Deze week een ander soort blog. Namelijk een repost vanuit Basecone, bekijk hier het orginele artikel. In deze blog legt Basecone uit hoe de koppeling met SalesManager werkt en hoe dit kan bijdragen aan een betere boekhouding.
Wat is Salesmanager?
Komen er veel facturen binnen in je bedrijf? Maak het makkelijk voor jezelf met de inzet van Basecone en SalesManager. Basecone scant en herkent de inkoopfacturen. SalesManager haalt deze ingescande facturen real-time op. Inkoopfacturen worden zo efficiënter beheerd. Door de integratie met Basecone worden de inkoopfactuur en inkooporder plus eventuele pakbon(en) naast elkaar getoond en gematcht in SalesManager. Je controleert of alles klopt en laat de inkoopfactuur doorboeken naar bijvoorbeeld Twinfield of Exact Online. Niet kloppende inkoopfacturen worden als niet betaalbaar naar de boekhouding doorgezet. De combinatie van Basecone met SalesManager zorgt voor een grote efficiencyslag in het inkoopproces.
Hoe koppel je Salesmanager aan Basecone?
Om SalesManager aan Basecone te koppelen heb je de rol van Supergebruiker nodig in Basecone. Neem contact op met SalesManager om deze koppeling tot stand te brengen.
Met welke boekhoudpakketten kan dit?
SalesManager en Basecone koppelen beide met Exact Online en Twinfield. Met beide pakketten kun je inkoopfacturen via Basecone verwerken naar SalesManager, en boeken in het boekhoudpakket. Voor beide boekhoudpakketten zijn er een aantal zaken waar je op moet letten:
Exact Online:
Leveranciersbeheer vindt plaats in Exact Online. Er kunnen geen leveranciers worden aangemaakt in Basecone. Is er een nieuwe leverancier, dan moet deze eerst in Exact Online worden aangemaakt. Bij het aanmaken in Basecone wordt een leverancier niet direct naar SalesManager gesynchroniseerd.
Wanneer een leverancier is aangemaakt in Exact Online, moet deze worden gesynchroniseerd met SalesManager.
Wanneer een leverancier uit het boekhoudprogramma wordt verwijderd, moet er in Basecone een volledige synchronisatie plaatsvinden om de leverancier uit Basecone te halen. Deze kun je aanvragen via support@basecone.nl
Twinfield:
Contactbeheer vindt plaats in Salesmanager i.c.m. Twinfield. Er kunnen geen contacten worden aangemaakt in Basecone indien er wordt geboekt op deze leverancier in SalesManager. Als er een nieuwe leverancier is, moet deze eerst in SalesManager worden aangemaakt.
Wanneer een leverancier (contact) is aangemaakt in SalesManager, wordt deze direct gesynchroniseerd met Twinfield. Vervolgens wordt de leverancier vanuit het boekhoudprogramma naar Basecone gesynchroniseerd. Basecone synchroniseert om de 15 minuten de leveranciers.
Wanneer een leverancier uit het boekhoudprogramma wordt verwijderd, moet er in Basecone een volledige synchronisatie plaatsvinden om de leverancier uit Basecone te halen. Deze kun je aanvragen via support@basecone.nl (vermeld daarbij de administratienaam en -code)
Hoe verwerk je een factuur naar SalesManager?
Als de koppeling met SalesManager is gemaakt, zie je in het validatiescherm de knop Verwerk. Dit is linkerknop in onderstaande afbeelding, met de pijl in de wolk erop.
Via een druk op deze knop verwerk je een inkoopfactuur in SalesManager. Bij het verwerken van facturen naar SalesManager zijn er een aantal aandachtspunten:
Verzamelfacturen over meerdere projecten of leverbonnen moeten worden gespreid over meerdere factuurregels in Basecone.
Wanneer de factuur geen directe kosten op een project betreft, boek je de factuur direct door naar Exact Online of Twinfield, via de normale boekingsknop.
Wanneer het een factuur betreft waar zowel directe als indirecte kosten op staan,
moeten de kosten op meerdere factuurregels worden uitgesplitst.
Overigens kun je ook via de normale knop "Boeken" facturen direct vanuit Basecone naar Exact Online en Twinfield doorboeken, indien dit geen projectgerelateerde factuur betreft.
Meer weten over de koppeling of ons ERP-systeem? Neem dan vrijblijvend contact op met Alex via: Alex.werner@salesmanager.nl
Bron: https://support.basecone.com/nl/articles/3000542-verwerken-van-facturen-in-salesmanager