Van wekelijks uitzoekwerk naar realtime inzicht: Direct Sales heeft grip op haar Action-orders
Contract, afroeporders en leverstatus in één systeem en factureren op precies het juiste moment.
Twee keer per jaar tekenen, het hele jaar leveren
Direct Sales BV levert consumentenproducten aan grote retailketens, waaronder Action. Wie levert aan een retailer van dit formaat, werkt met mantelovereenkomsten: twee keer per jaar worden per product grote volumes afgesproken voor een heel jaar. De producten komen veelal uit China en het buitenland, waarbij samples, veiligheidseisen en ketencontroles (waaronder checks op kinderarbeid) onderdeel zijn van het traject vóórdat er ook maar één doos verscheept wordt.
Daarna begint het echte werk: een leverschema in tranches, wekelijkse afroeporders per distributiecentrum, opslag bij logistieke partner De Boer Logistics en cross-docking naar DC's door heel Europa. En één harde afspraak: pas als een afroeporder volledig aan het DC is geleverd, mag er gefactureerd worden.
De hoofdpijn: elke week handmatig checken of er gefactureerd mag worden
Precies op die laatste afspraak loopt het bij veel retailleveranciers spaak, en zo ook bij Direct Sales. Want de voorraad ligt bij de logistieke partner, die uitlevert in delen en via cross-docking meerdere producten tegelijk naar verschillende DC's rijdt. De leverancier ziet daar zelf niets van, behalve als hij erom vraagt.
In de praktijk betekende dat: wekelijks handmatig controleren. Een export uit het systeem van de logistieke partner naast het eigen orderoverzicht leggen, regel voor regel vergelijken welke afroeporders compleet waren, en pas daarna durven factureren. Te vroeg factureren betekent de factuur terugkrijgen; te laat betekent onnodig wachten op je geld.
Met meerdere contracten, tientallen afroeporders per week en groeiende volumes werd dit steeds bewerkelijker. En omdat contract, afroeporders en leverstatus in losse systemen en bestanden leefden, kon niemand zonder zoekwerk zeggen hoe ver een contract was uitgenut en wat er nog openstond richting Action.
De oplossing: één systeem dat zelf weet wanneer een order compleet is
Samen met SalesManager Software heeft Direct Sales die losse werelden verbonden in SalesManager Online, met begeleiding van consultancypartner Swyft. Het uitgangspunt: het contract met Action, de wekelijkse afroeporders en de leverinformatie van de logistieke partner horen bij elkaar, dus moeten ze ook bij elkaar staan.
Alle commerciële afspraken staan in het systeem, inclusief contractnummer, prijzen en afgesproken volumes. De wekelijkse afroeporders worden geïmporteerd en op contractnummer automatisch aan de juiste overeenkomst gekoppeld. De fysieke logistiek blijft bij De Boer Logistics, maar via een koppeling met hun warehouse management systeem komt de leverstatus automatisch binnen.
Daarmee is de belangrijkste vraag geautomatiseerd: het systeem weet zelf wanneer een afroeporder volledig bij het DC ligt, en dus wanneer de factuur eruit mag, afzonderlijk of via een bulkactie. Niemand hoeft dat meer handmatig te controleren.
Het resultaat: elke afdeling ziet in één blik waar het contract staat
Direct Sales heeft nu één centrale bron van informatie, waar elke afdeling zijn eigen antwoord vindt. Verkoop ziet hoeveel van een contract al is uitgeleverd. Logistiek ziet welke leveringen nog gepland moeten worden. De administratie beschikt direct over de juiste gegevens voor facturatie. En doordat iedereen met dezelfde informatie werkt, worden afwijkingen sneller gesignaleerd en opgelost.
Per orderregel is direct zichtbaar uit welk contract deze komt, hoeveel procent is uitgeleverd en wanneer de volgende voorraad wordt verwacht. De vraag "wat is de status van al mijn afroeporders deze week?" is geen zoektocht meer door losse bestanden, maar één blik in het systeem.
De winst in het kort
Contract, afroeporder, levering en factuur in één keten verbonden
Automatisch inzicht in wanneer een afroeporder volledig aan het DC is geleverd
Facturatie exact volgens retailafspraak, zonder handmatige controles
Realtime zicht op contractuitnutting en openstaande verplichtingen — voor verkoop, logistiek én administratie
Schaalbaar fundament: nieuwe producten en contracten toevoegen zonder extra administratieve complexiteit