Een ERP-systeem ondersteunt de belangrijkste processen binnen een bedrijf. Finance is daar een belangrijk onderdeel van. SalesManager Online biedt integraties aan met drie van de meest gebruikte boekhoudoplossingen binnen het MKB: Twinfield, Exact Online en AFAS. Maakt u gebruik van een ander boekhoudpakket? Wij kunnen ook een integratie op maat voor u ontwikkelen.
Bij het kiezen van een (nieuw) ERP-pakket kun je gaan voor een pakket waar ook een financiële module in zit of je kunt kiezen voor een losstaand boekhoudpakket naast je ERP. Als je voor de tweede optie gaat is het integreren van je ERP-systeem met het boekhoudpakket een must. Dit levert namelijk een aantal interessante voordelen op. Benieuwd hoe je voor de financiële administratie het maximale uit je ERP-systeem haalt? Lees in deze blog wat de voordelen zijn van een integratie en hoe dit precies werkt.
De voordelen van een integratie tussen je ERP-systeem en je boekhoudpakket.
1. Voorkom verschillende relatiebestanden
Door het synchroniseren van de stamgegevens van je relaties ontstaan er nooit verschillen tussen beide relatiebestanden. Het aanmaken van nieuwe relaties gebeurt in SalesManager Online. Dit kunnen bijvoorbeeld prospects, klanten, leveranciers of partners zijn. Vooral met klanten (verkoop) en leveranciers (inkoop) vinden op regelmatige basis financiële transacties plaats. Deze transacties worden verwerkt in de boekhouding wat betekent dat die relaties ook hier aanwezig moeten zijn. In plaats van deze handmatig aan te maken zorgt SalesManager Online er met één druk op de knop voor dat nieuwe klanten (debiteuren) en leveranciers (crediteuren) ook direct in uw boekhoudpakket worden aangemaakt.
2. Tijdswinst
Door het voorkomen van dubbele data-invoer kan veel tijdswinst worden behaald. Doordat data via een zogenaamde API-integratie tussen beide systemen wordt uitgewisseld hoeven gegevens nooit meer twee keer te worden ingevoerd. Dit scheelt tijd en daarmee geld.
3. Voorkom fouten door handmatige invoer
Naast de directe tijdswinst door het elimineren van dubbele data-invoer ontstaat er ook nog een ander voordeel. Bij handmatige invoer van data moet je altijd rekening houden met een bepaalde foutmarge. In één op de zoveel gevallen zal een medewerker een fout maken bij het handmatig invoeren van data. Het achterhalen en oplossen van dit soort fouten zorgt niet alleen voor irritatie en frustratie, maar kost ook gewoon tijd. En daarmee…
4. Real-time informatie uit de dagelijkse praktijk
Het ERP-systeem is vaak het hart van het softwarelandschap binnen een organisatie. Hier worden de belangrijkste processen mee aangestuurd en alle belangrijke data omtrent klanten, producten, voorraden, orders, leveringen en facturen is hierin aanwezig. Zodra er vanuit SalesManager Online een nieuwe factuur wordt verstuurd, een nieuwe debiteur wordt aangemaakt of een levering wordt geregistreerd kan deze informatie direct worden verstuurd naar de boekhoudsoftware. Hiermee is de boekhouding altijd voorzien van de laatste informatie en daarmee helemaal up-to-date. Hiermee is het voor management en/of directie altijd direct inzichtelijk hoe het bedrijf er financieel voorstaat. Daarnaast maakt een boekhouding die up-to-date is het makkelijker om aan alle wet- en regelgeving omtrent financiële verslaglegging te voldoen.
Hoe werkt dit precies?
Het integreren van systemen. Uitwisselen van data tussen applicaties. Het synchroniseren van stamgegevens. Het klinkt allemaal heel mooi, maar hoe werkt het nu precies in de praktijk? Welke functies biedt een koppeling tussen de ERP-oplossing van SalesManager en uw boekhoudpakket?
1. Export van verkoopfacturen
Wanneer er producten of diensten worden verkocht wordt er in SalesManager Online een order aangemaakt. De afwikkeling van een order heeft een financiële (factuur) en een logistieke (levering) kant. Op het moment dat een order gefactureerd en/of geleverd wordt moet je dit ook terug kunnen zien in de boekhouding. Bij het factureren van een order zal er in eerste instantie een openstaande verkooppost moeten worden gecreëerd. Na ontvangst van de betaling zal deze post weer worden afgeletterd. Op het moment dat er spullen worden uitgeleverd dan dient er een voorraadmutatie plaats te vinden. De uitgeleverde spullen worden afgeboekt van de voorraad, zodat de voorraad op de balans overeenkomt met wat er daadwerkelijk in het magazijn ligt. SalesManager Online exporteert de journaalposten waarmee de financiële administratie van de juiste informatie wordt voorzien om bovenstaande zaken op de juiste manier te registreren.
2. Boeken van inkoopfacturen na 3-way matching
Inkoop heeft een vergelijkbare structuur, alleen de afwikkeling werkt iets anders. Ook bij inkoop is er sprake van een financiële (inkoopfactuur) en een logistieke (ontvangst van producten) afwikkeling van een order. Wanneer er producten moeten worden besteld wordt er vanuit SalesManager Online een inkooporder geplaatst bij een leverancier. Er ontstaat vervolgens een openstaande inkooppost en er zullen spullen worden geleverd. Als de spullen zijn geleverd wordt deze levering geregistreerd in SalesManager Online. Op het moment dat dit gebeurt zal er tevens een journaalpost worden geëxporteerd naar de boekhouding waarmee de voorraadmutatie kan worden geregistreerd. In het gevallen van ontvangen producten zal er uiteraard voorraad worden opgeboekt. Voor de financiële afwikkeling ben je bij een inkooporder afhankelijk van de leverancier. Soms zal de bestelling meteen bij plaatsing moeten worden afgerekend, maar bij bedrijven onderling mag er vaak op rekening worden besteld en zal er een factuur volgen. Deze inkoopfactuur kun je (laten) mailen naar de scanapp Basecone.
In Basecone wordt de factuur uitgelezen en vervolgens worden deze gegevens geëxporteerd naar SalesManager Online. De factuur wordt vervolgens vergeleken met de inkooporder en de inkooplevering. Dit noemen we 3-way matching en als de gegevens op de order, levering en factuur overeenkomen kan de factuur voldaan worden. Bij een 100% match exporteert SalesManager de onderliggende journaalpost naar de boekhouding. In de boekhouding wordt op basis hiervan een openstaande post gecreëerd. Dit is voor de medewerkers van de administratie het teken dat de factuur kan worden voldaan.
3. Export van voorraadmutaties bij leveringen of ontvangsten
Zoals aangegeven willen we ook de logistieke afwikkeling van orders terugzien in de administratie. Als een product wordt uitgeleverd aan een klant of juist ontvangen in het magazijn dan wijzigt de voorraadpositie. SalesManager Online exporteert de benodigde journaalpost waarmee de voorraadmutatie in de financiële boekhouding kan worden doorgevoerd. Hierdoor zijn de voorraadposities van de verschillende producten en/of productgroepen ten alle tijde actueel en zichtbaar op de balans.
4. Synchroniseren van stamgegevens
Als er binnen een organisatie met meerdere applicaties wordt gewerkt is het prettig om “one source of truth” te hebben. Oftewel één centraal systeem waarin alle nieuwe data wordt ingevoerd. Denk aan het toevoegen van nieuwe relaties of producten. Vervolgens wordt deze data gedeeld met andere applicaties waarvoor deze data relevant is. Zo wil je nieuwe producten graag zichtbaar maken in je webshop en wil je dat nieuwe klanten meteen als debiteur worden aangemaakt in de boekhouding. Dit laatste is ook precies wat er gebeurt als je in SalesManager Online een nieuwe klant aanmaakt. Door op de relatiekaart te klikken op ‘Debiteur’ aanmaken worden de klantgegevens geëxporteerd naar de boekhouding en wordt daar direct een nieuwe debiteur aangemaakt. Dit voorkomt wederom dubbele invoer en de daarbij behorende fouten en tijdsverlies.
5. Grootboeken
Een grootboek is de verzameling van alle grootboekrekeningen. Deze worden weergegeven in een lijst met grootboekrekeningen; het grootboekrekeningschema. Een grootboekrekening is eigenlijk een overzicht van alle uitgaven en inkomsten binnen een bepaalde categorie. Grootboekrekeningen kunnen in twee categorieën worden opgedeeld: balansrekeningen en resultaatrekeningen. Elk bedrijf heeft zijn eigen grootboekrekeningschema wat past bij de activiteiten van het bedrijf. Wanneer je als bedrijf spullen verkoopt wil je dat de omzet op de juiste grootboekrekening wordt geboekt en als je spullen inkoopt dienen te kosten ook op de juiste grootboekrekening terecht te komen. Door het grootboekrekeningschema van de klant over te nemen in SalesManager Online zorgen wij dat elke export van een journaalpost al direct alle benodigde informatie bevat om op de juiste manier te boeken. Door bijvoorbeeld al op productniveau de juiste grootboekrekeningen te koppelen zal de omzet ook meteen juist geboekt worden in de financiële administratie.
Benieuwd hoe je met behulp van SalesManager Online de administratie efficiënter laat werken? Vraag dan nu een vrijblijvende online demo aan. Of lees hier eerst meer informatie.