Hoe Action leverancier Direct Sales grip kreeg op afroeporders, leveringen en facturatie
Voor veel importeurs en leveranciers aan grote Retail organisaties is het een bekend probleem. Zodra een product is opgenomen in het assortiment van een retailer, begint een complex proces van afroeporders, leveringen, distributiecentra, logistieke partners en facturatie.
Wat op papier eenvoudig lijkt, blijkt in de praktijk vaak lastig beheersbaar. Verschillende Excel-bestanden, e-mails, logistieke systemen en handmatige controles zorgen ervoor dat het overzicht snel verloren gaat.
Direct Sales BV liep tegen precies deze uitdaging aan.
Uitdaging: groeiende volumes en toenemende complexiteit
Direct Sales levert consumentenproducten aan Retail ketens. De samenwerking met retailers verloopt op basis van commerciële afspraken, waarna gedurende het jaar afroeporders worden geplaatst voor levering aan verschillende distributiecentra.
Naarmate het aantal producten, contracten en afroeporders groeide, werd het steeds lastiger om realtime inzicht te houden in:
Welke volumes contractueel waren afgesproken
Hoeveel aantallen reeds waren afgeroepen
Welke leveringen daadwerkelijk hadden plaatsgevonden
Welke facturen nog verstuurd moesten worden
Welke orders nog open stonden
Veel informatie bevond zich in losse spreadsheets en verschillende systemen. Hierdoor kostte rapportage veel tijd en ontstond het risico op fouten.
Eén centrale omgeving voor de gehele orderketen
Samen met SalesManager Software heeft Direct Sales gekozen voor een inrichting van SalesManager Online waarin het volledige proces centraal wordt beheerd.
Alle commerciële afspraken worden vastgelegd inclusief contractnummers, producten, prijzen en afgesproken volumes. Binnenkomende afroeporders worden automatisch gekoppeld aan de juiste overeenkomst.
Hierdoor ontstaat direct inzicht in:
• Afgeroepen aantallen
• Geleverde aantallen
• Openstaande volumes
• Uitnutting van contracten
• Facturatiestatus per levering
De fysieke logistiek blijft uitgevoerd worden door de logistieke partner. SalesManager Online verzorgt de administratieve controle en voortgangsbewaking. Door een SalesManager Online koppeling met het WMS van de logistieke partner heeft Direct Sales actueel inzicht van uitleveringen van de afroeporders naar Distributiecentra van Action.
Meer controle, minder handmatig werk
Door de implementatie beschikt Direct Sales over één centrale bron van informatie voor verkoop, logistiek en administratie.
Medewerkers hoeven niet langer informatie uit meerdere Excel-bestanden samen te voegen. Het systeem toont per order direct de actuele status van de leveringen en de financiële afhandeling.
Dit levert niet alleen tijdwinst op, maar vermindert ook de kans op fouten in het order- en facturatieproces.
Realtime inzicht voor alle afdelingen
Een belangrijk voordeel voor Direct Sales is dat alle betrokken afdelingen nu met dezelfde informatie werken.
Verkoop ziet hoeveel van een contract reeds is uitgeleverd.
Logistiek ziet welke leveringen nog gepland moeten worden.
De administratie beschikt direct over de juiste gegevens voor facturatie.
Daardoor kunnen afwijkingen sneller worden gesignaleerd en opgelost.
Een fundament voor verdere groei
Met de nieuwe werkwijze heeft Direct Sales een schaalbaar platform gekregen voor verdere groei binnen de retailmarkt.
Nieuwe klanten, producten en contracten kunnen worden toegevoegd zonder dat de administratieve complexiteit evenredig toeneemt.
Voor organisaties die leveren aan retailers en werken met afroeporders, distributiecentra en logistieke partners, biedt een geïntegreerde aanpak aanzienlijke voordelen op het gebied van controle, efficiency en betrouwbaarheid.
Benieuwd hoe uw organisatie meer grip kan krijgen op afroeporders?
SalesManager Software helpt importeurs en leveranciers aan Retail organisaties met het digitaliseren van commerciële afspraken, afroeporders, leveringen en facturatie.
Wilt u weten hoe dit er voor uw organisatie uit kan zien? Neem gerust contact met ons op voor een demonstratie van SalesManager Online.