Zo houdt u uw database schoon -

Wanneer u actief klanten wilt bereiken begint dit natuurlijk met een database met gegevens over uw klanten. Houdt u uw gegevens netjes bij? En is alle informatie wel up-to-date? Wij hebben een aantal tips waarmee de database schoon en overzichtelijk blijft.

Werk vanuit één database

Zorg dat alle gegevens in één omgeving worden beheerd. Zo bewaart u niet alleen het overzicht maar creëert u ook tijdwinst. Werkt u met meerdere systemen zoals CRM en ERP? Zorg ervoor dat ze aan elkaar gekoppeld zijn. De oplossingen van SalesManager Online zorgen ervoor dat verschillende systemen in één omgeving worden ondergebracht en iedereen met dezelfde gegevens werkt.

Laat relaties hun eigen informatie wijzigen

Een manier om ervoor te zorgen dat alle informatie altijd up-to-date is, is door relaties toegang te geven tot hun eigen gegevens. Dit kan door middel van een portal of een wijzigingsformulier die met campagnes worden meegezonden. Dit scheelt niet alleen tijd, maar ook de kans op het verkeert overnemen van gegevens wordt verkleind.

Loop de database regelmatig na

Zorg ervoor dat uitschrijvingen, foutmeldingen en wijzigingen meteen en nauwkeurig worden verwerkt. Sommige marketingprogramma’s doen dit al vanzelf. Zo blijft alle informatie actueel en voorkomt dat er foutmeldingen worden gegeven. Wanneer er te vaak een foutmelding gegeven wordt is er een kans dat uw promotieacties als spam wordt gezien. Dit is natuurlijk zonde van alle inspanning.

Houd de database volledig

Spreek met de medewerkers af dat alle nieuwe informatie over de contacten direct in de database verwerkt worden. Belangrijk is dat ze het niet ergens apart op een spreadsheet opslaan. Wanneer de database niet goed wordt bijgehouden kan het gebeuren dat waardevolle informatie verloren gaat.

Segmenteer de informatie

Deel de database op in voor u relevante doelgroepen. Door selecties te maken op de database is het een stuk eenvoudiger om te communiceren. Een handig toepassing is bijvoorbeeld een selectie op de geboorte datum. Zo kunt u een gepersonaliseerde felicitatie verzenden wanneer iemand jarig is.

Verhoog de kwaliteit

Naast dat het hebben van de meest actuele gegevens, is het essentieel men genoeg gegevens bijhoudt om in zijn informatiebehoefte te voorzien. Een emailadres met een klantnummer is vaak niet voldoende. Wanneer je meer details over je klanten weet kan iemand persoonlijk worden benaderd en kan beter worden ingespeeld op de behoefte van de klant.

Maak duidelijke afspraken

Nu bekend is wie, wat gaat bijhouden, spreek ook af hoe het bijgehouden zal worden. Zorg dat iedereen de data op dezelfde wijze invoert. Met volledige voornaam, of alleen initialen? Eerst een voornaam en dan achternaam of juist andersom? Wanneer je naderhand alles weer moet omzetten wordt dit een hele klus.

Stel iemand verantwoordelijk.

Wanneer één persoon of afdeling eindverantwoordelijk is ontstaat er niet alleen commitment met de job maar ook de mate van flexibiliteit wordt verbeterd. Bovendien is er een centraal punt die erop toeziet dat de afspraken worden nageleefd.

Troep in, troep uit

Wanneer je overgaat op een nieuw systeem is dit het uitgerekende moment om alles te verschonen. Wanneer je de data van het oude systeem zonder te evalueren meteen over zet naar een nieuw systeem kan het zijn dat het niet helemaal lekker op elkaar aansluit. Bekijk kritisch welke informatie je wilt gebruiken en welke informatie ontbreekt.

Wees proactief

Mis je informatie in de gegevens? Ga er achteraan. Kijk op internet of je iets kan vinden. Wellicht heeft iemand binnen je netwerk de nodige informatie. Kom je echt nergens achter? Bel de persoon op. Dan kan je meteen polsen of deze relatie wellicht geïnteresseerd is in je actie.

 

Deel via

Laat als eerste een reactie achter.

Uw reactie

Je moet ingelogd zijn om een reactie achter te laten.