Voldoet je huidige CRM-systeem niet meer aan je wensen en wil je overstappen naar een oplossing die beter aansluit? Dit kan een flinke klus zijn waar veel bij komt kijken. Het is dan ook verstandig om eerst goed te inventariseren voordat je overgaat tot de aanschaf van een nieuw systeem. Met deze aandachtspunten weet je waar je op moet letten.
Eerst kiezen, dan kopen
Sta je op het punt om je eerste CRM-systeem te kiezen? Of ben je op zoek naar een nieuw systeem dat beter aansluit bij je bedrijfsvoering? Lastig, want er is behoorlijk wat software op de markt.
Eerder schreven we al een stappenplan om een nieuw CRM-systeem te kiezen. In dit artikel zoomen we verder in op belangrijke aandachtspunten bij het aanschaffen ervan.
Aandachtspunten bij CRM-systeem kopen
1. Functionele fit
Het allerbelangrijkste bij de keuze voor een nieuw CRM is de functionele fit. Bevat het systeem de benodigde functionaliteit die jij nodig hebt om je processen te ondersteunen? Het is daarbij slim om wat extra aandacht te besteden aan de onderdelen die je het meest gebruikt. Gebruik je het CRM bijvoorbeeld vooral voor het registreren van leads en sales? Of voor projectmanagement? Zoom daar dan op in tijdens de demo of testfase.
2. Exacte kosten
Naast een vast maandbedrag betaal je bij de meeste CRM-pakketten extra voor premium functionaliteiten, koppelingen of aanvullende gebruikers. Daarnaast kun je te maken krijgen met limieten op het aantal contacten. Zet daarom op een rij wat jij nodig hebt op het gebied van functionaliteit en capaciteit. Bereken vervolgens het exacte kostenplaatje. Zo kom je niet voor verrassingen te staan.
3. Support
Wanneer je CRM-systeem niet doet wat het moet doen, wil je natuurlijk snel een oplossing hebben. Zoek daarom, voordat je het CRM-systeem gaat kopen, uit op welke manier support mogelijk is. Is dat alleen via een contactformulier en e-mail of ook via telefoon of chat?
Tip: Is de leverancier van het CRM-systeem dat je voor ogen hebt alleen via e-mail bereikbaar? Stuur dan eens een vraag en kijk hoe snel je een reactie ontvangt. Dezelfde reactiesnelheid kun je verwachten wanneer je een probleem ervaart.
Kies je voor SalesManager Online CRM? Binnen kantoortijden zijn wij telefonisch bereikbaar. Via de portal of e-mail reageren we altijd binnen 24 uur op vragen.
4. Data exporteren en importeren
Kun je je data makkelijk meenemen wanneer je toch besluit op een ander CRM-systeem over te stappen? En hoe kun je de gegevens uit je huidige pakket overzetten naar je nieuwe CRM-systeem? Belangrijke zaken om vooraf uit te zoeken of vragen.
5. Dataconversie
Bij de overstap naar een nieuw CRM-systeem is het belangrijk dat er dataconversie plaatsvindt: het overzetten van data uit het oude naar het nieuwe systeem. Contactgegevens van klanten en leveranciers, oude activiteiten en orderinformatie kunnen allemaal worden geconverteerd naar het nieuwe systeem. Dit is meteen een mooie gelegenheid om je data op te schonen en bijvoorbeeld oude relaties te verwijderen.
Daar moet natuurlijk wel mankracht voor beschikbaar zijn. Een aandachtspunt is daarom dat iemand binnen de organisatie toegang en tijd heeft om data te verzamelen en te ordenen. Zit je midden in een piekperiode, dan kun je de implementatie van een nieuw CRM-systeem misschien beter wat uitstellen en plannen in een periode waarin het wat rustiger is met de dagelijkse gang van zaken.
6. Mogelijkheden tot maatwerk
Heb je voldoende aan de standaard functionaliteit? Mooi! Maar als je specifieke wensen hebt, is mogelijk maatwerk nodig. Dit is vooral belangrijk voor bedrijven die in een niche opereren met bijvoorbeeld unieke wet- en regelgeving of hele specifieke eisen aan een softwarepakket die voortkomen uit de dagelijkse werkprocessen. Wanneer je niet genoeg gaat hebben aan het basispakket is het verstandig om te inventariseren in hoeverre maatwerk nodig is en wat de kosten hiervoor zijn.
7. Training
Gebruik je alleen de standaard functionaliteit van het CRM? Dan heb je waarschijnlijk voldoende aan een online leeromgeving. Kijk wel eerst of deze aanwezig is, voordat je tot aanschaf overgaat.
Bij maatwerk, complexere aanvullende modules of grote organisaties is het slim om een fysieke training te organiseren. Zoek uit of dit mogelijk is bij de CRM-aanbieder die je voor ogen hebt.
Bij SalesManager Software bieden we twee soorten trainingen aan:
Voor eindgebruikers; medewerkers die dagelijks met het systeem moeten werken, denk hierbij aan medewerkers op de afdelingen inkoop, verkoop, backoffice of werknemers die bijvoorbeeld in het magazijn of in de buitendienst werken.
Voor applicatiebeheerders; een persoon of een afdeling die vanuit de klant eindverantwoordelijk is voor het gebruik en onderhoud van de applicatie
All-in-one CRM en ERP
Ben je op zoek naar een echte alleskunner? Maak dan kennis met SalesManager Online.
Het CRM-systeem vormt het hart van onze software. Elk nieuw contact krijgt een eigen relatiekaart. Deze is zeer uitgebreid en kan altijd verder aangevuld worden met custom velden. Per kaart bouw je een dossier op. Elk document dat je elkaar ooit verstuurd en elk belletje of mailtje dat je ooit deed, wordt opgeslagen in de relatiekaart. Zo heb je altijd een compleet overzicht van alle communicatie en documentatie met een relatie.
Aanvullend kan de CRM-module worden ge aan het krachtige ERP-systeem, de projectmanagementmodule en/of de servicemanagementmodule van SalesManager Online gekoppeld worden.
Met maatwerk kan het hele systeem zo ingericht worden dat het perfect bij jouw organisatie aansluit. Inclusief koppelingen met externe software. Dat maakt SalesManager Online een echte all-in-one oplossing voor vrijwel elke organisatie!
Eens kijken hoe het CRM-systeem van SalesManager Online eruit ziet? Of wil je graag meer informatie? Vraag dan nu een vrijblijvende online demo aan. Of lees hier eerst meer informatie.