In een ideale projectsetting is software ter ondersteuning van projectmanagement niet nodig. Klinkt goed toch? Alleen niet heel realistisch. Wanneer een project al iets complexer wordt qua deelnemers en scope is het hebben van ondersteunde software een waardevolle bijdrage. Bovendien wordt projectmatig werken steeds vaker toegepast in het bedrijfsleven. Door processen te automatiseren bespaard je niet alleen kosten maar ook de kans op fouten worden verkleind. Om je op weg te helpen zetten wij een aantal tips op een rijtje om het meeste uit de oplossing te halen.
TIP 1: KIJK NAAR WAT NODIG IS.
Voordat je meteen van start gaat met implementeren, kijk eerst naar wat nodig is. Hoe is de projectstructuur gevormd binnen de organisatie? Is er alleen sprake van interne projecten of ook externe? Wat is de schaal, hoe werkt de budgettering? Is het de bedoeling dat facturen meteen worden doorgezet naar een boekhoudpakket zoals Twinfield? Dit zijn vragen waarmee rekening gehouden moet worden voordat er iets kan worden aangeschaft. Zorg dat er een duidelijk beeld is van de processen die het systeem straks moet ondersteunen.
TIP 2: VRAAG DE GEBRUIKERS WAT ZE NU MISSEN
Achterhalen waar precies voordelen behaald kunnen worden is nog best lastig. Vraag een groep mensen wat ze willen en je eindigt met oneindige lijst vol met eisen. Belangrijk is om te weten waar het op dit moment fout gaat. Wat moet het systeem verhelpen of ondersteunen? Ga naar de kern, zoek de behoefte en kijk natuurlijk waar de kansen liggen om processen beter te stroomlijnen.
TIP 3: MAAK DOELSTELLINGEN VOOR HET SYSTEEM.
Wat moet de softwareoplossing precies doen? Dient het rapportages of forecast te genereren? Projectmanagement kent verschillende principes en methodieken. Welke worden binnen de organisatie gehanteerd? Krijg een duidelijk beeld over de huidige werkwijze en eventuele veranderingen die gaan plaats vinden.
TIP 4: GA VOOR CLOUD!
Het is natuurlijk een persoonlijk keuze. Maar wij raden het zeker aan! Online projectmanagement is niet alleen goedkoper, maar ook een stuk toegankelijker. Gebruikers kunnen het systeem overal benaderen, op ieder apparaat en de informatie is altijd actueel. Bovendien worden verbeteringen en upgrades automatisch verwerkt.
TIP 5: ZOEK EEN OPLOSSING DIE MEEGROEIT
Wanneer een organisatie begint met innoveren of automatiseren is een oplossing die na 6 maanden te weinig functies biedt natuurlijk niet handig. Kijk ook naar mogelijkheden die misschien in eerste instantie niet nodig zijn maar op langere termijn voor meerwaarde kunnen zorgen. Bij SalesManager Online betaal je alleen voor de functies die daadwerkelijk worden gebruikt. Mocht in een later stadium aanvullingen nodig zijn, dan kan dit eenvoudig worden gerealiseerd.
TIP 6: KIES VOOR GEMAK.
Zoek een oplossing die bij de organisatie past. Projectmanagement van SalesManager Online is flexibel en kan worden aangepast naar de behoefte van de organisatie. Bovendien zijn de oplossingen van SalesManager Online geïntegreerd met Twinfield. Hierdoor worden alle facturen automatisch door geboekt in Twinfield. Lees hier meer over onze Twinfield integratie.
TIP 7: ZORG VOOR INTEGRATIE
Een op zichzelf staande oplossing, dat is geen oplossing. Tegenwoordig is het ondenkbaar dat een systeem niet met andere processen kan samenwerken of gekoppeld kan worden. Projectmanagement van SalesManager Online wordt geleverd met Twinfield integratie. Uiteraard kan het ook worden aangesloten op de overige oplossingen van SalesManager Online zoals ERP, CRM en servicemanagement. Bedenk goed welke arbeidsprocessen het systeem moet ondersteunen.
TIP 8: STEL EEN DUIDELIJKE PLANNING OP
Wanneer helemaal duidelijk is waar een projectmanagement systeem aan moet voldoen is de tijd gekomen om de knoop door te hakken. Stel een deadline op. Zo voorkom je dat er kostbare tijd verloren gaat. Stel een beslissing niet uit tot het allerlaatste moment. Na de aanschaf moet een dergelijk systeem uiteraard ook geïmplementeerd worden. Dit kan aan de hand van de complexiteit ook enige tijd in beslag nemen.
TIP 9: WEN AAN EEN NIEUWE MANIER VAN WERKEN
Dit klinkt misschien een beetje raar maar toch echt noodzakelijk. Wanneer een nieuw systeem wordt geïntroduceerd moet deze een plaatsje krijgen bij de eindgebruikers. Zeker wanneer het gaat om project management software. Vaak wordt het benaderd als een alternatieve verkoopsoftware. Dit is zeker niet het geval. Projectmanagement software is een waardevolle aanvulling, maar zeker geen vervanging van een verkoopoplossing. Bovendien moeten de gebruikers leren de tool in te zetten zodat het maximale eruit wordt gehaald.
Ben je benieuwd wat wij specifiek voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op. Onze consultants kunnen je van een passend advies voorzien.
