Maak je database zomer-proof!

Met de zomermaanden voor de deur, is het goed om de database eens kritisch onder handen te nemen. Zodat je straks in September gestructureerd te werk kan gaan. Het opschonen van de database is niet alleen handig zodat informatie snel geraadpleegd kan worden. Maar het brengt ook vele nieuwe inzichten, oude leads die wellicht nu wel interessant kunnen zijn. Daarnaast voorkomt het onnodige fouten van bijvoorbeeld foutieve of dubbele gegevens. Alleen met een opgeruimd data base, kun je optimaal gebruik van je CRM-systeem. Speciaal om jou te helpen, hebben we hiervoor een aantal tips & tricks opgesteld.

Werk vanuit één database
Bij het bewaren van papieren gegevens, stop je alles bij elkaar. Doe dit ook bij het digitaal bewaren van gegevens! Als alles in één database wordt bewaard, creëer je overzicht en tijdwinst. 
Nu kan het zo zijn dat er gewerkt wordt met verschillende systemen voor bijvoorbeeld CRM, ERP en WMS. Zorg in dat geval dat de systemen aan elkaar gekoppeld zijn. De software van SalesManager Online kan er bijvoorbeeld voor zorgen dat alle systemen in één omgeving worden ondergebracht. Hierdoor werkt iedereen met dezelfde gegevens en lopen dingen niet meer door elkaar heen. 

Laat relaties hun eigen informatie wijzigen
Dit klinkt spannend, maar het is eigenlijk vooral heel handig! Door middel van een klantportaal of een wijzigingsformulier met campagnes meesturen, krijgen klanten toegang tot hun eigen gegevens en kunnen zij de beschikbare informatie wijzigen of zelfs aanvullen. Dit scheelt tijd, maar het verkleint ook de kans op fouten.

Loop de database regelmatig na
Uitschrijvingen, bounces, foutmeldingen en wijzigingen. We hebben er allemaal mee te maken. Al deze dingen zullen direct en nauwkeurig verwerkt moeten worden. Omdat het niet het leukste werk is om te doen, doen sommige marketingprogramma’s dit automatisch. 
Alle informatie blijft hierdoor actueel en doordat alle gegevens up-to-date zijn, worden foutmeldingen voorkomen. Dit zorgt ervoor dat de acties die je verstuurt niet als spam gezien worden.

Houd de database volledig
Een database onderhouden doe je niet alleen. Zorg er dus voor dat iedereen zijn of haar verantwoordelijkheid neemt en alle nieuwe beschikbare informatie direct in de database verwerken en niet ergens in een spreadsheet opslaan. Door de nieuwe informatie direct te verwerken, zorg je ervoor dat er geen waardevolle informatie verloren gaat.

Segmenteer de informatie
Hoe langer een bedrijf bestaat en hoe meer klanten je hebt, hoe groter de database kan worden. Door de database op te delen in doelgroepen, is het eenvoudiger om te communiceren met mensen. Neem bijvoorbeeld een selectie op de geboortedatum van mensen. Op deze manier is het een gepersonaliseerde felicitatie verzenden gemakkelijker dan wanneer het handmatig uitgezocht moet worden.

Personaliseer op behoefte
Het is belangrijk om de meest actuele gegevens te hebben, maar het is net zo belangrijk om persoonlijke gegevens bij te houden. Op deze manier de klant persoonlijk benaderd worden en kan er inhoudelijk op iemands (informatie)behoefte ingespeeld worden. 

Maak duidelijke afspraken
Als er duidelijk is wie wat gaat bijhouden, moet er ook afgesproken worden hoe het bijgehouden gaat worden. Zorg ervoor dat iedereen de data op dezelfde wijze invoert, zodat er een gestroomlijnd proces ontstaat. 

Stel iemand verantwoordelijk. 
Het is verstandig om één persoon of afdeling eindverantwoordelijk te maken. Hierdoor ontstaat er een feeling met de werkwijze. Daarnaast spreek je mensen hun verantwoordelijkheidsgevoel aan, wat ervoor zorgt dat er één centraal punt is die erop toeziet dat afspraken worden nageleefd. 

Troep in, troep uit
Net als met een verhuizing, is het overgaan naar een nieuw systeem hét moment om alles op te schonen. Verouderde data kan direct verwijderd worden, zodat het nieuwe systeem fris en fruitig is. Bekijk kritisch welke informatie je wilt gebruiken, welke informatie overbodig is en welke informatie ontbreekt.

Wees proactief
Mis je informatie? Ga er direct achteraan! Kijk op internet of je de ontbrekende informatie kan vinden. Vraag het aan iemand binnen je netwerk. En lukt dat allemaal niet? Bel het bedrijf of desbetreffende persoon dan op. Dat is direct een goede mogelijkheid om de banden eens aan te halen.

Wij weten als geen ander dat een CRM-systeem een aardige investering is voor je bedrijf. Om er waardevolle informatie uit te blijven halen is het belangrijk dat het CRM-systeem opgeruimd blijft. Maak er bijvoorbeeld een maandelijks punt van en blijf het beste uit je CRM-systeem halen! Wil je meer weten over de mogelijkheden van een CRM-systeem? Neem dan contact op met Alex Werner!

Ketenoptimalisatie

Ongeacht welk type bedrijf je hebt, er is altijd een keten. De keten is de operationele kern van je organisatie. Het is een reeks handelingen die verricht worden om de kerntaken te voltooien die jouw bedrijf draaiende houden. Een verbeterslag doorvoeren in de keten is meer dan alleen een stuk software toevoegen. Het kan je veel geld en tijd besparen. In deze blog vertel ik je meer over keten optimalisatie en hoe jouw bedrijf hierin kan verbeteren.

Waarom gaat het zoals het gaat?

Wil je je keten optimaliseren, dan moet je eerst weten hoe die keten er nu uitziet. De beste manier om dit te doen is door simpelweg die keten eens van dichtbij te bekijken. Hoe gaan dingen nu? En dan niet hoe het op papier zou moeten gaan, maar hoe het écht gaat.

De beste inzichten krijg je niet vanachter je bureau of in de vergaderkamer. Ga daar kijken waar de actie plaatsvindt. Kijk eens mee over de schouder bij inkoop. Loop eens een dag mee in het magazijn. Praat met mensen, afdeling voor afdeling. Vraag ze het proces eens voor te doen zoals zij dat kennen. Stap voor stap. Vraag ze waarom ze het zo doen. Veel kinken in de kabel ontstaan niet uit onwil of onkunde, maar uit de wens om iets te verbeteren. Daarom is het belangrijk altijd de vraag te stellen waarom dingen gaan zoals ze gaan.

Wanneer je echt de vloer op gaat, zullen je meteen zaken opvallen. Eigenaardigheden, kleine handelingen of uitzonderingen die niet in jouw ideale papieren versie van het proces staan. Oplossingen die mensen ad hoc hebben verzonnen, om een beperking in de software te omzeilen. Een extra tool die iemand gebruikt die je niet had gedocumenteerd, waardoor de data er nu anders uitziet.

Drie elementen van de keten

Als je goed inzicht hebt in hoe het werk nu werkelijk uitgevoerd wordt kun je beginnen met de verbetering ervan. Dat doen we door te kijken naar de interactie tussen de drie elementen van de keten: mensen, processen en techniek.

De keten optimaliseren betekent dat je de manier waarop mensen werken zult veranderen. Maak aan jouw werknemers goed duidelijk wat er gaat veranderen en waarom. Deel je bevindingen en de gevolgen ervan met je organisatie. Investeren in efficiënte en duurzame technologie is essentieel voor een soepele bedrijfsvoering. Technologie is het gereedschap dat je medewerkers iedere dag weer moeten gebruiken. Ouderwetse, beperkte of trage software zorgt daarom voor stress en onvrede bij je medewerkers.

Analyseer welke knelpunten in je keten veroorzaakt worden door technologie. Bepaal welke software een geschikte verbetering is. Hou daarbij rekening met de rol die de software moet vervullen in jouw keten als geheel. Vergeet tot slot niet dat jouw personeel die software moet leren gebruiken.

Hoe ga je jouw keten optimaliseren?

Je weet nu wat je wil veranderen. Nu is het zaak om te bepalen hoe je dat gaat doen. Verandering gebeurt nooit van de een op de andere dag. De trajecten die wij met onze klanten doorlopen duren vaak minstens 3 maanden. En goede keten optimalisatie is continu aan de gang.

Wij kunnen ons goed voorstellen dat dit een proces is waarmee je graag aan de slag wilt gaan, maar dat je tegelijkertijd ook niet zo goed weet hoe. In de rechterkolom van deze pagina vind je een uitgebreide uitleg van het optimaliseren van jouw keten. Dit document geeft je in vogelvlucht de stappen die je moet zetten om jouw keten te optimaliseren. Vanuit hier kun je twee kanten op:

1. Je gebruikt de informatie om zelf aan de slag te gaan met de optimalisatie van jouw keten.

2. Je zoekt hulp bij een partij gespecialiseerd in het optimaliseren van de keten.

SalesManager Software heeft meer dan 25 jaar ervaring met ketenoptimalisatie. Wij gaan graag met jou vrijblijvend in gesprek om te kijken waar jouw knelpunten liggen en hoe je hiermee aan de slag kunt gaan. Graag helpen wij je met het besparen van kosten en tijd door jouw keten te optimaliseren, zodat jij je kunt focussen op de doorgroei van jouw bedrijf.

Wil je een afspraak maken of heb je vragen? Vul het contactformulier hier in en wij nemen contact met jou op.

ERP voor de medische industrie

Houdbaarheid en kwaliteit zijn kritieke succesfactoren in de medische industrie. Maar hoe kan dit op een juiste en verantwoorde manier worden gegarandeerd? Met de ERP-oplossingen van SalesManager Online is alle voorraad traceerbaar. Of het nou om serie-, batchnummers of houdbaarheidsdata gaat. In deze blog leggen wij je graag uit hoe onze systemen hier oplossingen voor bieden. 

Tenminste houdbaar tot 
Bij het opslaan van medicijnen komt veel meer kijken dan enkel een plek in het magazijn vinden. Het is van noodzakelijk dat er zoveel mogelijk informatie wordt geregistreerd over het medicijn in kwestie. SalesManager Online biedt de mogelijkheid om eenvoudig alle gegevens behorend bij een bepaalde batch te registreren. Tevens biedt het de mogelijk om kwaliteitscontroles uit te voeren en te registreren. Verder zorgt de batchregistratie ervoor dat artikelen makkelijk te herleiden zijn. Dit is zelfs mogelijk wanneer een artikel al verkocht is. Dit is bijvoorbeeld erg handig bij een terugroepactie. De software van SalesManager Online stelt je dus niet alleen in staat om voorraden online in te zien, maar ook om het gemakkelijk online te muteren en terug te herleiden.  

Orderpicking 
Het verzenden van medicijnen of andere houdbare producten dient te gebeuren volgens het FIFO principe: First in, First Out. Met de orderpicking feature van SalesManager Online worden orders automatisch klaargezet. De artikelen worden gesorteerd waarbij er rekening wordt gehouden met eisen zoals de houdbaarheidsdatum. Via de feature Advanced Shipping Notice wordt de klant automatisch op de hoogte gehouden van alle veranderingen in het orderproces. Denk hierbij aan verwachte leverdatum, spoedorders die voor verandering in het orderproces zorgen en Track & Trace codes. SalesManager Online ontzorgt uw binnendienst. 

Bij SalesManager Online snappen wij als geen ander hoe belangrijk en noodzakelijk het is dat processen goed lopen. Wat uw uitdagingen ook zijn, samen gaan we opzoek naar de beste oplossing. Benieuwd wat we voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Klik hier om vrijblijvend een afspraak in te plannen of neem contact op met Alex Werner.

Nooit meer nee verkopen!

Herken jij de in het filmpje getoonde problemen? Dan kunnen de oplossingen van SalesManager Online een uitkomst bieden. In onze nieuwe Whitepaper nemen wij je mee door de ERP functionaliteit die wij bieden voor groothandels. Wat je uitdaging voor de cloud ook is, samen komen wij tot de beste oplossing.

Cloud Finance

Al ruim 10 jaar zijn wij trotse partner van Twinfield. Deze partnerschap heeft geresulteerd in hoogwaardige oplossing op het gebied van Cloud Finance systemen. Twinfield is een dochterbedrijf van Wolters Kluwer Tax & Accounting, zij waren het eerste bedrijf dat een Cloud Finance Systeem op de markt bracht en was hiermee zijn tijd ver vooruit.

Wat is Cloud Finance?
Cloud Finance is simpelweg het regelen van financiële boekhouding via het internet. Dit stelt bedrijven in staat om de boekhouding altijd en overal uit te voeren, op kantoor of thuis. De toegankelijkheid van de data biedt een enorm voordeel ten opzichte van lokaal opgeslagen gegevens. Iedere controller, accountant of andere belanghebbende, kan op afstand de meest recente gegevens inzien en gebruiken.

Onze krachten bundelen 
Met de Twinfield integratie in SalesManager Online mis je nooit meer iets binnen de financiële boekhouding. Als volwaardig en gecertificeerd partner van Twinfield kunnen wij een standaard koppeling bieden, waardoor verschillende functionaliteiten elkaar ondersteunen en versterken. Voor de meeste van onze klanten betekent dit een geïntegreerde boekhoud-softwareoplossing, bijvoorbeeld: 

• Stamgegevens van klanten én leveranciers, deze zijn te beheren vanaf één plek.

• Het doorboeken van journaalposten voor in- en verkoopfacturen. Dit wordt automatisch gedaan en voorkomt onnodige fouten. 

• Kosten die geboekt worden op projecten in Twinfield (dimensie 3), deze zijn tevens terug te vinden in SalesManager Online onder projecten.

• Beschikbare rekenschema’s voor de omzet, dagboeken en de BTW, deze worden in SalesManager Online weergegeven.

Met onze jarenlange kennis en ervaring op het gebied van softwareontwikkeling hebben we veel aanvullende functionaliteiten ontwikkeld. Dit maakt ons nu al een betrouwbare kennispartner voor meer dan 200 bedrijven. Onze oplossingen zijn gebaseerd op de problemen van onze klanten, maar wij begrijpen als geen ander dat niet iedere organisatie dezelfde processen heeft. Onze software is daarom flexibel in te richten naar jouw specifieke behoeften en wensen, zodat je nooit compromissen hoeft te sluiten. Benieuwd wat we voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Neem vrijblijvend contact op: alex@salesmanager.nl

Digitaal ondertekenen

Ben je net als vele andere organisaties overtuigd van het gemak en voordelen van digitale ondertekening? Implementeer dan nu de optie online ondertekenen in jouw SalesManager Online omgeving. Meerdere klanten hebben gevraagd of het elektronisch ondertekenen toegevoegd kon worden als standaard functionaliteit. Dit bespaart niet alleen tijd en geld, maar online ondertekenen wordt ook door hun klanten als voordeel gezien.

Hoe werkt Online Ondertekenen binnen SalesManager Online?

Na het opstellen van een offerte binnen de module Offerte in jouw SalesManager Online wordt middels een procesknop een email gegenereerd. Deze email verwijst door middel van een unieke URL naar de offerte. Dit is een template die je geheel naar wens kunt aanpassen Via de URL wordt een accordeer scherm voor de offerte geopend. Hierin worden de bedrijfsgegevens getoond en de persoonsgegevens gevraagd van de ondertekenaar. Degene die de offerte ondertekent gaat niet alleen akkoord met de offerte maar ook met de algemene voorwaarden. Vervolgens wordt er een bevestigingsmail gestuurd dat de getekende offerte is ontvangen.

Sluitend bewijs

Het zetten van een handtekening gebeurt door middel van het aanvinken van de checkboxes. Wanneer de ondertekenaar klikt op de knop “OK / ik ga akkoord” zal een aangevulde versie van de offerte per email worden verstuurd naar de ondertekenaar. Dit wordt verzonden naar het emailadres dat ingevuld kan worden op de pagina voor ondertekening. Tevens zal er een kopie worden gestuurd naar een algemeen (intern) email adres.

Voordelen van digitaal ondertekenen

Je weet nu hoe het online ondertekenen werkt in de praktijk. Wat zijn de voordelen van digitaal ondertekenen?

1. Veilige communicatie
   Met het plaatsen van een digitale handtekening onder een offerte garandeer je de identiteit van de ondertekenaar. Doordat je de digitale handtekening verifieert communiceer je niet alleen veilig, het zorgt ook voor vertrouwen in de identiteit van de ontvanger.

2. Milieuvriendelijk
   Dankzij het digitaliseren van jouw offerte proces bespaar je een hoop papier. Een contract wordt veelal in twee- of drievoud geprint en dit is door het digitale ondertekenen niet meer nodig.

3. Besparing van tijd & geld
   Dankzij de digitale ondertekening plaats je snel en eenvoudig een handtekening onder een contract. Het printen van contracten is verleden tijd. Na het plaatsen van een handtekening verstuur je het contract direct per mail, in plaats van per post. Dit alles zorgt voor een snel en efficiënt proces van ondertekenen.

Heb je vragen of wil je graag met jouw bedrijf aan de slag met Online Ondertekenen? Neem telefonisch contact op via 020-6965650 of per mail info@salesmanager.nl. Wij helpen jou graag bij het implementeren van Online Ondertekenen bij jouw bedrijf.

Business Intelligence

Business Intelligence, waarschijnlijk heb je er wel eens van gehoord, maar doe je er ook iets mee? Business Intelligence (BI) is het verzamelen en analyseren van bedrijfsinformatie. Hierdoor krijg je inzicht in de verschillende processen en worden kansen uitgelicht. SalesManager BI powered by Qlik maakt business intelligence bereikbaar voor het MKB.

Waarom zou jij gebruik maken van Business Intelligence?

1. Alle informatie op 1 plek
   Gegevens zitten verspreid door jouw hele systeem. Ieder systeem biedt rapportage mogelijkheden, maar een Business Intelligence tool biedt de mogelijkheid al jouw gegevens te verzamelen en te tonen op een centrale plaats.

2. Tijdbesparend
   Door de Business Intelligence tool bespaar je veel tijd en moeite. Je hoeft namelijk niet meer moeilijk te doen met handmatig maken van overzichten in Excel of een ander programma.

3. Doelen en voortgang makkelijk bijhouden
   KPI’s zijn belangrijke indicatoren van de performance van jouw organisatie. Bepaal de KPI’s en bekijk voor elke afdeling op een eigen dashboard hoe het er voor staat. Valt het aantal orders terug in een bepaalde maand? Klik dan door in het dashboard en je ziet bijvoorbeeld dat maar 1 product slecht loopt. Op basis hiervan kun je dan maatregelen treffen. Toont het support dashboard dat een bepaald type meldingen te lang open staat? Dan kan de supportmanager besluiten om meer mensen van zijn team op deze meldingen te zetten. Net zolang tot het dashboard weer in het groen staat.

4. Maak betere beslissingen
   Elke dag worden er binnen jouw organisatie beslissingen genomen. Dit gebeurt niet alleen door het management of een manager, maar door iedere werknemer. Door gebruik te maken van de SalesManager BI powered by Qlik kun je al jouw gegevens en informatie niet alleen overzichtelijk presenteren, ook kun je dieper in de gegevens duiken om zo tot een beter geïnformeerde beslissing te komen.

5. Nieuwe inzichten
   Veel systemen zijn dusdanig ingericht dat zij vragen kunnen beantwoorden waar vooraf rekening mee gehouden is. Door gebruik te maken van een Business Intelligence tool heb je de mogelijkheid te ‘spelen’ met gegevens en a la minute vragen te beantwoorden die je op dat moment hebt. Zo kun je snel inspelen op nieuwe situaties en ben je je concurrent een stap voor.

6. Visualisaties
   Een plaatje zegt meer dan een duizend woorden en dat geldt ook voor SalesManager BI powered by Qlik. Je bepaalt zelf wat voor plaatje het wordt. Is het een taartgrafiek of zijn het lijnen?

En zo zijn er meer voordelen aan het gebruiken van een Business Intelligence tool. Wil je meer weten of heb je interesse in SalesManager BI powered by Qlik voor jouw organisatie? Neem contact op via info@salesmanager.nl of telefonisch via +31 (0)20 696 56 50.

SalesManager CRM app

CRM is de basis van SalesManager Online. Via de Salesmanager CRM app, beheer je eenvoudig alle data vanaf je telefoon, waar je ook bent, zowel online als offline. In deze blogpost leggen we je voordelen uit van de SalesManager CRM app.

De afgelopen periode heeft het team van SalesManager Software hard gewerkt aan de ontwikkeling van een aantal apps, waaronder de SalesManager CRM app. Vanaf nu is alle data vanuit SalesManager Online dus ook beschikbaar op een app, zowel online als offline.

Voordelen

Met de CRM app heb je altijd al jouw klanten, contactpersonen, afspraken en taken beschikbaar op jouw mobiel of tablet. De apps van SalesManager Online zijn beschikbaar voor Android en IOS (Apple). Vanuit de app kun je klanten bellen, sms’en en ook WhatsApp en Skype is gekoppeld aan de app. Als je op het adres klikt dan start Google Maps op en kun je jezelf naar de klant navigeren.

Online & offline

De CRM app van SalesManager draait ook offline, dus mocht je om welke reden dan ook even niet beschikken over een internet verbinding is dat geen probleem. Je kunt gewoon doorwerken in de app en zodra je weer beschikt over een internetverbinding worden alle wijzigingen en mutaties gesynct met jouw server.

De app is dus ideaal als je regelmatig onderweg bent. Door gebruik te maken van de app hoef je niet meer te schakelen tussen apps en andere programma’s zoals bijvoorbeeld jouw Outlook agenda. Alles is terug te vinden in een centraal systeem, zowel op de mobiel als op de computer. Zo voorkom je fouten en bespaar je tijd én geld.

Meer mobiele apps

De CRM app is niet de enige app waar aan gewerkt is. Vanuit onze klanten was bijvoorbeeld ook behoefte aan een app voor servicemonteurs en een picking app. Over deze twee apps vind je meer informatie op de pagina apps (klik hier). Mocht je vragen hebben over de SalesManager CRM app of een van de andere apps kun je contact opnemen per mail (info@salesmanage.nl) of per telefoon (020-6965650).