Oaktree Group

Over Oaktree Group

De Oaktree Group levert op cloud gebaseerde ICT- en Unified Communications-oplossingen en focust zich daarbij op het bedienen van middelgrote organisaties. Als Managed Service provider biedt Oaktree Group klanten de mogelijkheid om onbeperkt gebruik te maken van verschillende ICT-Managed Services, waarbij de volgende oplossingen worden aangeboden:

• Unified Communications; Slimmer, efficiënter en locatie-onafhankelijk communiceren

• Smart Workspace; Alle hard- en software voor de moderne werkplek

• Security; Het verzorgen van de benodigde beveiligingsmaatregelen voor het veilig houden van data

• Networking en Connectivity; Razendsnelle, betrouwbare verbindingen voor zakelijke gebruikers

• Datacenter Solutions; Diverse oplossingen voor het inrichten en onderhouden van datacenters

• Internet of Things & Application Development; Slimme IoT-oplossingen waarmee apparaten wereldwijd met elkaar verbonden kunnen worden en het onderling integreren van applicaties

Oaktree Group biedt deze verschillende oplossingen aan in abonnementsvorm; in feite is het een vorm van operational lease waar klanten gebruik van kunnen maken. Dit zorgt ervoor dat klanten geen grote investering vooraf hoeven te doen en op basis van een vast maandbedrag gebruik kunnen maken van de verschillende diensten die door Oaktree Group worden aangeboden. Oaktree Group zorgt er tevens voor dat de hard- en software altijd up-to-date is en als een klant hulp nodig heeft zijn de specialisten van Oaktree 24/7 bereikbaar.

Het probleem

De samenwerking tussen SalesManager Software en de Oaktree Group is gestart in 2017. Door de sterke groei en beperkingen in het vorige CRM-systeem was er binnen Oaktree behoefte aan een systeem waarmee de contracten met klanten beter beheerd konden worden. Het bijhoudenen monitoren van de verkochte diensten was voorheen slechts beperkt mogelijk en dit zorgde logischerwijs voor problemen in de bedrijfsvoering. In het verlengde hiervan was de juiste factureringvan de contracten - gecombineerd met maandelijks variabele componenten zoals verbruikskosten  ook een uitdaging geworden, waar ook een oplossing voor gevonden moest worden. Daarnaast had Oaktree beperkt inzicht in welke hardware, software en licentie er nu precies bij welke klant in gebruik waren. Het opzoeken hiervan was omslachtig en tijdrovend en dus niet efficiënt geregeld. Tot slot was er binnen Oaktree behoefte aan meer integratie tussen het reguliere ordermanagement en het stukje contractmanagement, dus de wens was om dit in één applicatie onder te gaan brengen om op die manier meer inzicht te creëren en de processen beter te kunnen aansturen.

De oplossing

Om aan bovenstaande wensen en uitdagingen tegemoet te komen is er door SalesManager Software een oplossing aangeboden met verschillende componenten:

• CRM: Als basis voor de oplossing is de CRM-module geïmplementeerd. Met SalesManager Online CRM is het beheer van al je relaties (klanten, leveranciers, prospects enz) in goede handen. Uitgebreide mogelijkheden om allerlei contactinformatie op te slaan en een centrale relatiekaart waar automatisch alle orders, contracten, leveringen en facturen aan gekoppeld worden. Daarnaast wordt het gebruik van workflows ondersteund en is het mogelijk om alle relevante documenten te koppelen.

• Ordermanagement: Met het ordermanagement van SalesManager Online worden alle orders (zowel inkoop als verkoop) geregistreerd en afgehandeld. De financiële afwikkeling van orders verloopt via facturatie en de logistieke afhandeling via leveringen/ontvangsten. Hiermee ontstaat ook meteen de mogelijkheid om gebruik te maken van een stuk voorraadbeheer.

• Contractmanagement: Met het inzetten van de module contractmanagement wordt alle benodigde functionaliteit voor het beheren van contracten (licenties) beschikbaar gesteld. Hiermee kunnen contracten op eenvoudige wijze worden aangemaakt en aangepast. Als de contracten zelf eenmaal goed zijn ingeregeld verloop de periodieke facturatie vrijwel geheel automatisch.

• Install base: Door het implementeren van voorgaande onderdelen is het ook mogelijk om een install base op te bouwen. Door goed te registreren welke producten en diensten een klant heeft afgenomen worden zaken als onderhoud en het verlengen van licenties een stuk makkelijker. Ook bij klachten is het veel sneller duidelijk om welk specifiek stuk hard- of software het gaat en kan er sneller worden gehandeld.

Het implementeren van een oplossing met deze verschillende componenten heeft Oaktree de beschikking gegeven over een systeem wat beter aansluit bij de dagelijkse processen en de daaruit voortkomende behoeften.

Doordat SalesManager Software alle ontwikkeling, verkoop, support en consultancy rondom de software in house doet kan er snel geschakeld worden met de klant en als behoeften veranderen kan de applicatie worden aangepast. De applicatie wordt dan ook constant doorontwikkeld en er wordt constant gekeken of de oplossing nog aansluit en alle benodigde functionaliteit beschikbaar is.

 Verbeteringen

• Een robuust fundament van CRM zorgt dat de operationele processen ook beter ondersteund kunnen worden

• De hele leverstraat in één applicatie

• Betere aansluiting tussen order- en contractmanagement

• Zicht op de install base; sneller service verlenen en contracten verlengen