Als projectmanager zorg je dat een opdracht tot een goed einde komt. Maar wat komt er allemaal bij kijken bij projectmanagement? In dit artikel bespreken we de belangrijkste taken én laten we zien hoe je met slimme software efficiënter jouw projecten begeleidt.
Wat doet een projectmanager?
Een projectmanager is verantwoordelijk voor het begeleiden van een project of opdracht. Hij of zij heeft de leiding en zorgt dat het project tot een goed einde gebracht wordt. Meestal gaat het om grote projecten, waar verschillende mensen bij betrokken zijn, een lange looptijd hebben en waar serieus budget bij komt kijken. Denk aan het ontwikkelen van een mobiele app, maar ook aan het realiseren van een nieuwbouwwijk.
Belangrijkste taken bij projectmanagement
Een projectmanager heeft veel verschillende petten op. Dit zijn de belangrijkste taken en verantwoordelijkheden bij projectmanagement.
1. Scope vastleggen
Nog voordat het project van start gaat, is het aan de projectmanager om de omvang, doelstellingen en randvoorwaarden te stellen. Door middel van een debriefing stel je vast wat er precies moet gebeuren, wat het budget is en wanneer het project af moet zijn. Dit doe je in overleg met de opdrachtgever en andere betrokken partijen.
2. Planning maken
Vervolgens ga je aan de slag met een planning. Je plant het werk zo in dat de opdracht binnen de gestelde tijd en het budget gerealiseerd kan worden. Hierbij houdt je rekening met tegenslagen en problemen die onderweg opgelost moeten worden.
Bij de ontwikkeling van software wordt tegenwoordig vaak agile in tweeweekse sprints gewerkt. Hierbij wordt snel een werkend product opgeleverd dat binnen de beschikbare tijd en het budget steeds verder verbeterd wordt. Bij bouwprojecten wordt een traditionele planning aangehouden, waarbij de verschillende onderdelen elkaar in logische volgorde opvolgen.
Maak het jezelf gemakkelijk door slimme software te gebruiken! In SalesManager Online is het mogelijk om projecten in fasen en taken op te delen. Ook kan je gebruik maken van templates. Handig wanneer je vaak dezelfde soort projecten doet.
3. Taken verdelen
Als projectmanager begeleidt je een team van mensen dat samen aan één project werkt. Dit kunnen medewerkers van hetzelfde bedrijf zijn, maar ook externe partijen. Soms heb je een vaste pool van mensen om de taken onder te verdelen en soms moet je nog op zoek naar nieuwe partners.
Om het beste resultaat te krijgen, is het belangrijk dat iedereen begrijpt wat zijn of haar taak is. Maar ook dat de right person for the job aangesteld wordt. Jouw aandeel als projectleider is hierin dan ook van groot belang voor het uiteindelijke resultaat.
Je draagt natuurlijk ook verantwoordelijkheid voor het resultaat. Naast het verdelen van taken, let je daarom ook op of de taken goed uitgevoerd worden.
In SalesManager Online kan je taken toewijzen aan verschillende personen. Eventueel kan een uitvoerder vervolgens aangeven hoeveel uur er besteedt is aan de taak. Wanneer een taak voltooid is, wordt deze afgevinkt van de checklist. Lekker overzichtelijk!
4. Projectkosten beheren
Een project wordt meestal op basis van een projectprijs gestart. Binnen het gestelde budget moet het doel behaald worden. Als projectmanager is één van je belangrijkste taken om te zorgen dat dit lukt. Dat doe je door middel van urenregistratie en kostenbeheer.
In SalesManager Online is de projectfacturatie gelinkt aan de urenregistratie. Zo kan je correcte uren meteen doorboeken en factureren. Dit bespaart niet alleen tijd, maar voorkomt ook menselijke fouten.
5. Updates en rapportages verzorgen
Als projectmanager ben je eindverantwoordelijk voor het eindresultaat. Opdrachtgevers wil je tussendoor op de hoogte brengen van de status en voortgang. Dat doe je met tussentijdse updates en rapportages.
SalesManager Online biedt diverse mogelijkheden voor projectrapportage. Van een specificatie van de timesheets tot een volledig uitgewerkte projectkaart. Ook is inzet van business intelligence mogelijk.
Gebruik slimme software!
Zoals je ziet, heb je als projectmanager veel verschillende taken en verantwoordelijkheden. Je maakt een planning, deelt deze op in taken en houdt in de gaten of alle betrokkenen hun deel opleveren. Daarbij heb je oog voor tijd en budget en verzorg je tussendoor updates richting stakeholders.
Om het jezelf een stuk makkelijker te maken, kan je slimme software gebruiken. SalesManager Online neemt veel taken voor je uit handen en automatiseert gestandaardiseerde of repeterende taken. Neem contact met ons op voor een vrijblijvende demo!