouding kan worden doorgevoerd. Hierdoor zijn de voorraadposities van de verschillende producten en/of productgroepen ten alle tijde actueel en zichtbaar op de balans.

4. Synchroniseren van stamgegevens

Als er binnen een organisatie met meerdere applicaties wordt gewerkt is het prettig om “one source of truth” te hebben. Oftewel één centraal systeem waarin alle nieuwe data wordt ingevoerd. Denk aan het toevoegen van nieuwe relaties of producten. Vervolgens wordt deze data gedeeld met andere applicaties waarvoor deze data relevant is. Zo wil je nieuwe producten graag zichtbaar maken in je webshop en wil je dat nieuwe klanten meteen als debiteur worden aangemaakt in de boekhouding. Dit laatste is ook precies wat er gebeurt als je in SalesManager Online een nieuwe klant aanmaakt. Door op de relatiekaart te klikken op ‘Debiteur’ aanmaken worden de klantgegevens geëxporteerd naar de boekhouding en wordt daar direct een nieuwe debiteur aangemaakt. Dit voorkomt wederom dubbele invoer en de daarbij behorende fouten en tijdsverlies.

5. Grootboeken

Een grootboek is de verzameling van alle grootboekrekeningen. Deze worden weergegeven in een lijst met grootboekrekeningen; het grootboekrekeningschema. Een grootboekrekening is eigenlijk een overzicht van alle uitgaven en inkomsten binnen een bepaalde categorie. Grootboekrekeningen kunnen in twee categorieën worden opgedeeld: balansrekeningen en resultaatrekeningen. Elk bedrijf heeft zijn eigen grootboekrekeningschema wat past bij de activiteiten van het bedrijf.      Wanneer je als bedrijf spullen verkoopt wil je dat de omzet op de juiste grootboekrekening wordt geboekt en als je spullen inkoopt dienen te kosten ook op de juiste grootboekrekening terecht te komen. Door het grootboekrekeningschema van de klant over te nemen in SalesManager Online zorgen wij dat elke export van een journaalpost al direct alle benodigde informatie bevat om op de juiste manier te boeken. Door bijvoorbeeld al op productniveau de juiste grootboekrekeningen te koppelen zal de omzet ook meteen juist geboekt worden in de financiële administratie.

Benieuwd hoe je met behulp van SalesManager Online de administratie efficiënter laat werken? Vraag dan nu een vrijblijvende online demo aan. Of lees hier eerst meer informatie.

Hoe maak ik gebruik van de data uit mijn ERP-systeem?

Door data uit je ERP-systeem in kaart te brengen en te visualiseren, krijg je als ondernemer een beter inzicht in de dagelijkse gang van zaken binnen je bedrijf. Op deze inzichten kun je vervolgens gericht sturen, waardoor je processen verbeteren en je de onderneming succesvoller kunt maken. In dit artikel leggen we uit hoe je dat doet.

Inzichten halen uit ERP-data

Door met een ERP-systeem te werken, verzamel je elke dag bergen data. Inkopen, verkopen, orders, leads, voorraad, retourzendingen, enzovoort - alles wordt verwerkt. 

Deze data kun je samenbrengen en visualiseren in dashboards. Dit doe je met behulp van rapportagesoftware. Met deze dashboards verkrijg je op een snelle en overzichtelijke manier inzicht in de dagelijkse processen binnen de onderneming. De laatste stap is vervolgens dat je de data gaat gebruiken om op te sturen: op basis van harde cijfers proberen de processen beter te maken. Met als uiteindelijke doel natuurlijk het verlagen van kosten en het verhogen van omzet, oftewel: meer winst maken en de onderneming laten groeien. 

Kracht van visualiseren

Een tabel met data moet je eerst flink doorspitten om er echt iets zinnigs uit te halen. Door te visualiseren in bijvoorbeeld een grafiek of een staafdiagram zie je in één oogopslag wat de data jou vertelt. Projecteer bijvoorbeeld omzetcijfers in een grafiek en je ziet direct wat de trend is; zit er groei in de omzet, blijft deze constant of gaat het juist de verkeerde kant op en is er een dalende lijn zichtbaar?

Voorbeelden van data-interpretatie

Welke inzichten kun je halen uit de ERP-data? Eigenlijk kun je het zo gek niet bedenken. Als er data van is, kun je het visualiseren. Ter inspiratie delen we een aantal voordelen.

• Omzet per product(groep) - Zo zie je in welke producten groei zit en welke minder populair worden.

• Omzet per merk of regio - Ontdek wat of waar de meeste winst wordt behaald. Daar kun je vervolgens extra aandacht aan besteden.

• Omzet per klant - Welke klanten leveren het meeste op? En welke kosten meer tijd dan dat ze omzet opleveren? Op basis van dit inzicht kun je besluiten om kleinere klantjes af te koppelen en plaats te maken voor anderen.

• Percentage van de winst product(groep) - Met welke producten verdien je het meeste? Je kunt dan kiezen om juist meer of minder te investeren in deze producten. En je kunt de keuze maken om producten, die weinig verkocht worden, te verwijderen uit je assortiment.

• Ontwikkeling van de voorraad - In één overzicht welke producten low on stock zijn. Een handig hulpmiddel voor je inkopers.

• Gemiddelde levertijd - Handig om inkoopprotocollen op aan te passen. Zeker als je het verder uitsplitst per product, merk of leverancier.

• Retouren - Stuurt een bepaalde klant (relatief) vaak zijn bestelling retour? Of worden bepaalde producten vaker dan anderen teruggestuurd? Dan kun je daar gericht actie op ondernemen.

• Activiteiten per accountmanager - Met een overzicht van de leads to sales-ratio en de omzet per maand, zie je hoe je accountmanagers zich ontwikkelen.

• Koppelingen met andere data - Data samenbrengen brengt weer nieuwe inzichten. Bijvoorbeeld je aantal websitebezoekers op een bepaalde productcategorie koppelen aan het aantal verkopen. Of je advertentiekosten versus het aantal verkopen. Op de resultaten kun je sturen.

• Prognoses maken - Voorspellingen doen op basis van historische data. Bijvoorbeeld hoeveel winst je dit jaar gaat maken. Maar ook: binnen hoeveel tijd een bepaald product uitverkoopt. 

Hoe werkt het in SalesManager Online?

SalesManager Online heeft een standaard koppeling met de rapportagetool Qlik. Data uit het ERP-systeem wordt periodiek verzonden naar Qlik, waar het vervolgens in dashboards verwerkt kan worden. Daar worden vervolgens automatisch periodieke rapportages van gemaakt.

Lees ook: Rapportages maken met ‘SalesManager Business Intelligence Powered by Qlik’

Jouw ERP-data gebruiken

Na het lezen van dit artikel heb je een beter beeld van wat je met jouw ERP-data kunt doen. Wellicht ben je zelfs geïnspireerd om bepaald inzichten boven water te krijgen. 

Benieuwd hoe je dat voor elkaar krijgt? Lees hier meer over business intelligence of neem contact met ons op om de mogelijkheden voor jouw organisatie te bespreken.

Inkoop stroomlijnen? Koppel SalesManager Online aan Basecone

Handmatig de pakbon vergelijken met de inkoopfactuur om te controleren of alles wel klopt? Voor grote handelsbedrijven kost deze handeling dagelijks veel tijd. Door een slim stukje automatisering gaat dit veel sneller en wordt het inkoopproces efficiënter.

Complex inkoopproces

In veel organisaties neemt het inkoopproces (onnodig) veel tijd in beslag. Inkoopfacturen worden bijvoorbeeld handmatig ingeboekt en de inkooporders en pakbonnen worden op papier gecontroleerd of ze wel matchen. Moderne organisaties automatiseren dit proces. Dat levert veel tijdwinst op.

Sneller werken met Basecone

Basecone is een scanapplicatie. Gegevens uit losse bestanden (zoals inkoopfacturen) worden uitgelezen en kunnen met koppelingen automatisch in andere software gezet worden. Handmatig overtypen is daardoor niet meer nodig. Zeker grotere organisaties besparen hierdoor veel tijd. Basecone draait 100% in de cloud, waardoor je er altijd en overal bij kan. 

SalesManager Online koppelen met Basecone

Door Basecone te koppelen met SalesManager Online is het mogelijk om three way matching te automatiseren: documenten voor order, levering en betaling worden uitgelezen en wanneer één van de drie niet matcht, krijg je een seintje. Komt alles overeen? Dan bevestig je de factuur met één druk en wordt de factuur automatisch je boekhoudpakket ingeschoten.

Daarnaast biedt SalesManager Online nog meer automatiseringsmogelijkheden:

• Inkoopfacturen worden gescand en herkend door Basecone en direct SalesManager Online ingeschoten.

• Inkooporders worden digitaal geplaatst bij leveranciers. Prijsafspraken en staffelkortingen worden automatisch berekend.

• Inkomende goederen worden automatisch geboekt en in je voorraad verwerkt.

SalesManager Online heeft een standaard koppeling met Basecone. Je kunt er dus meteen mee aan de slag. 

Makkelijker kan het niet! Wil je het inkoopproces in jouw organisatie ook verbeteren? Neem contact met ons op en voor advies en een vrijblijvende demonstratie.

Exact Globe integreren met cloudsoftware: zo doe je dat

Omdat Exact Globe lokaal geïnstalleerd wordt, vormt integratie een uitdaging bij een overstap naar de cloud. Bij SalesManager Online is dit gelukkig geen enkel probleem. 

Over Exact Globe

Exact Globe is de grootste speler op het gebied van Business Software in Nederland. De software bestaat uit verschillende modules om kernprocessen binnen de organisatie te stroomlijnen. Denk aan logistiek, productie, financieel, projecten en servicemanagement. De Windows-applicatie wordt on-premise geïnstalleerd op een pc of lokale server. 

Exact Globe koppelen aan cloudsoftware

Omdat de software lokaal geïnstalleerd wordt, kun je er niet via je browser bij. Zoals bij cloudsoftware wel het geval is. Voor toegang op afstand zou je dan een remote desktop moeten gebruiken. 

Maar werken op afstand wordt steeds normaler binnen organisaties. De populariteit van cloudsoftware neemt dan ook toe. Dan is het wel prettig om je bestaande systemen te kunnen integreren. Helaas is het koppelen van Exact Globe aan een cloudomgeving vaak een uitdaging. En binnen sommige pakketten is het zelfs onmogelijk.

SalesManager Online en Exact Globe

SalesManager Online is een modern modulair ERP- en CRM-systeem. Integratie met Exact Globe is daarbij geen enkel probleem. SalesManager Online kan gebruikt worden in onze cloudomgeving, maar kan ook geïnstalleerd worden op locatie. Daarbij leveren we een standaard koppeling met Exact Globe. 

Voor Exact Globe klanten heeft dit de volgende voordelen:

• SalesManager Online kan lokaal ingezet worden voor CRM en ERP doeleinden

• Het systeem is altijd en overal via internet benaderbaar

• Alle debiteuren, crediteuren, inkoop, verkoop en voorraadtransacties worden uitgewisseld met Exact Globe

• Accountmanagers zien meteen de financiële status van hun klanten in SalesManager Online

• Exact Globe blijft in gebruik voor de financiële administratie

Wil je een moderne cloud CRM/ERP in gebruik nemen en integreren met een Exact Globe omgeving? Neem dan contact met ons op en wij komen vrijblijvend bij je langs om de mogelijkheden te bespreken.

Rapportages maken met ‘SalesManager Business Intelligence Powered by Qlik’

Elk bedrijf heeft goed inzicht nodig in de bedrijfsdata. Dit helpt om beter inzicht te krijgen in de stand van zaken en geeft daarmee meer houvast in het aansturen van de onderneming. Data op zichzelf is vaak slechts een verzameling van cijfers, die voortkomen uit de dagelijkse gang van zaken. Denk hierbij aan cijfers die betrekking hebben op de voorraadposities van producten, verkoopcijfers, transportkosten (Afb. 1: Transportrapport) overzichten van bijvoorbeeld het aantal openstaande offertes of leveringen (Afb. 2: Leverrapport), maar ook inzicht in doorlooptijden van servicemeldingen, aantal leads per fase en openstaande of afgeronde activiteiten.

Afb. 1: Transportrapport

Welke informatie relevant is en hoe de data geanalyseerd en geïnterpreteerd wordt is per bedrijf verschillend, maar binnen elke onderneming is een bepaalde rapportagebehoefte. Het management of de directie wil inzicht in de data om vervolgens beter te kunnen sturen. Betere beslissingen te kunnen nemen om zo de kans op succes voor de onderneming te vergroten.

Afbeelding 2: Leverrapport

Bij SalesManager zijn we ons hiervan bewust. Daarom bieden wij onze klanten de mogelijkheid om via onze partner voor rapportesoftware Qlik te voorzien in deze behoefte. Met ‘SalesManager Business Intelligence Powered by Qlik’ zorgen wij ervoor dat alle relevante data op het juiste moment en in de juiste vorm gepresenteerd wordt.

Wat is business intelligence?

BI is een verzamelnaam van applicaties, processen en infrastructuur die je in staat stelt om toegang te krijgen tot je eigen data om er analyses mee te maken. Deze data-analyse geeft je inzichten waarmee je betere bedrijfskeuzes kan maken. En dit leidt weer tot groei en winst. Zo geeft business intelligence bedrijven een competitief voordeel.

Hoe maak je BI-rapportages met SalesManager Online?

Het opzetten van goede en bruikbare BI-rapportages is tweeledig: strategisch en technisch. Hieronder bespreken we hoe dat in zijn werk gaat.

1. Strategie

Allereerst dient er duidelijk een doel en scope van de data-analyse te zijn. Dit komt voort vanuit een bepaalde strategie of wens. Aan de hand van deze kaders wordt een plan gemaakt hoe we de data kunnen verzamelen en integreren, om daarna mooie rapporten te maken. Samen met één van onze consultants breng je de informatiebehoefte aan jouw organisatie in kaart. Vervolgens wordt deze behoefte zo goed mogelijk vertaald naar een concreet doel.

Het opstellen van concrete doelen helpt je om een duidelijk beeld te geven van wat de data je vertelt. Doordat je vooraf al hebt bepaald waar je naar kijkt en zoekt, voorkom je dat resultaten verkeerd geïnterpreteerd worden.

In deze fase worden ook alle randvoorwaarde besproken. Denk hierbij aan:

• Waar gaan we de data vandaan halen?

• Hoe wordt de data nu gebruikt?

• Hoe bruikbaar is de data? 

2. Techniek

Na het opstellen van het doel en de randvoorwaarden komt het technische aspect aan bod. Het maken van de rapportage in Qlik gebeurt in een aantal vaste stappen. 

• Eerst onderzoeken we hoe de data vanuit SalesManager Online gestructureerd (en mogelijk getransformeerd of aangevuld) moet worden om het doel te realiseren.

• Vervolgens wordt het ingeladen in de Qlik-omgeving. Hierbij wordt alleen de benodigde data overgehaald. 

• Er volgt een controle op de bruikbaarheid van de data. Dit is afhankelijk van hoe volledig en correct de data is. Mogelijk moet er nog data gecontroleerd en/of aangepast worden.

• Pas dan nemen we de opmaak van de rapporten onder handen. Ook hier houden we rekening met de hoofdvraag die het rapport moet beantwoorden en zal er een bijpassende weergave worden gekozen waaruit dit meteen duidelijk wordt.

• Na controle wordt de rapportage klaargezet in je Qlik-omgeving. Deze kan je via SalesManager Online benaderen en hier zullen de rapporten elke dag op een nader te bepalen moment worden voorzien van de nieuwste data. 

Aan de slag!

Na de technische inrichting worden de rapportages samen doorgenomen om uit te leggen hoe ze gebruikt kunnen worden. Daarna kan je er zelf mee aan de slag. Uiteraard blijven wij beschikbaar voor vragen of opmerkingen. Eventuele aanpassingen kunnen ook altijd gemaakt worden. 

Meer informatie of uitleg? Neem gerust contact met ons op!

Haal meer uit SalesManager Online met rapportages van Qlik!

Kennis is macht, kennis delen is kracht! Haal meer uit SalesManager Online door de inzet van Business Intelligence Powered by Qlik! In deze blog vertellen wij hoe de inzet van Business Intelligence Powered by Qlik ervoor kan zorgen dat beslissingen worden genomen op basis van (de juiste) data in plaats van op gevoel. Informatie uit de dagelijkse werkzaamheden wordt zo omgezet in concrete actiepunten voor zowel werknemers als management. Benieuwd hoe dit werkt? Lees dan nu verder! 

SalesManager Online

Binnen ERP-oplossing van SalesManager Online kunnen een groot aantal processen, zoals in- en verkoop, leadopvolging, voorraadbeheer en klachtenafhandeling worden ondersteund. De inzet van SalesManager Online zorgt voor minder dubbel werk en verkleint de kans op fouten. Daarnaast wordt data vanuit verschillende bedrijfsprocessen centraal opgeslagen, waardoor het makkelijker is om informatie met collega’s te delen. Dit zorgt uiteindelijk voor een efficiëntere werkwijze, waardoor er volop aandacht kan worden gegeven aan wat echt belangrijk is: het beter en sneller helpen van je klanten. 

Kortom, SalesManager Online stroomlijnt de interne processen en draagt bij aan het beschermen van waardevolle bedrijfsinformatie en het beter bedienen van je klanten. Meer weten over de voordelen SalesManager Online ERP en CRM? Lees dan hier onze vorige blog.

Vertaal je data naar inzichten en actie 

Door het registreren van alle activiteiten binnen een organisatie worden dagelijks grote hoeveelheden data geproduceerd. SalesManager Online zorgt voor structuur en overzicht, maar hoe haal je uit die enorme berg de data die je nodig hebt om op te kunnen sturen? 

Door de inzet van Business Intelligence Powered by Qlik wordt al je data vertaald naar concrete rapportages. Met Qlik maak je in een handomdraai overzichten en visualisaties van al je KPI’s, zoals complexe besteladvieslijsten of omzetoverzichten. 

Op basis van de de inzichten die worden verkregen door de rapportages kan het management of de directie concrete strategieën uitzetten en deze vertalen naar acties voor de werknemers. Hiervoor dient wel eerst de rapportage-behoefte te worden bepaald. Heeft de klant een duidelijk idee over welke data belangrijk is om terug te zien in de rapportage? Weet de klant in welk format hij de data gepresenteerd wil krijgen? In dat geval richten wij Qlik precies zo in als gewenst en worden de rapportages opgeleverd op basis van de specificaties van de klant. Is er een minder duidelijk beeld van welke data het meest relevant is en hoe deze gegevens in de rapportages gepresenteerd moeten worden? Dan kunnen wij door de inzet van één van onze ervaren business consultants meedenken over het optimaliseren van de inhoud en de vorm van de rapportages. Op deze manier helpen wij onze klanten betere beslissingen te maken, gebaseerd op harde data uit de dagelijkse praktijk en zorgen er daarmee samen voor dat de klant nog succesvoller wordt.

Hoe werkt het?

Qlik haalt de database van Salesmanager Online binnen en presenteert de data vervolgens in de vooraf gedefinieerde rapportages. Het gaat dus niet alleen om welke data er in de rapportage zit, maar ook om de manier waarop de data inzichtelijk wordt gemaakt. Voorbeelden van gegevens waarop gerapporteerd kan worden zijn: omzetcijfers (per productgroep, regio, periode enz), servicemeldingen (doorlooptijden, openstaande meldingen), voorraadinformatie (bestelbehoefte, doorlooptijden), salesrapportages (leads, offertes, pijplijn) en nog veel meer. Met Qlik maak je in een handomdraai overzichten en visualisaties van al je KPI’s.  Dankzij de naadloze integratie tussen Qlik en SalesManager Online kunnen alle gegevens die in de SalesManager-database van de klant aanwezig zijn worden weergegeven in de rapportagetool van Qlik. Meer weten over de voordelen van Business Intelligence Powered by Qlik? Lees het hier!

Meer weten over hoe dit jouw organisatie kan helpen? Wij helpen graag bij het samenstellen van de optimale rapportages, dus neem gerust contact met ons op, zodat we de mogelijkheden kunnen bespreken.